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Control horario: consejos prácticos para cumplir con la normativa

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¿Está mi empresa cumpliendo con la Ley de Control Horario que entró en vigor en mayo? Si soy uno de los negocios que van a inspeccionar en 2020, ¿podría caerme alguna multa?     

Pese a que hace ya varios meses que entró en vigor el Real Decreto por el que se obliga a las empresas a llevar un control horario de la jornada de sus empleados, sigue habiendo muchas dudas sobre cómo cumplir con la norma. Así pues, nada mejor que tener en cuenta lo siguiente, desde un punto de vista práctico para cumplir con la normativa y no morir en el intento.   

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Ante todo, mucha calma  

Este fue uno de los mensajes transmitidos a los más de los 300 asistentes a la jornada sobre esta normativa organizada por Sage en colaboración con Foment del Treball en Barcelona:  

La adopción de flexibilidad en la actuación inspectora, conscientes como son de que se trata de una norma fácil de entender, pero difícil de aplicar en cuanto a que no todas las empresas tienen las mismas condiciones ni casuísticas a la hora de aplicar la normativa.

En cualquier caso, es la empresa la que debe garantizar que se cumple la norma.    

Para Inspección de Trabajo, esta normativa es positiva tanto para las empresas como para los empleados. No solo sirve para tener un mejor control de la jornada de trabajo sino también para mejorar “la seguridad jurídica de las dos partes del contrato laboral”.    

Qué y cómo hacer el registro horario  

  La ley tiene dos ideas claras:  

  1.   La primera es que el horario tiene que ser concreto; es decir, que se tiene que registrar sin que haya dudas el inicio y el fin de la jornada.   
  2. La segunda idea es que ello debe hacerse sin prejuicio de la flexibilidad horaria y a través de la negociación colectiva y si no hay acuerdo, decisión unilateral del empresario previa información a la representación legal de los trabajadores.   

Además, la norma también dice que la empresa conservará el registro durante 4 años y que éste estará a disposición de los trabajadores, su representación legal y de la inspección de trabajo.  

Salto de página 

Lo que no dice la ley es cómo se debe organizar este registro. Y es aquí cuando empiezan las primeras dudas, especialmente en tres cuestiones prácticas:    

  • Qué medios emplear (puede ser manual, mecánico o telemático)  
  • Qué hacer con las pausas (cigarros, comidas, bocadillo, cenas, fines de semana o eventos)  
  • Qué formato elegir para hacer el registro (papel o informático)    

Relacionado con el medio utilizado para realizar el registro, ha de establecerse un procedimiento para custodiar el registro, teniendo en cuenta que en él se tratan datos de carácter personal. Cuando la identificación del trabajador se realice por huella digital, como dato de carácter especial que es, han de aplicarse medidas adicionales para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).   

Para implementar el registro de jornada no se precisa el consentimiento del trabajador, si el deber de informar a los trabajadores de la existencia del registro y de la finalidad del tratamiento de los datos personales que se obtienen con dicho registro.

Con carácter general y para la implementación del registro de jornada no se precisa el consentimiento del trabajador, siendo base suficiente de legitimación la propia norma laboral, que en el artículo 34.9 ET establece la obligación de las empresas de realizar dicho registro de la jornada con carácter individual de cada persona trabajadora y que, de acuerdo con lo previsto en el artículo 6.1.c del Reglamento europeo 2016/679 (RGPD), el tratamiento de datos personales de los trabajadores derivado de la implantación del registro de jornada es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.  

No obstante, lo anterior, la existencia de una lícita condición para el tratamiento de los datos de los empleados sin necesidad del consentimiento de los trabajadores no excluye el deber de las empresas de informar a los trabajadores de la existencia del registro y de la finalidad del tratamiento de los datos personales individuales que se obtienen con dicho registro.  

