Qué es una factura

Descubre los pormenores que debes conocer sobre las facturas. Te contamos las nociones básicas sobre su contenido (datos que has de incluir, partes de la factura) y los casos en los que has de facturar obligatoriamente o es optativo. Además, te indicamos qué tipos de facturas existen.

• La factura es uno de los más importantes justificantes de operaciones económicas.
• Los datos de la factura son un poco diferentes en una factura simplificada frente a una completa.

Todos tenemos la idea de lo que es una factura en la cabeza. Por eso, este es un concepto que puede llegar a ser peligroso para cualquier emprendedor. Algunas nociones mentales pueden ser equivocadas, incompletas o inexactas. Y los errores de facturación, aunque pueden tener remedios, pueden llegar a pagarse caros.

Por eso, invertir un tiempo para comprender las bases de la facturación suele ser muy útil. Implica desandar el camino de equívocos, afianzar los conocimientos más sólidos y aprender ciertas alertas que hay que tener puestas en los procesos que implican a las facturas.

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Definición de factura

En principio, las normas no definen exactamente qué es una factura. Sin embargo, existen algunos perfiles que ayudan a definir qué es una factura.

• Es un tipo de documento que pertenece a la clase de documentos justificantes de operaciones. No obstante, no es el único. Existen otros, como los justificantes de envío, pago, cumplimiento de obligaciones, etcétera, que sí son justificantes de operaciones, pero no son facturas.
• Las operaciones que justifica, normalmente, tienen carácter empresarial o profesional. 
• En juicio, tienen un valor probatorio que ha de ponerse en relación con otros medios y elementos de prueba, ya que es un documento elaborado por una sola de las partes.
• Desde el punto de vista fiscal, son necesarias para poder desgravar impuestos soportados y otros gastos.
• En todo caso, desde su emisión han de respetarse unas normas de contenido mínimo, que dependen del tipo de factura. 

La obligación de emitir facturas

En líneas generales, la obligación de emitir facturas se extiende a personas físicas o jurídicas y a otras entidades que desarrollen actividades empresariales o profesionales. Sin embargo, hay diversas normas específicas.

Casos en los que siempre es obligatoria la emisión de una factura

Aunque haya casos excepcionales en los que podrías no facturar, existen supuestos que te obligan a facturar incluso aunque normalmente no estés obligado. Son los siguientes:

• Operaciones con otros empresarios o profesionales. Por ejemplo, esto te afecta cuando tu cliente es otra empresa, un autónomo o, incluso, una entidad no lucrativa que desarrolla algún tipo de actividad económica, entre otros supuestos. Recuerda, además, que pronto en estas relaciones B2B será obligatorio el formato de factura electrónica.
• Operaciones con el sector público. Aquí, se incluyen diversas categorías. Por ejemplo, entran el Estado, las comunidades autónomas y las entidades locales, pero también el sector público institucional dependiente de ellos.
• Aquellas operaciones que se efectúan con personas jurídicas que no actúan como empresarios o profesionales. Por ejemplo, una asociación o una fundación pueden no desarrollar una actividad económica, pero, incluso así, deberás emitir factura en las operaciones con ellas.
• Cuando cualquier otro tipo de destinatario te pide expresamente que le emitas una factura para poder ejercer un derecho de naturaleza tributaria. Por ejemplo, un particular te la puede solicitar para poder beneficiarse de alguna desgravación.
• Determinadas operaciones de comercio internacional. Esto afecta, por ejemplo, a la mayoría de las exportaciones y entregas intracomunitarias.

En la mayoría de los casos, los empresarios o profesionales están obligados a facturar para documentar sus operaciones, pero existen algunas excepciones.

Cuándo puedes no facturar

En todos los supuestos anteriores, siempre deberás facturar. Sin embargo, si te fijas, quedan ciertas operaciones que no entran dentro de ese listado y sí podrían disfrutar de una excepción. Por ejemplo, muchas de las que tienen como destinatarios a particulares podrían quedar fuera. Sin embargo, en general, la condición es doble: 

• No encontrarte en la lista de operaciones que siempre hay que facturar.
• Encontrarte en uno de los supuestos en los que no es obligatorio facturar.

En concreto, la lista de excepciones a la obligación de facturar incluye:

• Algunas operaciones exentas de IVA. Entre las exenciones, hay casos de los dos tipos. Por ejemplo, muchas entregas de bienes y prestaciones de servicios de tipo sanitario son de facturación obligatoria. Sin embargo, las de determinados servicios sociales pueden no facturarse. Por tanto, si realizas una de estas operaciones exentas, debes consultar la lista completa, que es la que marca el artículo 3.1.a) del reglamento de facturación haciendo o no referencia a los diversos puntos del artículo 20.Uno de la ley del IVA. Por otro lado, dentro de ellas, las operaciones financieras y de seguros están sujetas a otro régimen. 
• Operaciones del recargo de equivalencia, salvo entregas de inmuebles sujetas y no exentas de IVA. 
• Las del régimen simplificado, salvo excepciones.
• Otras que autorice la Agencia Tributaria.

Dos casos particulares

Salvo excepciones, las operaciones financieras y de seguros no están obligadas a facturarse. Y esta regla entra en juego incluso si el destinatario es un empresario o profesional o una persona jurídica que no actúe como tal.

Lo mismo pasa con las operaciones del régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca. Salvo las entregas de inmuebles, las demás operaciones pueden no facturarse.

