Arcanes a choisi Sage Youdoc pour franchir une nouvelle étape de son développement et sécuriser son cycle de gestion documentaire. L’entreprise divise ainsi par deux le temps de traitement des factures fournisseurs.
La consultation des factures archivées à travers Sage X3 se trouve également sensiblement améliorée, accessibles en un clic. Service après service, tous les documents de l’entreprise sont progressivement centralisés et protégés.
Arcanes accompagne les entreprises depuis 40 ans
Arcanes est à la fois éditeur et intégrateur de logiciels de gestion. L’entreprise marseillaise est en particulier le troisième intégrateur de l’ERP Sage X3. Les clients d’Arcanes sont des PME et des ETI, réparties sur l’ensemble du territoire national. Industrie, négoce ou logistique : tous les secteurs d’activités sont représentés dans le portefeuille d’Arcanes.
L’entreprise cultive avec savoir-faire l’amélioration continue de l’expérience des utilisateurs, tant à travers l’usage au quotidien des solutions que pendant les phases de déploiement puis de montées de version. Cet engagement des 50 collaborateurs d’Arcanes explique l’exceptionnelle fidélité de ses clients, principale fierté de l’entreprise de services du numérique.
« Notre grande fierté est la fidélité de nos clients. Nous sommes concentrés sur la qualité de leur expérience à travers le service que nous leur rendons. » Menad Lamini, Directeur Général, Arcanes.
Arcanes propose un portefeuille cohérent de solutions
La qualité de l’accompagnement d’Arcanes est nourrie de sa culture d’éditeur. Son expertise de Sage X3 est ainsi enrichie de sa capacité à proposer des solutions verticales complémentaires. L’offre de l’éditeur-intégrateur comprend :
- une application de gestion électronique de documents : Sage Youdoc
- un module de gestion de la fiscalité : Sage FRP États Comptables et Fiscaux
- 2 solutions de business intelligence : Sage Enterprise Intelligence et MyReport
- un module de gestion logistique : Arcanes WMS
- une famille d’applications pour le commerce en ligne et la relation clients développées par sa filiale K-ZAM.
Une organisation autour de la qualité de l’expérience des clients d’Arcanes
Les trois principaux services d’Arcanes sont la Recherche & Développement, l’Intégration et le Service aux clients, qui comptent chacun une quinzaine de personnes et sont coiffés chacun par un membre du Comité de Direction.
- Le service Recherche & Développement est dédié au développement des solutions Arcanes et au développements spécifiques autour des solutions installées chez les clients.
- Le service Intégration anime les projets de déploiement et de montées en version, du recueil des besoins à la formation des utilisateurs.
- Le Service aux clients comprend toutes les fonctions nécessaires à la fluidité de la relation : administration des ventes, support technique et suivi commercial.
En complément de ces services opérationnels, on trouve une unité commerciale & marketing, en charge du développement, ainsi qu’un pôle comptabilité-finance. Transversalement, le Comité de Direction de 5 personnes joue le rôle de facilitateur des projets et de garant de la qualité de l’expérience client.
La mise en œuvre en interne des solutions du portefeuille
Arcanes est attentif à utiliser pour ses besoins propres la plupart des solutions proposées à ses clients. Menad Lamini est le Directeur Général d’Arcanes. « Cette pratique nous met en capacité de disposer d’un double laboratoire : pour l’usage des logiciels et pour l’adaptation des méthodologies de conduite de projets ».
« Sage Youdoc se distingue par sa parfaite connexion avec Sage X3 et sa capacité d’ouverture à des technologies innovantes. » Nacer Kasri, Directeur Associé, Arcanes.
Dématérialisation et centralisation des documents
Nacer Kasri est Directeur Associé au sein d’Arcanes. « Pour accompagner notre croissance et maintenir la qualité de notre service, nous avons eu besoin d’améliorer encore la gestion de notre cycle documentaire. En particulier de centraliser et de fiabiliser la conservation des différentes ressources ».
Pourquoi avoir choisi Sage Youdoc ?
« Sage Youdoc présente 4 avantages à nos yeux. Qui sont d’ailleurs confirmés par les clients chez qui nous avons commencé à déployer la solution de dématérialisation. Le premier avantage est bien sûr le connecteur développé pour interagir avec Sage X3. Le deuxième bénéfice, c’est la qualité de la technologie de reconnaissance de caractères. Performante à plus de 85 %. Ensuite, il convient de mettre en avant l’ergonomie de la solution, très rapide à prendre en main. Enfin, Sage Youdoc nous a séduits en raison de la liberté qu’il nous donne, par exemple pour créer nos propres Plans Automatiques de Classement ».
La chaîne documentaire automatisée à 100 %
Solution dédiée à la gestion documentaire, Sage Youdoc a une double fonction.
- La reconnaissance de caractères ou la lecture automatique de documents. En convertissant les documents entrants de tout format (papier ou PDF) en fichiers structurés, Sage Youdoc permet par exemple une pré-saisie des factures d’achats avec réconciliation des engagements.
