¿Cuál es la validez de la factura impresa y enviada por e-mail?

Después de dedicar varias entradas a explicar qué son los programas de facturación online y qué ventajas ofrecen es muy posible que te hayas decidido a probarlos.

Puede también que, al empezar a utilizarlos te haya surgido la duda acerca de la validez de las facturas enviadas por mail o cualquier otro medio electrónico.

No es una pregunta sin fundamento, sino todo lo contrario. Para que una factura impresa tenga valor legal debe llevar la firma o el sello del emisor; dado que a través del correo electrónico no existe esta posibilidad, son muchos los autónomos que temen que la factura que envían por Internet quede convertida en papel mojado, pero no es así.

¿Una factura enviada por mail es una factura electrónica?

Desde el 1 de enero de 2013, fecha en que entró en vigor el nuevo reglamento de facturación, sí. Hasta esa fecha se distinguía entre factura electrónica y factura enviada por mail ya que sólo la primera, que era la que disponía de firma electrónica facilitada por la Agencia Tributaria, se consideraba como documento legal.

En 2013 la norma cambió para adaptarse a los nuevos tiempos en los que la mayor parte de los autónomos y las PYMES utilizan el correo electrónico como medio para enviar sus facturas.

Con la nueva ley, desaparece la necesidad de que una factura vaya firmada para que se considere válida, pero se mantiene la obligación de garantizar el origen y el contenido como en cualquier factura impresa y entregada en mano o enviada por correo electrónico.

Los requisitos que debe cumplir una factura enviada por mail para que tenga la misma validez que una impresa (y firmada) son:

• Consentimiento del receptor o cliente para recibir la factura por mail de   manera expresa ya sea de forma verbal o escrita.
• Legibilidad.
• Acuerdo previo con el cliente del formato de la factura electrónica (PDF, HTML, jpg…) y el medio telemático de envío.
• Autenticidad de origen. El medio de envío debe garantizar la veracidad de los datos del proveedor de los bienes y servicios y del emisor de la factura (sino son el mismo).
• Integridad del contenido de la factura. Supone este punto que se debe garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.
• Se mantienen las obligaciones de conservar una copia.

Garantizar la autenticidad e integridad de la factura es el punto clave a la hora de validar una factura enviada por mail. Sin embargo es algo que no debe preocuparte en exceso pues, en realidad, los controles que pasan (si así lo solicita la Administración) son los mismos a los que somete toda actividad empresarial.

Enviar tus facturas por correo electrónico o desde un programa de facturación online como Sage Facturación te ahorrará tiempo y dinero. Y podrás hacerlo con la tranquilidad de que la ley respalda su autenticidad del mismo modo que si fuera una factura impresa.