Teletrabajo (II): ¿qué ocurre con el sector administrativo?

¿Está el sector administrativo realmente preparado para el teletrabajo? Te contamos en este post cómo se están adaptando las empresas del sector a esta nueva modalidad de trabajo.

• Sin duda, las posibilidades de implantar el teletrabajo dependen en gran medida del tipo de puesto que se desempeña y su especialización.
• En este sentido, el sector administrativo, tanto público como privado, tiene todas las características para poder adoptarlo con éxito.

¿Estamos realmente preparados para el teletrabajo en nuestro país?¿Cómo se están adaptando las empresas a esta modalidad laboral? ¿Qué herramientas tecnológicas y legales necesita el sector administrativo, tanto público como privado, para desempeñar su función en remoto con éxito?

En una sociedad como la española, regida por una cultura de presencialismo en la que, si no te ven trabajar, parece que no lo estás haciendo, se hace sin embargo más necesario que nunca implantar y regular el trabajo en remoto. Por eso, tras semanas de negociaciones, al fin queda publicado el Real Decreto-ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia.

Entonces, ¿qué novedades trae la reciente ley del teletrabajo?

Y, ¿qué es lo más destacado de la nueva ley de trabajo a distancia o comúnmente llamado teletrabajo? Aquí, un repaso rápido a los puntos más importantes:

• El teletrabajo será voluntario, reversible y la empresa tendrá que ocuparse de los gastos asociados
• Además, aunque se trabaje a distancia, se garantizarán los mismos derechos y deberes que el resto de empleados de la empresa
• Para teletrabajar, el empresario y el trabajador deberán estar de acuerdo con esta modalidad, existiendo limitaciones para los menores de 18 años y los contratos formativos o en prácticas
• Para ser considerado trabajo a distancia o en remoto, al menos el 30% de la jornada tendrá que realizarse fuera del centro laboral, en un periodo de referencia de tres meses
• Las condiciones del teletrabajo deberán ser firmadas en un acuerdo detallado por escrito entre ambas partes
• Se tendrá que formalizar un documento antes de tres meses, que deberá recoger, entre otros, el inventario de medios, equipos, etc.; los gastos por trabajar a distancia, el horario de trabajo; dónde se desarrollará; la duración del acuerdo, entre otras.
• A nivel medios y gastos corrientes, se acordará entre empresario y trabajador «quién paga cada parte», tratándose de una compensación «proporcional»
• Es importante no olvidar que habrá obligatoriedad de llevar a cabo el control horario, incluyendo inicio y fin de la jornada

En relación a la situación por COVID-19, existe una disposición transitoria que no está sujeta a esta nueva ley, y que establece la implantación “excepcional” del trabajo a distancia como consecuencia de la pandemia.

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Ranking de la implantación potencial del teletrabajo en los diferentes sectores

¿Qué lugar ocupa la administración?

Sin duda, la posibilidad de implantar el teletrabajo está directamente relacionada con el tipo de sector o la especialización del puesto. De hecho, los estudios realizados por el Instituto Valenciano de Investigaciones Económicas sobre la estimación de su implantación en función de los sectores, revela los siguientes datos:

• El 100% de los trabajadores que ocupan puestos directivos pueden desempeñar sus funciones a través del teletrabajo.
• Los técnicos y profesionales pueden recurrir a esta opción en un 60% de los casos.
• Contables y administrativos, en un 43,6%.
• Quienes desarrollan tareas manuales, como artesanos o la industria de la construcción, no superan el 3% de estimación.

¿Cómo implantarlo con éxito en el sector administrativo?

Convertir tu casa en una oficina no solo requiere una normativa actualizada que regule las necesidades actuales, sino la dotación de equipos y soluciones que garanticen la actividad de la empresa a distancia. 

Para facilitar el teletrabajo al departamento administrativo, el primer paso es mantenerles siempre conectados. Y esta conexión solo es posible con tecnología. Te enumeramos las soluciones más eficaces para llevar a cabo la tarea administrativa en remoto:

1. Herramientas para reuniones online

Existen multitud de soluciones con las que llevar a cabo reuniones virtuales. Estas permiten trabajar de forma colaborativa, compartiendo pantalla o grabando reuniones. Pero también mejoran el seguimiento de proyectos con el cliente y con los colaboradores o empleados.

2. ERP de gestión empresarial

Los ERP son soluciones especialmente eficaces para las pymes. Entre sus beneficios se encuentran:

• Aumento de la eficiencia en la gestión administrativa, ya que te permite reducir costes, tiempos y procesos.
• Una toma de decisiones óptima, al evitarse las duplicidades de datos.
• Mayor competitividad. Al reducirse los tiempos y procesos, las empresas pueden dedicar mayores recursos a la calidad del producto o servicio y al cuidado de las relaciones con clientes y proveedores.

3. Escritorio remoto: el acceso al ordenador de la oficina desde casa

Los escritorios remotos permiten al profesional administrativo acceder desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar al propio ordenador de la oficina.

4. Programas de gestión y contabilidad en remoto

Los mejores programas de contabilidad utilizan tecnología basada en la nube, lo que permite gestionar las finanzas, las hojas de cálculo y, en definitiva, controlar todas las áreas de la empresa, estés donde estés.

Muchas administraciones que no cuentan con tecnología en la nube están optando por soluciones de digitalización alternativas, como las conexiones remotas por VPN (Virtual Private Network).

La administración pública, ¿se queda fuera del anteproyecto de ley?

El anteproyecto de ley del teletrabajo parecía dejar a un lado a la Administración Pública. De hecho, si nos ceñimos al contenido literal del texto provisional, este sector ni se menciona.

Y aunque se desconocía si esta omisión se debía a que se regularía en una norma aparte, desde el pasado jueves 17 de septiembre las dudas se disipan: el Ministerio de Política Territorial y Función Pública y los sindicatos han acordado regular el teletrabajo en la Administración Pública de forma específica.

Concretamente, se reformará el artículo 47 del Estatuto Básico del Empleo Público, dando una nueva y actualizada definición de teletrabajo en este sector.

Líneas maestras para implantar el teletrabajo en la Administración Pública

El acuerdo transitorio que se cerró a principios de verano habilitaba entre uno y cuatro días a la semana el teletrabajo para los empleados públicos. Sin embargo, no hubo concreciones en relación a puntos fundamentales, como de qué forma se compensarían los gastos o si se facilitarían equipos y materiales para cada profesional.

No obstante, el último acuerdo para regular el teletrabajo en la administración pública introduce un conjunto de líneas maestras que, posteriormente, cada departamento implantará y desarrollará según sus necesidades.

Estas líneas maestras darán cobertura a los 2,5 millones de empleados públicos del sector administrativo en España, entre las que se encuentran las siguientes:

• Se define, de acuerdo con la situación actual, lo que se considera trabajo a distancia.
• Aunque no se concreta cuántos días a la semana se teletrabaja ni qué compensación de gastos cabrá aplicar, será cada administración la que asuma y distribuya los costes.

Empresas y empleados ya están comprobando los beneficios que el teletrabajo conlleva: conciliación de la vida familiar y laboral, ahorro en costes y desplazamientos, aumento de la competitividad, etc.