Seis documentos empresariales que es necesario tener en formato impreso (infografía)

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Cuando todos los documentos empresariales parecen querer subirse a la nube, unos cuantos se resisten a la digitalización, conservandose en formato impreso. Las preguntas son evidentes: ¿hasta cuándo podrán ofrecer resistencia? ¿Es necesario guardar algún documento en formato papel?

  • Repasamos cuáles son los documentos más habituales que deben guardarse en formato impreso en cualquier negocio
  • Conoce cuáles de estos contenidos deberían coexistir con versiones digitalizadas

A pesar de la creciente digitalización de los documentos empresariales, algunos de ellos deben mantenerse en formato impreso. No obstante, aunque los originales se conserven en papel, las copias digitalizadas de muchos de estos documentos se envían a diario por mail, como, por ejemplo, las escrituras de constitución, los poderes de los administradores o el acta de declaración de titularidad real, que las entidades financieras suelen solicitar a sus clientes.

Vivir sin la impresora, ¿es eso posible? A pesar de que la digitalización de las empresas avanza de manera imparable, la impresora, esa vieja amiga, se resiste a desaparecer. Se siguen haciendo copias de muchos documentos, adaptándose al entorno digital (y la nube o cloud computing) con nuevas ofertas de servicios, como por ejemplo la extensión del pago por copia a los usuarios particulares, servicio que se presta gracias a la conexión de la impresora a Internet.

Documentos que hay que tener en papel

Futuro y pasado conviven bien avenidos. Digitalización documental versus impresión en formato papel, cada formato tiene sus ventajas e inconvenientes, siendo habitual que muchos coexistan en ambos formatos. Entre los documentos empresariales que es conveniente tener en formato papel destacan los siguientes:

Contratos

Las empresas están constantemente firmando todo tipo de contratos, con proveedores, entidades financieras, contratos de alquiler, etc. Estos son firmados, mejor si se firman con bolígrafo azul (es más fácil detectar las falsificaciones), y guardados por si es necesario realizar alguna consulta o reclamación. Sin embargo, a pesar de que las copias impresas se conservan, cada vez es más habitual conservar copias digitalizadas de estos documentos, para una mejor accesibilidad a ellos.

Licencias y permisos de la empresa

Licencia de actividad, permisos medioambientales, alta en el registro industrial… Son muchos los documentos oficiales que las empresas tienen que tener a disposición de una posible inspección.

Documentos fiscales

La Agencia Tributaria puede requerir documentos que justifiquen los datos reflejados en las liquidaciones tributarias y de impuestos, tales como facturas, tickets de gastos y otros justificantes. Sin embargo, también aquí existe la posibilidad de digitalizar las facturas y tickets de gastos con valor probatorio frente a Hacienda, siempre y cuando las aplicaciones que se utilicen se encuentren homologadas por la Agencia Tributaria.

Escrituras

Las escrituras se realizan en un papel exclusivo para documentos notariales; son selladas en cada hoja por el notario; se ponen timbres del estado en cada folio; y se firman, rubrican y se pone el sello notarial al final del documento. Además, las escrituras de empresas también se inscriben en el Registro Mercantil que acompaña la hoja de inscripción firmada y sellada. Todo ello se encuaderna y se guarda a buen recaudo en formato papel, aunque es habitual también guardar copias digitalizadas de las escrituras, que son enviadas en ocasiones por correo electrónico.

Contraseñas de las cuentas

Tenemos tantas contraseñas que es casi imposible memorizarlas, por eso, para evitar que sean robadas en ciberataques, no es conveniente guardar contraseñas bancarias ni de ningún tipo en un equipo informático. Mejor impresas en papel o anotadas en una libreta.

Tarjetas de visita

A pesar de la existencia de redes sociales como LinkedIn, donde se pueden ver los perfiles profesionales de millones de personas, las tarjetas de visita en formato papel también se resisten a desaparecer, y el intercambio de tarjetas suele acompañar a los apretones de manos al inicio de muchas reuniones.

Al margen de tener claro cuáles son los documentos que merece la pena conservar en papel, es preciso tener un control sobre ellos, con especial atención a las fechas de vencimiento de los distintos contratos, o a las de prescripción en la que ya no se hace necesaria su conservación. Es una labor del día a día que algunos trabajadores de la empresa deben asumir.

Descárgate gratis la infografía ¿Qué documentos debo conservar impresos en mi empresa?, elaborada por Sage, y sigue sus consejos para optimizar la gestión de los documentos empresariales en formato impreso.

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