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Facture électronique : que doit-elle contenir ?

Quelles sont les règles qui encadrent l’utilisation de la facture électronique ? Que doit-elle contenir ? Comment doit-elle être transmise ?

Aujourd’hui incontournable pour les entreprises, la facture électronique doit respecter certaines règles et obligations pour être valide. Guide pratique.

• Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
• Comment la transmettre une facture ?
• Dans quels cas la facture dématérialisée est-elle obligatoire ?
• Pourquoi passer à la facturation dématérialisée ?
• Plateforme agréée (ex PDP)

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

C’est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format dématérialisé. Mais attention, il ne suffit pas de scanner une facture papier et de l’envoyer par mail pour obtenir une facture dématérialisée.
C’est tout l’ensemble du processus de facturation qui doit être dématérialisé, de l’édition à l’archivage. Et pour être valable, sa transmission doit répondre à plusieurs conditions.
Elle doit garantir :

• l’authenticité de son origine (l’émetteur doit être identifié) ;
• l’intégrité de son contenu (qui ne doit pas être modifiable) ;
• sa lisibilité (à toutes les étapes, depuis son émission jusqu’à la fin de sa conservation pendant 6 ans).

Que contient une facture dématérialisée ?

La facture dématérialisée doit comporter exactement les mêmes mentions obligatoires que la facture papier, à savoir :

• la date ;
• le numéro de facture ;
• les identités de l’émetteur et du destinataire ;
• la désignation du produit ou du service et sa quantité ;
• le numéro et le taux de TVA ;
• la date de la vente ou de la prestation ;
• le montant HT et TTC ;
• les pénalités prévues en cas de retard de paiement.

Pour pouvoir l’utiliser, le client doit avoir préalablement accepté de recevoir sa facture sous format électronique pour qu’elle tienne lieu de facture d’origine.

Comment transmettre une facture électronique ?

Les factures peuvent être envoyées selon 3 procédures :

• Par message électronique via une norme sécurisée (EDI, progiciel de gestion intégrée…) ;
• En utilisant la signature électronique, qui valide dans ce cas le procédé dématérialisé de facturation et permet l’authentification du signataire ;
• Par toute autre forme électronique (fichier pdf envoyé par mail par exemple) à condition que des contrôles soient mis en place pour établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison de biens ou de prestations de services qui s’y rapporte.

Quand est-elle obligatoire ?

Dans le cadre des marchés publics, les entreprises ont déjà l’obligation de transmettre leurs factures par voie dématérialisée.

Conformément à la loi de finance pour 2024, la facturation électronique deviendra progressivement obligatoires entre les entreprises :

1^er septembre 2026

• Obligation d’émission et e-reporting pour les ETI et les Grandes Entreprises
• Obligation de réception pour toutes les entreprises

1^er septembre 2027

• Obligation d’émission et e-reporting pour toutes les entreprises, y compris TPE, PME et indépendants.

Pourquoi passer à la facturation dématérialisée ?

Si vous n’êtes pas « encore » concerné par l’obligation d’envoyer des factures en format électronique, le passage au dématérialisé pourrait tout de même vous séduire. Les avantages sont nombreux.
En effet, le format électronique entraîne un vrai gain de temps et de productivité, donc une réduction de ses coûts administratifs, notamment grâce à l’automatisation des saisies, à l’absence des manipulations de documents papier, à la suppression des coûts d’impression, d’envoi par la poste, de stockage… Les erreurs sont moins nombreuses et les délais de paiement plus rapides.

Avec un logiciel de facturation, la gestion des données est également optimisée : l’accès à l’information est plus facile et sa traçabilité totale, les échanges en sont simplifiés… tout cela avec une sécurisation accrue !

Plateforme agréée (ex PDP)

Àpartir de 2026, les factures électroniques transiteront sur une plateforme utilisée par l’émetteur et le destinataire de la facture. Celle-ci sera nécessairement une plateforme agréée (anciennement plateforme de dématérialisation partenaire) accréditée par l’administration fiscale.

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La plateforme agréée de Sage, certifiée par l’Administration, répond aux exigences réglementaires de la facture électronique. Elle joue un rôle central dans la transmission et la réception des factures numériques entre tous les acteurs.

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Vous utilisez déjà une solution Sage ? Bonne nouvelle : la plateforme agréée de Sage est incluse. Il ne vous reste plus qu’à finaliser votre inscription pour que vos données soient transmises automatiquement à l’administration. Un vrai gain de temps et de simplicité ! 

À noter depuis juillet 2025, les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) sont devenus plateformes agréées. Les vidéos ont été réalisées avant cette date, certaines références peuvent donc encore mentionner l’ancien nom.

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Dernière mise à jour le 25/07/2025.