Qué medios utilizar para el registro    

Aunque la norma obliga a las empresas a que realicen este control horario, nada se aclara sobre qué medio utilizar, por tanto, se puede usar cualquiera de los existentes, sean manuales, mecánicos o mixtos. Básicamente, las empresas tienen estas opciones:  

  • En los primeros, basta con rellenar una hoja donde conste el inicio y fin de la jornada. Debe estar firmada por cada trabajador y “si es posible” por un supervisor que de fe de este cumplimiento. Esto último como medida del empresario para que el registro sea veraz porque los documentos privados no tienen presunción de veracidad.  
  • En el caso de los registros mecánicos, podemos encontrar los electrónicos y los informáticos. Y todos son válidos, siempre y cuando el sistema sea fiable e invariable; control remoto con monitorización del ordenador, app en el móvil, código QR….    

En cualquier caso, el registro debe estar accesible en todo momento, estar siempre en el centro de trabajo o de manera accesible para evitar su creación posterior, manipulación o alteración. Tal y como se advierte, si el método elegido no es objetivo y fiable, el inspector de trabajo puede entender que todo es tiempo de trabajo, por lo que habría que contar horas extras.      

A quién se aplica el registro    

Una de las mayores dudas sobre esta normativa es a quiénes se deben aplicar el control de la jornada laboral.   

En su redacción, la ley determina que “El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo”.    

Es decir, que también se aplica a trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.    

Pero ¿qué pasa con otro tipo de perfiles? Por ejemplo, con los directivos, ninguna duda, han de registrar su jornada cuando la libre disponibilidad esté pactada o forme parte de sus obligaciones y aunque en su retribución ya se compense la mayor exigencia de tiempo dedicado.     

Quién tiene que hacer el registro    

Otra de las dudas frecuentes es quién es responsable de hacer el registro laboral de una persona cuando ésta está contratada por una empresa, pero desempeña su actividad laboral en otra. Por ejemplo, en el caso de las ETT (Empresa de Trabajo Temporal).    

Pues bien, la empresa titular del centro donde este trabajador haga su actividad es la que debe hacer el registro. Y, es más, si el trabajador depende de una ETT “hay que establecer mecanismos de aportación de los registros” para que las dos empresas tengan ese recuento de la actividad.    

En casos de subcontratación, los empleados y la empresa se servirán del registro en la principal, según se explicó en esta jornada.    

Cuando los empleados se encuentran desplazados de su lugar de trabajo habitual (como, por ejemplo, la asistencia a algún evento o feria), también se tiene que registrar su horario, pasen o no noche fuera. 

Large group of business people sitting in waiting room before their job interview. Focus is on man text messaging on cell phone.

Tiempo de trabajo efectivo    

Esta situación nos lleva a intentar resolver otra de las principales dudas que surgen a la hora de registrar la jornada laboral: qué es el tiempo de trabajo efectivo.    

Habrá de tenerse en cuenta las pausas obligatorias y voluntarias realizadas durante la jornada de forma que éstas junto con el registro horario puedan determinar el tiempo efectivo de trabajo. De aquí que lo importante es que las empresas, junto con la representación legal de los trabajadores, dejen constancia de todas aquellas situaciones que puedan crear inseguridad jurídica, con parámetros medibles y evaluables.    

La cuantía de las sanciones    

Las empresas, pues, están obligadas a realizar el registro de la jornada laboral de sus empleados. En caso de no hacerlo, se arriesgan a recibir una sanción.    

Ésta dependerá de muchos factores y puede variar desde los 636 a 6.250 euros. Pero, tal y como se remarcaba, la cantidad es siempre por empresa y no por centro ni por trabajador).    

Ante la próxima campaña de inspecciones, el representante de Inspección de Trabajo lanzaba un mensaje de tranquilidad a las empresas que están haciendo un esfuerzo por cumplir con la norma, conscientes que son muchas las situaciones que condicionan la jornada de los trabajadores, desde la conciliación familiar hasta el derecho de desconexión digital.  

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