Los datos de la factura

Como es bien sabido, los datos de la factura deben ser un poco más detallados cuando esta es completa que cuando es simplificada. No obstante, su contenido es semejante. Las principales diferencias son determinadas menciones que son obligatorias en la factura completa y que se pueden omitir en la simplificada:

• Las completas incluyen los datos identificativos tanto del emisor como del destinatario. En las simplificadas, salvo excepciones, solo es obligatorio que figuren los del emisor. 
• El NIF y el domicilio del destinatario y la cuota tributaria del IVA deben figurar siempre en facturas completas. En las simplificadas, solo es obligatorio en operaciones en las que lo exige el destinatario.
• El domicilio del obligado a expedir la factura es obligatorio en las completas y voluntario en las simplificadas.
• La descripción de las operaciones es más desarrollada en las completas.

Las partes que puede incluir una factura

Una factura puede incluir todos los datos que las partes consideren oportuno. Por ello, no es raro que se introduzcan códigos o menciones que ayuden a las partes a gestionar la factura. Junto a ello, en todo caso, el protagonismo es de las partes obligatorias de la factura. Aunque su contenido exacto puede variar en función de las necesidades, un esquema habitual suele ser el que incluye las siguientes partes de la factura.

Datos identificativos del emisor

Aquí van los principales datos de contacto e identificativos del emisor de la factura. Hay tres categorías:

• Algunos son siempre obligatorios:
  • NIF
  • Nombre y apellidos o denominación o razón social. 
• Otros solo son obligatorios en facturas completas, como tu domicilio.
• También hay datos que son muy recomendables. Por ejemplo, incluir tu teléfono y correo electrónico, aunque sea opcional, ayudará a que, ante cualquier duda, las personas y entidades que trabajen con esa factura, incluido el destinatario, puedan encontrarte con mayor facilidad.

Datos identificativos del destinatario

Este apartado es muy semejante al anterior, pero con los datos del receptor en lugar de los del emisor. No obstante, hay algunas peculiaridades:

• Este apartado se omite en muchas facturas simplificadas, pero no en todas. Por ejemplo, cuando te lo pide la otra parte, lo normal es incluirlo. Eso es frecuente cuando el destinatario es un empresario o profesional.
• Algunas veces, el destinatario tiene dos direcciones: una propia de su domicilio fiscal y otra a la que le envías la factura. Pueden no coincidir, por ejemplo, cuando se trate de una empresa que, a pesar de contar con una sede principal en un determinado lugar, conserva su domicilio en otra. También puede pasar cuando tiene una oficina que, aunque no sea su domicilio social, es donde realiza este tipo de gestiones.

Número y serie de la factura

Ambas son menciones obligatorias que suelen colocarse en la parte superior de la factura, normalmente tras los datos identificativos.

Fechas

Entre las que pueden figurar, según las circunstancias, están las siguientes fechas:

• Realización de operaciones.
• Expedición de la factura.
• Pago anticipado.
• También pueden incluirse otras, como la fecha de vencimiento de la factura.

Tabla descriptiva de la operación

Aunque el reglamento no diga que esta parte de la factura deba ir en formato de tabla, suele ser lo más útil y frecuente. Suelen figurar:

• En filas, cada uno de los artículos o prestaciones.
• En columnas, las características de dichos artículos y prestaciones: la descripción de en qué consisten, el número de unidades físicas, el precio unitario, los descuentos, el tipo de IVA, el total a pagar, etcétera. También, dentro de estas características, en especial en operaciones B2B, suelen incluirse códigos o expresiones que faciliten el tratamiento para alguna de las dos partes o, incluso, para ambas.

Al final, en la parte inferior derecha, suele figurar un apartado que totalice las cantidades a pagar y los impuestos (como IVA y retenciones).

Las menciones del reglamento Verifactu

Con la aprobación del coloquialmente conocido como reglamento Verifactu, si empleas medios informáticos para facturar, deberás estar preparado para incluir desde el 1 de julio de 2025 lo siguiente:

• La representación gráfica del contenido parcial de la factura mediante un código QR.

Si la factura es electrónica, podrás sustituirla por el contenido que representa el código QR.

En facturas Verifactu, debe aparecer la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o “VERI*FACTU”.

Partes voluntarias de la factura

Es frecuente que, junto con esas menciones obligatorias, se incluyan otras voluntarias. Si se incluyen es porque es útil para las partes, no por temas fiscales. Por ejemplo, entre otros aspectos, aquí puedes encontrar, por ejemplo:

Instrucciones para los siguientes pasos dentro del proceso de relación (devoluciones, soporte posventa, reclamaciones, operaciones de recambio y mantenimiento, etcétera). 

• Condiciones del vencimiento.
• Procedimientos de liquidación.
• Datos bancarios para efectuar el pago.
• Instrucciones para los siguientes pasos dentro del proceso de relación (devoluciones, soporte posventa, reclamaciones, operaciones de recambio y mantenimiento, etcétera). 

Qué tipos de facturas existen

Existen muchos tipos de facturas. Entre otros, destacan los siguientes:

• Además de la factura completa, existe la simplificada.
• Las rectificativas tienen su propia dinámica y contenido. 
• Un formato en expansión es el de la factura electrónica.
• Las recapitulativas agrupan las operaciones de un período máximo de un mes para un mismo destinatario.
• Una factura suele ser emitida por el proveedor, pero también hay casos de facturas emitidas por el destinatario o un tercero.
• Desde el punto de vista fiscal, son singulares las facturas del SII y lo serán las facturas Verifactu.
• La denominada factura proforma, en realidad, no es una factura.
• Por desgracia, existen también facturas impagadas. Algunas, seguirán un tiempo pendientes de cobro, pero se recibirá, en su momento, el desembolso total. En otros casos, puede haber una pérdida definitiva (total o parcial).

Como ves, facturar es sencillo cuando se tienen claras algunas nociones. Si estas no están afianzadas, corres riesgos jurídicos y financieros.