Gestion Financière

PME : comment en finir avec la gestion chronophage des frais professionnels ?

Le traitement manuel des notes de frais est un véritable fardeau pour de nombreuses PME, synonyme de temps perdu, d’erreurs et de justificatifs égarés. En 2025, cette tâche représente en moyenne 20 heures de travail par mois pour les équipes financières. Les solutions de gestion RH offrent des fonctionnalités d’automatisation et une meilleure sécurité. Explications.

Pour une PME, le traitement manuel des notes de frais peut vite devenir un gouffre : perte de temps, erreurs de saisie, justificatifs égarés… En 2025, ces pratiques coûteraient en moyenne 20 heures par mois aux équipes financières. Des solutions RH intégrées, comme celles de Sage, permettent de réduire ce temps perdu en simplifiant la saisie, automatisant les remboursements et centralisant les justificatifs. Elles améliorent ainsi la fluidité et la sécurité de ces processus, pour les collaborateurs comme pour les services RH. 

• Notes de frais : une gestion manuelle chronophage pour les PME
• La dématérialisation : la solution recommandée par l’État
• Une plateforme intégrée pour gérer au mieux les frais professionnels
• Un module dédié aux notes de frais professionnels : l’option la plus rentable pour les PME

Notes de frais : une gestion manuelle chronophage pour les PME

Les frais professionnels peuvent vite se transformer en casse-tête pour les PME. Frais de déplacement, d’hébergement ou de repas, achat de matériel, abonnements… Une petite structure dont les collaborateurs se déplacent régulièrement peut être rapidement submergée par les demandes de remboursement.

Or, une gestion manuelle des notes de frais est chronophage, pour le salarié comme pour le responsable qui les valide. Elle impose en effet de :

• saisir la note de frais ; 
• transmettre le justificatif correspondant aux différents services ; 
• contrôler les documents transmis ; 
• effectuer un remboursement conforme ;
• corriger les erreurs et les oublis éventuels.

Selon la Global Business Travel Association (GBTA), chaque note nécessite en moyenne 20 minutes de traitement. Cette durée est quasi doublée à chaque erreur. En 2025, la gestion manuelle des notes de frais coûterait ainsi 20 heures par mois en moyenne aux équipes financières. Dans les PME les plus exposées, ces tâches fastidieuses peuvent occuper l’équivalent d’un emploi à temps partiel. Ce temps de travail serait plus utilement consacré à des missions à forte valeur ajoutée. Une gestion manuelle entraîne par ailleurs un risque élevé d’erreurs ou de justificatifs égarés.

La dématérialisation : la solution recommandée par l’État

Dans une note de septembre 2023, France Num, l’agence publique chargée de la transformation numérique des entreprises, recommande la dématérialisation des notes de frais. Un arrêté de 2019 a en effet mis fin à l’obligation de conserver les justificatifs au format papier. Une version numérique conforme à l’original a désormais la même valeur légale.

Depuis cette date, la gestion des frais professionnels peut s’effectuer intégralement en ligne. Le salarié remplit la note de frais sur un logiciel dédié, y joint le justificatif numérisé, puis la signe électroniquement. Les services RH et comptables peuvent alors le rembourser rapidement. La PME doit ensuite conserver une copie numérique de chaque facture selon un mode d’archivage à valeur probante.

Cette gestion dématérialisée présente de nombreux avantages. Elle fait d’abord gagner du temps, avec une durée de traitement réduite de moitié. Elle limite également les erreurs, notamment grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Cette technologie scanne automatiquement la facture pour en extraire les données pertinentes, que le salarié n’a plus qu’à vérifier. La dématérialisation supprime aussi le risque de détérioration des documents au format papier. Elle assure enfin une meilleure conformité en cas de contrôle URSSAF ou fiscal. 

Une plateforme intégrée pour gérer au mieux les frais professionnels

Pour dématérialiser efficacement les notes de frais, une PME gagnera à adopter une solution numérique intégrée. Elle prend en charge l’ensemble des processus RH et paie et intègre souvent un module dédié aux frais professionnels. C’est le cas, par exemple, de Sage 100 Paie & RH et de sa solution de gestion des notes de frais.

Très intuitifs, ces modules permettent d’automatiser l’ensemble de ces processus. À l’aide de son téléphone, le collaborateur prend son justificatif en photo et le télécharge directement sur une application mobile. L’OCR en extrait alors toutes les données pertinentes – date, nom du prestataire, montant HT et TTC… Le logiciel associe ces informations à celles de l’employé pour générer automatiquement une note de frais valide.

Le collaborateur vérifie que le document ne comporte aucune erreur, et le signe électroniquement. Le module intègre alors automatiquement la note dans la paie et la comptabilité. Les équipes financières effectueront promptement le remboursement, que le collaborateur pourra suivre sur l’application. Les justificatifs sont conservés dans un coffre-fort numérique à valeur probante.

Un module dédié aux notes de frais professionnels : l’option la plus rentable pour les PME

La direction de la PME garde la main sur cette gestion. Elle contrôle qui peut envoyer, consulter ou valider des notes de frais. Ces modules intègrent par ailleurs souvent un tableau de bord en temps réel. Il permet d’extraire des informations claires et exploitables sur les frais professionnels, pour mieux les analyser. 

Un module dédié au sein d’un gestionnaire intégré offre ainsi des gains de temps et d’efficacité. Il simplifie le traitement des justificatifs et des remboursements, et garantit la conformité des processus. Pour une PME concernée par ces problématiques, il devient très rapidement aussi indispensable que rentable.

Sources : 
Dématérialisation des notes de frais : quels avantages pour les TPE-PME ?
Combien coûtent réellement les notes de frais à une entreprise ?

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