Facture électronique : la fonction achats a tout à y gagner ! [Guide ]

Avec Sage, la facture électronique devient un levier de performance pour la fonction achats.

janvier 5, 20264 min de lecture

Facture électronique et fonction achats sont étroitement liées. Au-delà d’une obligation réglementaire, la réforme de la facture électronique redéfinit le rôle des acheteurs. Entre conformité, digitalisation des processus et sécurisation des flux fournisseurs, la fonction achats devient un levier stratégique de performance et de pilotage.

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Facture électronique et fonction achats : quelles conséquences ?

La généralisation de la facture électronique transforme le rôle de la fonction achats qui doit désormais concilier exigences réglementaires, évolution des processus internes et accompagnement des fournisseurs.

Conformité légale

La direction des achats doit garantir que tous les fournisseurs et prestataires respectent les nouvelles normes : format structuré, transmission via des plateformes agréées. Le non-respect expose l’entreprise à des sanctions financières.

Intégration des processus

Les factures électroniques doivent être intégrées aux systèmes internes (ERP, logiciels de gestion des achats). Cela implique une refonte des workflows pour automatiser la réception, la validation et le paiement des factures.

Relation fournisseurs

La direction des achats devient un acteur clé pour accompagner les fournisseurs (surtout les TPE/PME) dans leur transition vers la facture électronique, sous peine de ruptures de flux ou de retards de paiement.

Facture électronique et fonction achats : 10 avantages

Au-delà de la conformité réglementaire, la facture électronique constitue un véritable levier de performance pour la fonction achats. Elle permet :

de sécuriser les flux,
d’automatiser les processus,
d’améliorer le pilotage des dépenses,
de renforçant la relation avec les fournisseurs.

Saisie manuelle et fraude encore très présentes !

Plus de 60 % des PME ont encore recours à la saisie manuelle pour la facturation¹.
80 % des PME reçoivent régulièrement des factures frauduleuses et près de la moitié d’entre elles en ont payé au moins une¹.

1. Automatisation des tâches

Réduction des saisies manuelles (OCR, intégration directe dans l’ERP), suppression des erreurs de ressaisie et accélération des cycles de validation.

2. Suivi en temps réel

Meilleure visibilité sur les factures en cours, les délais de paiement et les budgets consommés grâce à des tableaux de bord intégrés.

3. Fluidification des échanges

Les fournisseurs peuvent soumettre leurs factures plus rapidement, avec un suivi transparent du statut :

reçue,
en validation,
payée.

4. Réduction des coûts

Diminution des coûts liés à l’impression, l’archivage physique et la gestion des litiges (factures perdues, erreurs de montant).

5. Facilitation des échanges internationaux

Les données structurées imposées par la facture électronique permettent l’interopérabilité entre les pays, réduisent les délais de traitement douanier et améliorent la coordination entre les acteurs de la chaîne d’approvisionnement.

6. Renforcement de la confiance

La traçabilité des factures limite les risques de fraude ou de doublons, et améliore la relation commerciale.

7. Opportunité de négociation

En accompagnant les fournisseurs vers la dématérialisation, la direction des achats peut négocier des conditions avantageuses (escomptes pour paiement anticipé, etc.).

8. Centralisation des données achats

Toutes les factures sont stockées dans un système unique, accessible aux équipes achats, comptabilité et direction financière.

9. Contrôle renforcé

Meilleure détection des anomalies (écarts de prix, quantités non conformes) et respect des politiques d’achat.

10. Audit facilité

Archivage sécurisé et conforme aux exigences légales (10 ans), avec accès simplifié en cas de contrôle fiscal.

Au sommaire de ce guide :

Les trois conséquences de l’obligation sur la fonction achats
Les 10 avantages de la facture électronique pour les acheteurs
Les changements à opérer dans les processus achat
En un schéma, tout comprendre des bénéfices de la facture électronique
La facture électronique, plus sereine avec Sage
La facture électronique, plus loin avec Sage
La facture électronique, opportunité de progrès au-delà de l’obligation
La facture électronique, plus puissante avec Sage AI
Facturation électronique : pour qui et pour quand ?

¹Étude Sage – Stimuler la croissance : l’IA et la facture électronique au service des PME – avril 2025

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