- Le stockage des documents à valeur probante et à facilitation de leur consultation, directement dans l’outil ou à travers l’ERP.
Progressivement, cette technologie est également appliquée chez Arcanes pour stocker et restituer l’ensemble de la base documentaire des différents services de l’entreprise.
Chaque document validé est archivé de manière sécurisée et consultable via Sage X3. « Ce qui est très intéressant, pour les documents saisis dans Sage X3, c’est qu’ils sont consultables directement en un clic depuis l’ERP », souligne Nacer Kasri.
Pour échelonner les niveaux de confidentialité, Sage Youdoc gère les habilitations attachées à chaque profil.
Un gain de temps au quotidien
Chloé Derain est Assistante de Gestion chez Arcanes. Arrivée il y a 4 ans au sein de l’entreprise, c’est elle la principale utilisatrice de la solution. « J’ai pris en main Sage Youdoc après seulement quelques heures d’apprentissage ».
Aux yeux de Chloé Derain, il n’y a pas photo. Le gain de temps ressort très clairement dans son retour d’expérience. « Je pense avoir divisé par 2 mon temps de traitement des factures entrantes. Le gain de temps en saisie, me permet de me concentrer sur le contrôle et la validation des documents, avant intégration dans notre système d’information. Comme la technologie de reconnaissance est très puissante, il n’y a que peu d’interventions manuelles ».
Autre facteur d’efficacité, la fluidité de la relation avec Sage X3. « Un seul bouton dans Sage X3 me permet de piloter l’intégration des documents entrants. Et les recherches de fichiers déjà archivés sont très intuitives ».
Conclusion de Chloé Derain ? « C’est tout mon travail qui gagne en intérêt, avec davantage de disponibilité pour monter en compétence d’analyse et de conseil ».
Un archivage professionnalisé
Entré il y a 33 ans chez Arcanes, Nacer Kasri a effectué un parcours complet au sein de l’entreprise. « J’ai été notamment développeur, consultant, Directeur de projet et Responsable du Service aux clients. Cette expérience multiple et complète m’aide pour percevoir la différence avant/après avec ou sans Sage Youdoc ».
« Avant, rechercher un contrat ou un devis pouvait s’avérer lourd et chronophage. Avec en plus une légère incertitude quant à la version du document désarchivé », poursuit Nacer Kasri. « Aujourd’hui, en tout cas dans les processus pour lesquels nous avons déjà basculé la gestion documentaire sous Sage Youdoc, nous sommes sûrs d’accéder directement à la dernière version du document recherché ».
Un autre aspect bien perçu par le Directeur Associé, c’est le côté structurant de la solution. « L’archivage, c’est une école de rigueur et de constance dans l’application de procédures communes. Avec Sage Youdoc, le sérieux est automatisé ! Et nous avons même progressé dans notre organisation grâce à l’application, par exemple en procédant désormais selon une logique de schémas de comptes pour les factures fournisseurs ».
Un gain de sécurité
Menad Lamini conclut l’échange en insistant sur le bénéfice à 360° conféré par Sage Youdoc. « La mise sous contrôle du cycle de vie de nos documents induit, on l’a évoqué, une transformation positive de nos processus internes. Et donc par effet d’apprentissage une compétence supérieure pour accompagner nos clients. Si j’ajoute à cela la performance de la reconnaissance de caractères, la rapidité de prise en main et le gain de productivité dans le traitement des factures, nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d’investissement. La valeur probante d’archivage ajoute encore à notre satisfaction ».
Autre aspect souligné par Arcanes, la contribution de Sage Youdoc au respect de ses engagements RSE. « Sage Youdoc est la pierre angulaire d’un effort collectif pour bannir le papier de notre fonctionnement. Avec, de surcroît, une plus forte sécurité de notre gestion documentaire ».
Une solution optimum pour un maximum d’utilisateurs
Après avoir intégré Sage Youdoc à son système d’information et constaté son efficacité, Arcanes s’est employé à faire partager à ses clients les bénéfices du logiciel. « Nous avons déjà sept clients qui ont adopté Sage Youdoc », précise Menad Lamini. « Avec un retour d’expérience très positif de la part des utilisateurs ».
La nouvelle version de Sage Youdoc, sortie depuis son adoption par Arcanes, n’est pas pour rien dans la satisfaction des utilisateurs, conquis par l’amélioration de l’ergonomie. « À l’instar des autres applications de notre portefeuille, nous avons à cœur de mettre en avant une solution qui nous apporte tellement de positif dans notre fonctionnement ».
L’apport de la solution s’étend à la transformation du fonctionnement d’Arcanes. Par exemple, la mise en œuvre de schémas de comptes tiers est induite par l’usage de Sage Youdoc.
C’est aussi la réduction de l’empreinte carbone de l’entreprise qui bénéficie de la dématérialisation à la source des documents. Convaincu par la solution et enrichi de sa propre expérience, Arcanes a déjà fait profiter 7 clients du potentiel du binôme Sage X3/Sage Youdoc.
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