Todo lo que tienes que saber sobre el control horario y registro de jornadas en el ámbito laboral

Hasta hace un par de años, las obligaciones de registro de jornada se ceñían a casos concretos, como las horas extraordinarias o los contratos a tiempo parcial.

• Es a partir de marzo de 2019 cuando el control horario se generaliza.
• En este artículo hacemos un repaso a todo lo que tienes que saber sobre la misma.

Con la reforma sobre el control horario en las empresas que se produjo a partir de marzo de 2019 lo que se pretendía era:

• Garantizar el cumplimiento de los límites en materia de jornada.
• Posibilitar el control horario por parte de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Con ello, se busca crear un marco de seguridad jurídica para trabajadores y empresas que solucione discrepancias en materia de jornada, salario y termine con la precariedad laboral.
• Poner control a las horas extra no pagadas o fraudulentas que encubren jornadas completas en caso de los trabajadores a tiempo parcial.
• Controlar el absentismo laboral.

Además, para reforzar dicha obligatoriedad, el abogado general de la Unión Europea respaldó esta propuesta como medida para garantizar los derechos de los trabajadores. Estimó necesario que nuestro país debía incluir nueva legislación con el fin de que exista un control horario efectivo sobre la jornada de los trabajadores. Esto es debido a que, sin un sistema de cálculo del tiempo de trabajo, no existen garantías de que se respeten los límites temporales fijados en la Directiva 2003/88.

Tras un período transitorio de dos meses, en mayo de 2019 las empresas comenzaron a aplicar las obligaciones más extensas de control horario.

Desde mayo de 2019, todas las empresas deben estar adaptadas.

El control horario en jornadas a tiempo parcial y horas extraordinarias

Ya antes de la aprobación del decreto ley de 2019, el Real Decreto Legislativo 2/2015, de 23 de octubre establecía textualmente la obligación del registro de jornada o control horario de entrada y salida de los trabajadores en dos supuestos, que siguen vigentes:

1. Horas extraordinarias

• El artículo 35.5 establece: «A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente».
• La empresa se encontrará obligada a entregar al trabajador, en cada período de pago salarial, un comprobante de horas incluido junto al recibo de salarios.

2.Trabajadores a tiempo parcial

• El artículo 12.4.c) establece respecto a los trabajadores a tiempo parcial :“A estos efectos, la jornada de los trabajadores a tiempo parcial se registrará día a día y se totalizará mensualmente, entregando copia al trabajador, junto con el recibo de salarios, del resumen de todas las horas realizadas en cada mes, tanto las ordinarias como las complementarias”.
• El empresario deberá conservar los resúmenes mensuales de los registros de jornada durante un periodo mínimo de cuatro años.
• En caso de incumplimiento de las obligaciones de registro, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario.

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¡IMPORTANTE!

Cabe destacar sobre este punto que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social viene exigiendo a las empresas el registro de la jornada diaria.

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Para comprobar con exactitud la realización o no de horas extraordinarias debe conocer la jornada ordinaria diaria de cada empleado, puesto que, de lo contrario, se produce una indefensión del empleado, ya que la prueba del exceso de jornada depende en exclusiva del empresario. Además, es importante que figure con claridad en el contrato la distribución de la jornada, sin que aparezcan expresiones ambiguas.

Las obligaciones introducidas en la reforma de 2019

A partir de mayo de 2019, las obligaciones de control horario se extendieron:

• Los trabajadores han tenido que volver a ‘fichar’. No obstante, los medios para hacerlo pueden ser variados.
• El Estatuto de los Trabajadores reconoce como derecho laboral básico de cada empleado el conocer la duración y la distribución de su jornada ordinaria de trabajo, así como su horario de trabajo.
• De esta forma, para que se haga efectivo este nuevo derecho de los trabajadores, el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores especifica cómo deberán registrar la jornadalas empresas. Será de obligación de la empresa registrar la jornada de cada trabajador de forma fehaciente. Este registro de jornada será diario y deberá incluir el horario concreto de entrada y salida.
• Además, la puesta en marcha del control horario se realiza a través de la negociación colectiva, mediante consulta previa a los representantes de los trabajadores. En defecto de estos, es el empresario el encargado de dar instrucciones para organizar y documentar el registro de la jornada de cada trabajador.
• Además, el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles. Sin embargo, el registro diario de jornada puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento del registro de las horas extraordinarias. Para ello, nos aseguraremos de que cumplimos todas las obligaciones adicionales que exige el registro de las horas extraordinarias.

Lo más relevante. ¿Sabes cuáles serán las consecuencias de incumplir con el control horario y registro diario de la jornada laboral?

Si se incumple con esta obligación se puede convertir en algo muy grave que puede afectar de forma importante a tu cuenta de resultados de las empresas.

Las sanciones por no llevar un control horario dependerán del tipo de incumplimiento:

1. Infracciones leves: de 60 a 625 euros. Por ejemplo, se pueden producir por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar (mediante los informes generados por el software de control de presencia).
2. Infracciones graves: de 625 a 6.250 euros. Aquí se recogen, por ejemplo, las transgresiones a las normas y los límites legales o pactados en materia de registro de jornada.
3. Infracciones muy graves: de 6.250 a 187.515 euros Pueden darse en ciertos casos, como un impago o retraso reiterado del pago de los salarios relacionado con las horas trabajadas.

Por tanto, las multas se pueden producir tanto por la ausencia de sistemas de control, como por la falta de comunicación de la realización de horas extras o por el enmascaramiento de las horas extra bajo otros conceptos.

¿Estás ya preparado? ¿Conoces Sage Control Horario?

Sage Control Horario una solución en la nube para la gestión del tiempo y presencia que te ayuda al cumplimiento de toda la normativa en relación con el registro de jornada.

Es un software cloud muy intuitivo, diseñado para empresas que quieran apostar por la digitalización desde un entorno colaborativo. Tanto en la versión app como en la versión web, pueden gestionarse de manera sencilla los procesos de vacaciones, ausencias y presencia totalmente integrados.

• Cuenta con un sistema de fichaje digital, a través de app y web (limitados por IP), siendo muy sencillo su uso por parte del empleado.
• La versión app está disponible tanto para iOS como Android.
• Los trabajadores pueden disponer de toda la información de la jornada laboral, calendario laboral de bolsillo, solicitar vacaciones desde cualquier lugar dispositivo.
• Además, puede ser integrado con terminales de fichaje (biometría, reconocimiento facial…).
• Permite una creación ilimitada de horarios fijos, flexibles, rotativos.
• Transforma el exceso de jornada en horas extras para trabajadores a tiempo completo y horas complementarias para trabajadores a tiempo parcial.
• Emisión de los listados oficiales que puede solicitar la Inspección de Trabajo.

Integrado con otras soluciones Sage

Integrado con las soluciones de laboral de Sage, permite la gestión integrada y completa bidireccional, en cuanto a empleados en alta y su situación contractual, traspaso de datos desde el control de presencia a la nómina, en cuanto a marcajes diarios, ausencias, conceptos salariales de horas extras, horas complementarias y nocturnidad para su pago y cotización, así como para la entrega del anexo de jornadas.

No olvides que una dejadez en la tarea del control de presencia puede suponer una sanción por parte de la Inspección de Trabajo.

Por ello, más que nunca, se antoja necesario invertir en una aplicación centrada en el control de horario de entrada y salida de los trabajadores. Más allá de un gasto, será la mejor inversión para ahorrar dinero y tiempo en la gestión laboral y de recursos humanos de tu negocio.

Nota del editor: Este artículo fue publicado por primera vez en 2019 y actualizado a 2021 por su relevancia.