Control horario y registro de jornada laboral: Qué exige la ley y cómo cumplirla
El control horario es obligatorio desde 2019. Te explicamos cómo cumplir la normativa, registrar la jornada laboral y evitar sanciones.
El control horario y el registro de la jornada laboral son una obligación legal para todas las empresas con trabajadores a su cargo desde 2019. Su correcto cumplimiento es clave para garantizar el respeto a la jornada laboral, evitar sanciones y mejorar la transparencia en la gestión del tiempo de trabajo.
En los últimos años, distintas resoluciones judiciales y propuestas normativas han reforzado la necesidad de que el registro de jornada sea objetivo, accesible y fiable, lo que ha reabierto el debate sobre los métodos utilizados por las empresas para cumplir con esta obligación.
- Aunque la normativa vigente no impone un formato único para el control horario, sí exige que el sistema utilizado permita acreditar de forma clara las horas trabajadas y esté disponible para los trabajadores y la Inspección de Trabajo.
- En este artículo te explicamos qué exige la ley actualmente, cómo afecta el control horario a los trabajadores a tiempo parcial y cuáles son las consecuencias de su incumplimiento.
Con la reforma del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, aprobada en marzo de 2019, se estableció la obligación de registrar la jornada laboral diaria de las personas trabajadoras. Esta medida tiene como finalidad reforzar la transparencia en el tiempo de trabajo y garantizar el cumplimiento de la normativa laboral vigente.
El control horario no persigue únicamente una función administrativa, sino que responde a varios objetivos clave:
- Garantizar el cumplimiento de los límites legales de la jornada laboral, evitando excesos no regulados.
- Facilitar la labor de control de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, asegurando que los registros estén disponibles cuando se soliciten.
- Prevenir el uso fraudulento de las horas extraordinarias, especialmente en el caso de trabajadores a tiempo parcial, donde pueden encubrirse jornadas completas.
- Mejorar la gestión del tiempo de trabajo y reducir el absentismo laboral, aportando mayor transparencia tanto para la empresa como para los empleados.
En definitiva, el control horario busca proteger los derechos de los trabajadores y ofrecer a las empresas un marco claro para organizar el tiempo de trabajo conforme a la ley.
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Contenido del post
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Obligaciones clave del control horario y el registro de jornada
El Estatuto de los Trabajadores (ET) reconoce como derecho laboral básico de cada empleado conocer la duración y la distribución de su jornada ordinaria de trabajo, así como su horario. Con la modificación del ET en materia de control horario, se establecieron nuevas obligaciones para las empresas.
En concreto, la normativa exige:
- Registrar diariamente la hora de inicio y de finalización de la jornada laboral de cada trabajador, con independencia del tamaño de la empresa o del tipo de contrato.
- Organizar y documentar el registro de jornada a través de la negociación colectiva o, en su defecto, mediante decisión del empresario, previa consulta con los representantes de los trabajadores.
- Conservar los registros durante un plazo mínimo de cuatro años, manteniéndolos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
La ley no impone un formato único para el control horario, pero sí exige que el sistema utilizado sea objetivo, fiable y accesible. Por este motivo, los métodos manuales o en papel pueden presentar mayores dificultades para garantizar la trazabilidad de los datos y acreditar el cumplimiento de la normativa en caso de inspección.
En la práctica, muchas empresas están optando por soluciones digitales que facilitan el cumplimiento de estas obligaciones y reducen riesgos legales
Control horario en horas extraordinarias y contratos a tiempo parcial
La normativa laboral establece obligaciones específicas de registro de jornada en aquellos casos en los que existe un mayor riesgo de exceso de horas trabajadas, como ocurre con las horas extraordinarias y los contratos a tiempo parcial.
1. Horas extraordinarias
- El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores establece que, a efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador debe registrarse día a día y totalizarse en el periodo de pago salarial.
- La empresa está obligada a entregar al trabajador un resumen de las horas extraordinarias realizadas, junto con el recibo de salarios correspondiente.
2.Trabajadores a tiempo parcial
- En el caso de los contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores establece que la jornada debe registrarse diariamente y totalizarse mensualmente, entregando al trabajador un resumen de todas las horas realizadas, tanto ordinarias como complementarias.
- Además, el empresario debe conservar estos registros durante un mínimo de cuatro años.
- En caso de incumplimiento de estas obligaciones, el contrato se presumirá celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario.
Consecuencias de incumplir con el control horario y registro diario de la jornada laboral
El incumplimiento de la obligación de registrar la jornada laboral puede dar lugar a sanciones económicas relevantes, según lo establecido en la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS). Estas sanciones pueden tener un impacto significativo en la cuenta de resultados de las empresas.
Las empresas que no cumplan con el control horario pueden enfrentarse a sanciones económicas que van desde los 60 hasta más de 187.000 euros, en función de la gravedad del incumplimiento.
Las multas por no llevar un control horario adecuado dependen del tipo y la gravedad del incumplimiento:
- Infracciones leves: multas de 60 a 625 euros, que pueden producirse, por ejemplo, por deficiencias formales en la información facilitada a los trabajadores o por errores en la documentación del registro de jornada.
- Infracciones graves: multas de 625 a 6.250 euros, asociadas a transgresiones de las normas y los límites legales o pactados en materia de jornada laboral y registro horario.
- Infracciones muy graves: multas de 6.250 a 187.515 euros, que pueden aplicarse en casos de incumplimientos reiterados o cuando exista una ocultación sistemática de las horas realmente trabajadas.
En la práctica, las sanciones pueden imponerse tanto por la ausencia de sistemas de control horario, como por la falta de comunicación de las horas extraordinarias o por la utilización de métodos que no permitan acreditar de forma fiable la jornada realizada.
Por este motivo, contar con un sistema de control horario adecuado es fundamental para cumplir con la normativa y reducir riesgos legales.
Conclusión
El control horario y el registro de la jornada laboral son obligaciones legales que afectan a todas las empresas, con independencia de su tamaño o sector. Cumplir correctamente con esta normativa no solo permite evitar sanciones, sino que también contribuye a una gestión más transparente y eficiente del tiempo de trabajo.
Contar con un sistema de control horario adecuado facilita el cumplimiento de las obligaciones legales, mejora la organización interna y aporta seguridad jurídica ante posibles inspecciones.
En este sentido, soluciones como Sage HR ayudan a las empresas a gestionar el control horario de forma sencilla, fiable y conforme a la normativa vigente, adaptándose a las necesidades reales de cada organización.
Nota del editor: Este artículo fue publicado originalmente en 2019 y ha sido revisado y actualizado para reflejar la normativa vigente en materia de control horario y registro de jornada laboral.
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