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RGPD: guía rápida sobre cómo afectará a las asesorías y despachos profesionales (e-book)

Un repaso a cómo influirá, de modo específico, el nuevo Reglamento General de Protección de Datos al sector de las asesorías y despachos profesionales

  • Descubre qué supondrá el nuevo RGPD (o GDPR por sus siglas en inglés) para tu propia asesoría y también para tus clientes
  • Descarga la guía gratuita «RGPD. Guía para asesorías y despachos profesionales», un manual práctico con los pasos a seguir

La entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha supuesto un punto de inflexión para todas las empresas, incluidas las asesorías y despachos profesionales.

Si quieres comprender los aspectos más básicos del funcionamiento del nuevo RGPD y cómo te afectará,  descarga gratuitamente “RGPD. Guía para asesorías y despachos profesionales”.

En Sage Sessions Madrid 2018, celebrado el pasado 15 de marzo, nuestro panel de expertos debatió sobre el futuro del nuevo RGPD en las empresas, y especialmente de su impacto en el propio negocio de las asesorías y en cómo lo llevarán a la práctica para ayudar a sus clientes y asegurarse así de que estarán al día el próximo mes de mayo.

Puedes ver un resumen en el siguiente video

¿Qué supone el RGPD para tu propia asesoría o despacho profesional?

Será fundamental que tengas claro cuál es el papel que desempeñas como asesor en el contexto del nuevo Reglamento. Tanto los asesores en general como los especializados a la asesoría contable, desarrollan actividades relacionadas con el tratamiento de datos personales desde dos ángulos:

  • Serás una empresa que guardas, controlas y procesos los datos personales de tus empleados
  • Serás un proveedor tercero de tus clientes

En los dos casos, tienes que cumplir con el RGPD, y esto requerirá una idea y un replanteamiento claro en lo que se refiere a la administración, almacenamiento y uso de los datos personales.

Recuerda siempre que:

  • En el RGPD se identifican dos roles que determinan cómo tratar los datos personales: el responsable del tratamiento y el encargado del tratamiento.
  • El RGPD establece los requisitos mínimos para el tratamiento de todos los datos personales, definidos como cualquier información que identifique a una persona directa o indirectamente.
  • Son seis las bases jurídicas que regulan el tratamiento y uso de los datos del cliente: intereses legítimos, consentimiento, contrato, obligación legal, intereses vitales e interés público.

“La implementación del RGPD representa un momento ideal para replantearnos cómo interpretamos los datos personales, además del impacto de su uso”. Chris Downing, socio del despacho Inteligencia Empresarial, Milsted Langdon LLP

Uso de datos para acciones de marketing

A la hora de evaluar el uso de datos personales con fines comerciales es clave el tener en cuenta el consentimiento y los intereses legítimos. Es decir, ¿tienes el consentimiento para contactar con un individuo? Y, en caso afirmativo, ¿lo tienes para el propósito que te indicó al darte el consentimiento?

Es importante no olvidar que el interés legítimo deberá estar respaldado de modo claro si se quiere contactar con un individuo fuera de los motivos por los que ha otorgado el consentimiento. Por ejemplo, los intereses legítimos pueden cubrir el informar a tus clientes acerca de un nuevo servicio, ya que es de su interés conocer esta información.

Detalles sobre posibles nuevos clientes para tu asesoría

Una práctica habitual es ir creando una base de datos de clientes potenciales, que generalmente incluirá los detalles de contacto y los motivos de la consulta. A partir de aquí, estos contactos pueden ser usados para poner en marcha nuevas iniciativas comerciales con el objetivo de convertir estos potenciales en clientes.

Tras la entrada en vigor del RGPD, las empresas tendrán que considerar la base legal de porqué necesitan retener esos datos y el acuerdo sobre cómo se usarán, ya sea basado en un consentimiento, un contrato u otro interés legítimo. Para muchos negocios, esto requerirá un cambio en el procedimiento que debe tenerse en cuenta como parte del plan de adaptación al nuevo Reglamento.

Y, ¿a tus clientes? Cómo les afecta el RGPD

A menudo, los propietarios de pymes se centran en garantizar que su negocio sea estable y tenga éxito, lo que significa que dependen en gran medida del asesoramiento y la orientación de su entorno empresarial. Es aquí donde tu papel como asesor ocupa un destacado lugar en este ámbito, pues compartes conocimiento y experiencia con los clientes para ayudarlos a adaptarse a los cambios legislativos claves, siendo uno de ellos la aplicación del RGPD.

Para empezar, con unas sencillas preguntas a tus clientes podrás comprobar en qué punto se encuentran. Algunas de ellas pueden ser:

  1. ¿Qué sabes del RGPD?
  2. ¿En qué medida se están preparando los procesos empresariales donde manejas datos personales?
  3. ¿Cómo te aseguras de que tus socios y proveedores cumplen con el reglamento?
  4. ¿Cómo garantizas que todos los empleados conozcan el RGPD y se adhieran a él?

“Aquí, en Milsted Langdon, asumimos el cambio legislativo que implica el RGPD como una ocasión idónea para colaborar con nuestros clientes y tranferir a sus negocios nuestra experiencia como asesores de confianza”. Chris Downing, socio del despacho Inteligencia Empresarial, Milsted Langdon LLP

Algunas consideraciones sobre el uso de soluciones tecnológicas

Por otro lado, no debes perder de vista la tecnología. Una solución de gestión empresarial es algo básico para muchas asesorías y despachos profesionales que gestionan datos personales y financieros de sus clientes. Según el RGPD, se deben tener en cuenta consideraciones técnicas sobre cómo y dónde las soluciones de gestión procesarán y alojarán los datos personales, especialmente si el software está basado en la nube.

Las asesorías y despachos profesionales deberían comprobar con sus departamentos de tecnología (IT) y con sus proveedores de soluciones cómo cumplirán sus sistemas con el RGPD. Un cuestionario de verificación ayudará a establecer un mapa del flujo de datos y a identificar cualquier vulnerabilidad antes de la fecha límite del cumplimiento de la normativa. En el mismo se deberá incluir todo lo relativo a cómo el software interviene en ese tratamiento de los datos personales, por ejemplo, especificaciones técnicas de la plataforma, uso de técnicas de anonimato, seudonimización y encriptación, y consideraciones para dispositivos móviles, entre otros.

Con todo esto,  no está de más reflexionar sobre si tu asesoría o despacho profesional, y tus propios clientes, están listos para cumplir con el nuevo Reglamento. Si aún tienes dudas, puedes descargar el e-book gratuito “RGPD. Guía para asesorías y despachos profesionales”.

RGPD. Guía para asesorías y despachos profesionales

Entiende cómo afecta el nuevo reglamento a tu propia asesoría y cómo puedes ayudar a tus clientes en su proceso de adaptación al RGPD.

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