Aujourd’hui incontournable pour les entreprises, la facture électronique doit respecter certaines règles et obligations pour être valide. Quels sont les éléments clés à y faire figurer ? Y a-t-il des différences avec une version papier ? Comment envoyer votre facture ? Voici les réponses à toutes les questions que vous vous posez.
Qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est une facture créée, envoyée, reçue et conservée sous format dématérialisé. Mais attention, il ne suffit pas de scanner une facture papier et de l’envoyer par mail pour obtenir une facture électronique.
C’est tout l’ensemble du processus de facturation qui doit être dématérialisé, de l’édition à l’archivage. Et pour être valable, sa transmission doit répondre à plusieurs conditions.
Elle doit garantir :
- l’authenticité de son origine (l’émetteur doit être identifié) ;
- l’intégrité de son contenu (qui ne doit pas être modifiable) ;
- sa lisibilité (à toutes les étapes, depuis son émission jusqu’à la fin de sa conservation pendant 6 ans).
Que contient une facture dématérialisée ?
La facture dématérialisée doit comporter exactement les mêmes mentions obligatoires que la facture papier, à savoir :
- la date ;
- le numéro de facture ;
- les identités de l’émetteur et du destinataire ;
- la désignation du produit ou du service et sa quantité ;
- le numéro et le taux de TVA ;
- la date de la vente ou de la prestation ;
- le montant HT et TTC ;
- les pénalités prévues en cas de retard de paiement.
Pour pouvoir l’utiliser, le client doit avoir préalablement accepté de recevoir sa facture sous format électronique pour qu’elle tienne lieu de facture d’origine.
Comment transmettre une facture électronique ?
Les factures peuvent être envoyées selon 3 procédures :
- Par message électronique via une norme sécurisée (EDI, progiciel de gestion intégrée…) ;
- En utilisant la signature électronique, qui valide dans ce cas le procédé dématérialisé de facturation et permet l’authentification du signataire ;
- Par toute autre forme électronique (fichier pdf envoyé par mail par exemple) à condition que des contrôles soient mis en place pour établir une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison de biens ou de prestations de services qui s’y rapporte.
Dans quels cas la facture électronique est-elle obligatoire ?
Après les plus grosses structures, ce sont les petites et moyennes entreprises (depuis le 1er janvier 2019) et les microentreprises (depuis le 1er janvier 2020) qui ont désormais l’obligation de transmettre leurs factures par voie dématérialisée dans le cadre des marchés publics. La Loi de finances pour 2020 prévoyait d’élargir l’obligation de facturation électronique entre entreprises. Cette mise en place se fera progressivement de 2023 à 2025, selon un calendrier et des modalités qui seront fixés ultérieurement par décret, en fonction probablement de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées.
Quel intérêt de passer à la facturation dématérialisée ?
Si vous n’êtes pas « encore » concerné par l’obligation d’envoyer des factures en format électronique, le passage au dématérialisé pourrait tout de même vous séduire. Les avantages sont nombreux.
En effet, le format électronique entraîne un vrai gain de temps et de productivité, donc une réduction de ses coûts administratifs, notamment grâce à l’automatisation des saisies, à l’absence des manipulations de documents papier, à la suppression des coûts d’impression, d’envoi par la poste, de stockage… Les erreurs sont moins nombreuses et les délais de paiement plus rapides.
Avec un logiciel de facturation, la gestion des données est également optimisée : l’accès à l’information est plus facile et sa traçabilité totale, les échanges en sont simplifiés… tout cela avec une sécurisation accrue !
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PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaire
