Le cloud, un facilitateur de la gestion de la paie

Après l’automatisation des flux et la dématérialisation des données, la migration dans le Cloud des solutions d’édition de bulletins de paies ou de déclarations sociales constitue le dernier maillon permettant de simplifier la réalisation des tâches les plus courantes en gestion de la paie.

L’usage de ces outils intuitifs et automatisés, accessibles en quelques clics, transforme donc radicalement le rôle des responsables paie : non seulement ils allègent leur charge de travail mais surtout ils permettent aux responsables RH de se recentrer sur leur expertise métier : l’accompagnement des collaborateurs.

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Optimiser la productivité

Avec ses solutions en ligne automatisées, le cloud facilite la réalisation des bulletins de paie et les déclarations. Sauf éventuels éléments variables à saisir, les informations de la paie identiques d’un mois sur l’autre sont reprises, il ne reste plus qu’à imprimer les bulletins. Il aide également à payer les collaborateurs, à automatiser le calcul des taxes et à régler les organismes sociaux en ligne.

Bref, ce dispositif entraîne un allègement des tâches administratives répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée, ce qui permet au gestionnaire de paie de se recentrer sur ses autres missions comme celle de proximité avec les collaborateurs ou encore la gestion de l’environnement légisocial et réglementaire. Endossant régulièrement le rôle de conseil, c’est vers lui que se tournent les collaborateurs lorsqu’ils ont une question, sur le prélèvement à la source par exemple. On estime qu’en moyenne, un responsable de paie récupère environ 30 % de temps utiles avec ce type d’outils.

Fiabiliser les processus pour produire une paie conforme

Via le cloud, les éditeurs réalisent automatiquement les mises à jour des logiciels de paie, à la fois opérationnelles mais aussi légales. Le service RH n’a plus à réaliser lui-même les nouveaux paramétrages de son logiciel lorsqu’interviennent des changements de taux horaire pour le smic ou encore l’entrée en vigueur d’une modification dans la convention collective. Grâce à ces mises à jour automatiques mais aussi à la centralisation des données et des outils, à l’archivage et la sauvegarde automatique des bulletins et autres documents sociaux, les utilisateurs du cloud sont donc certains d’éditer dans les temps des documents fiables, toujours à jour des réglementations. D’autant qu’ils bénéficient en outre d’un accompagnement par des experts métiers, proposé par les éditeurs. Ces supports d’accompagnement peuvent faire la différence dans ce domaine où les évolutions sont fréquentes et parfois lourdes de conséquences.

Mieux contrôler les données

Ce processus transforme le rôle du responsable de paie : de simple opérateur de saisie, il devient un contrôleur des données. Il veille alors sur la nature et la conformité de celles-ci et peut, presque, se contenter de repérer les éventuelles anomalies à corriger ! Sachant que même si un grand nombre d’opérations sont automatisées, il conserve tout de même la main sur la solution et peut modifier les éléments manuellement au grès de ses besoins. Cela lui permet également d’être plus réactif quand il faut absorber rapidement des changements réglementaires, comme cela a été le cas dernièrement avec la mise en place du chômage partiel pendant la période de confinement.

Améliorer l’organisation

Travailler à distance, de n’importe où, à n’importe quelle heure… le cloud prend en compte les évolutions organisationnelles, sociétales et technologiques qui impactent les pratiques de travail des collaborateurs RH. Il répond également à une logique d’agilité demandée par les autres collaborateurs de l’entreprise (avec par exemple la mise en place d’un coffre-fort électronique, la dématérialisation des documents… pour consulter facilement ses informations personnelles RH à tout moment).
Là aussi, avec le temps dégagé par le Cloud sur ces fonctions, le responsable paie peut recentrer son activité sur l’amélioration de l’expérience collaborateur et se rendre plus disponible auprès des collaborateurs, pour par exemple mettre son expertise métier au service des salariés et répondre à une urgence ou un point légisocial.

Le responsable de paie, un nouveau pilier stratégique de l’organisation

Enfin, grâce au Cloud, le responsable de paie va pouvoir également réorienter son activité vers un rôle plus stratégique. Il ne s’agit plus alors pour lui de simplement analyser des données sociales et de faire une photographie de la masse salariale.
Il peut formuler des stratégies liées à l’emploi, au suivi des collaborateurs ou à leur revalorisation, mettre en place une véritable politique de rémunération, voire participer à l’optimisation des besoins en trésorerie sur l’année et générer des économies… grâce à l’analyse des données prescriptives. Ou encore tester de nouveaux modes de gestion, intégrer la QVT (actions qui permettent de concilier à la fois l’amélioration des conditions de travail pour les salariés et la performance globale de l’entreprise) ou le remote working (travail à distance) dans l’équation pour accompagner l’évolution de l’entreprise. Le responsable paie devient un facilitateur d’agilité !

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