Validación de facturas electrónicas: Claves para cumplir con las normativas vigentes

Abordamos el proceso que va a permitir validar facturas electrónicas con la reforma propiciada por la Ley Crea y Crece. Descubre los pasos que tienes que dar y los aspectos en los que habrás de fijarte.

• Conviene hacer un análisis previo antes de comenzar a validar facturas electrónicas.
• Muchos detalles técnicos están pendientes de desarrollos reglamentarios.

Validar una factura electrónica puede parecer, al principio, un juego de malabares. Es lógico, ya que supone cerciorarte de que estás cubriendo bien todo un proceso y que cumples con los requisitos que marcan las normas. Además, puede haber supuestos especiales que te obligarán a tener una actitud favorable al aprendizaje.

En todo caso, el esfuerzo inicial pronto debe ser recompensado. Si analizas bien tus procesos, te formas e informas, cuentas con un software adecuado y un buen asesoramiento profesional, no tienes nada que temer. Más bien al contrario, el escenario será favorable para pymes y autónomos, ya que la factura electrónica es una de las grandes bazas en la lucha contra la morosidad.

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¿Cómo comenzar a validar la factura electrónica?

Lo primero que conviene es realizar un análisis previo que te permita acercarte a la validación de facturas electrónicas con los nuevos requerimientos. Deberás detenerte en algunos aspectos importantes:

Asimilarás los requisitos que te permiten validar una factura electrónica 

De partida, tendrás que tomar como referencia las normas que se irán aprobando. La más importante será el reglamento de facturación electrónica, pero se dictarán órdenes ministeriales sobre elementos técnicos, formas de autentificación e identificación, codificación, sintaxis, etc. 

Vigilarás quién factura en tu empresa y qué conocimientos posee 

Tienes que ser consciente de que no todos los perfiles profesionales se pueden adaptar de la misma forma. En algunos casos, puede ser interesante cambiar los protocolos y los empleados que se encargan de ciertas tareas. En otros, será necesario concertar iniciativas de formación específicamente dirigidas a las circunstancias de cada miembro de tu equipo que vaya a trabajar con facturas electrónicas.

Deberás estudiar los perfiles de destinatarios

Ten en cuenta que la reforma propiciada por la Ley Crea y Crece afecta a las relaciones B2B, con ciertas excepciones, como las facturas simplificadas. Sin embargo, en el ámbito de la contratación pública hay otras normas especiales. Además, existe la posibilidad (para algunas empresas de servicios de especial trascendencia, la obligación) de ofrecer la factura electrónica a los particulares, si estos la prefieren.

Tendrás que aprender aspectos técnicos y de protocolo

Deberás valorar los cambios en las herramientas para la facturación electrónica y los pasos que darás para gestionar las facturas electrónicas. Y no olvides que no solo se trata de cumplir con obligaciones, sino también de adaptar las formas de proceder de la facturación B2B de tu empresa a lo más conveniente para el negocio en cada momento.

Los principales elementos para validar una factura electrónica B2B

Para que una factura electrónica B2B pueda considerarse válida deberá cumplir una serie de requisitos.

Requisitos generales

Aunque sean electrónicas y documenten relaciones B2B, no dejan de ser facturas. En este caso, la mayoría serán completas, ya que se prevé que las simplificadas estén excluidas de estas normas, salvo las cualificadas. Por ello, deberán cumplir los requisitos del Real Decreto 1619/2012 en aspectos como el contenido, plazos para la expedición y remisión, conservación, etc. Junto a ello, también hay que recordar que la Ley Antifraude de 2021 ha establecido requisitos para el software de facturación.

La autenticidad y la integridad

Se garantizan a través de sistemas como la firma electrónica avanzada o el intercambio electrónico de datos. Además, la AEAT puede validar otros sistemas que los interesados le comuniquen.

El sistema de intercambio

Para que sea válido, el intercambio de facturas no puede producirse por cualquier vía. Por ejemplo, no podrás enviar un correo electrónico y, con eso, considerar cumplidas las normas. Debe tener lugar a través de las plataformas privadas o la solución pública que serán puestas próximamente en marcha. Y esto mismo pasa tanto con la remisión como con la recepción.

Si eliges una plataforma privada, tendrás dos obligaciones adicionales:

• Informar de tu punto de entrada de facturas en todas tus comunicaciones con empresarios y profesionales y en tu web.
• Remitir a la solución pública una copia fiel de la factura con la sintaxis Facturae.
• Informar de tu punto de entrada de facturas en todas tus comunicaciones con empresarios y profesionales y en tu web.

La sintaxis del mensaje informático

Se prevé que haya unas sintaxis determinadas que estén permitidas. Si no las respetas, no podrías validar la factura electrónica. No obstante, se establecerá que la lista pueda ampliarse por orden ministerial cuando otra sintaxis resulte innovadora o se haya extendido en un sector concreto.

Los estados de factura

Es una de las principales novedades. Con un determinado calendario, los destinatarios de la factura deberá informar de determinados estados, que incluirán, al menos:

• Pago efectivo completo de la factura y su fecha.
• Aceptación o rechazo comercial de la factura y su fecha.

El ejemplo de validar las facturas electrónicas en el ámbito administrativo

Lo que sucede con las facturas electrónicas con la Administración puede ofrecer una orientación. Se aprobó una orden ministerial, la Orden HAP/492/2014. En ella, aparecen las reglas de validación a las que se tienen que ajustar todos los sistemas divididas en 9 puntos.

En el caso de las relaciones B2B también se prevé algo semejante. De hecho, el borrador del proyecto de reglamento prevé que se regulen por orden ministerial varios aspectos técnicos muy ligados a la validación de las facturas electrónicas.

No olvides que gran parte del trabajo lo efectuarán la Administración y el ecosistema tecnológico. Tú tendrás que hacer un esfuerzo de adaptación en el que encontrarás la colaboración de asesores, proveedores tecnológicos y la propia Administración, entre otros agentes.