¡Comienza la cuenta atrás! Prepárate para los cambios obligatorios en facturación

La facturación es una de las áreas clave de cualquier empresa. Si no se factura, no se cobra, y sin liquidez los días están contados. Por ello, es imprescindible tener bien claros los cambios obligatorios en facturación que afectan a tu empresa.

• ¿Conoces los cambios obligatorios en facturación que se avecinan? Descubre más en este artículo.
• En 2026 tu empresa tendrá que cumplir con Verifactu. Te explicamos a continuación los puntos clave que te interesa conocer.

En 2026 las empresas tendrán que tener adaptados sus procesos de facturación y contabilidad al Reglamento Verifactu. Este reglamento se aprobó mediante el Real Decreto 1007/2023, con el objetivo principal de combatir el fraude fiscal. Para cumplir con esta normativa, las empresas y profesionales tendrán que modernizar sus sistemas de gestión empresarial.  

El reglamento ofrece a las empresas dos alternativas voluntarias:

• Facilitar la información de sus facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria (Verifactu). En las facturas se debe reflejar: “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERIFACTU”.
• Conservar los datos de facturación en los formatos preestablecidos durante 4 años. En caso de ser requeridos por la Agencia Tributaria, deben ser remitidos de forma inmediata. 

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¿Qué es exactamente Verifactu?

Verifactu es un sistema de emisión de facturas verificables que permite a empresas y autónomos el envío automático de sus registros de facturación a la Agencia Tributaria. Para ello es necesario contar con un software de gestión y contabilidad que cumpla determinadas condiciones.

Para cumplir con el Reglamento Verifactu, los programas y sistemas informáticos que soporten los procesos contables y de facturación, deben cumplir las siguientes condiciones:

• Los registros contables y de facturación deben cumplir con los siguientes requisitos: 
  • Integridad.
  • Conservación.
  • Accesibilidad.
  • Legibilidad.
  • Trazabilidad.
  • Inalterabilidad.

• No pueden existir interpolaciones, omisiones o alteraciones en los registros de facturación, de las que no quede la debida anotación en los sistemas de gestión.
• Se deben cumplir las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido que se determinan en la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre.
• El software debe estar certificado por la Agencia Tributaria y utilizar formatos estándar para su legibilidad. 
• Deben poder remitir de forma efectiva y electrónicamente a la AEAT los registros de facturación generados. 
• La transmisión de registros de facturación debe afectar a todos ellos y ha de ser continuada, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
• Deben incluir un código QR en la factura expedida.
• Las facturas deben tener una huella digital o “hash”. 

Si se opta por enviar las facturas en tiempo real a la Agencia Tributaria, cuando se emite una factura, se genera un registro de alta y se realiza el envío automáticamente. El archivo recibido se valida y archiva, quedando las facturas encadenadas unas con otras. Esto evita cualquier posibilidad de manipulación o alteración de los datos​ y se podrá acceder a los registros enviados. 

¿Qué datos se envían a la Agencia Tributaria?

Los registros de facturación que se envíen a la Agencia Tributaria deben contener la siguiente información: 

• Fecha de emisión de la factura.
• Número de factura.
• Identificación del emisor y del receptor.
• Base imponible, tipo impositivo y cuota de IVA​.

Además, las facturas emitidas que cumplan con Verifactu tienen que incluir un código QR que permitirá a los clientes cotejar la factura con Hacienda. 

Si los registros de las facturas no se envían de forma automática a la Agencia Tributaria, deberán incluir también la firma electrónica del emisor. 

¿Cuándo será obligatorio Verifactu?

Las fechas clave que tienes que tener en cuenta para cumplir con Verifactu y la Ley Antifraude son las siguientes: 

• 28 de julio de 2025: Los fabricantes de software deben tener adaptado su software para que cumpla con la Ley Antifraude y se encuentre certificado por la Agencia Tributaria. 
• 1 de enero de 2026: Obligación de utilizar software certificado para las sociedades anónimas y limitadas. 
• 1 de julio de 2026: Obligación de utilizar software certificado para los autónomos y sociedades civiles.

Excepciones: 

• Contribuyentes que estén sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII).
• Regímenes como el recargo de equivalencia o autónomos en módulos.

No esperes más para contar con un software adaptado a Verifactu. Solo falta un año para que sea obligatorio para las sociedades anónimas y limitadas. 

¿Qué puedes empezar a hacer para prepararte para los cambios obligatorios en facturación?

Para cumplir con los próximos cambios normativos en materia de facturación y cumplir con el Reglamento Verifactu y la Ley Antifraude, debes dar los siguientes pasos: 

• Adquiere un software compatible: Si tu software no cumple con la nueva normativa de facturación, debes adquirir uno lo antes posible. La Agencia Tributaria exigirá que el software de facturación utilizado por las empresas esté certificado para operar con Verifactu. 
• Motiva al personal: Muchos empleados pueden mostrar reticencia a adoptar el nuevo software, especialmente si implica cambios en sus rutinas diarias. Para afrontar este reto, se deben comunicar los beneficios de Verifactu. 
• Forma al personal: Los empleados de facturación y contabilidad deben estar formados para poder utilizar el nuevo software. 
• Mantente al día con los cambios normativos: Todavía no se ha publicado el reglamento de la Ley Crea y Crece que da el pistoletazo de salida para la entrada en vigor de la obligatoriedad de la facturación electrónica entre empresas. Se espera que su publicación sea inminente. Es muy importante estar al día de los cambios normativos en materia de facturación que se puedan producir en los próximos meses. 
• Empieza ya y diseña un plan de implantación: Dominar todas las funcionalidades de un nuevo software puede llevar cierto tiempo. Por ello, se debe diseñar un plan de implementación gradual que permita familiarizarse con la herramienta sin interrumpir significativamente las operaciones.

Por lo tanto, Verifactu supone una oportunidad para mejorar la gestión de tu empresa y optimizar tus procesos de facturación y contabilidad. A pesar de sus desafíos, ofrece también grandes beneficios para las empresas que apuestan por la digitalización y el cumplimiento normativo.