L’export représente 80 % de l’activité de France Collectivités SAS, distributeur spécialisé dans le matériel médical. L’entreprise a besoin d’assurer une double traçabilité, à la fois vis-à-vis des services douaniers et des autorités de santé.
France Collectivités SAS s’appuie sur Sage X3 depuis sa création en 2000. L’entreprise apprécie la souplesse et l’évolutivité de l’ERP, qui lui a par exemple permis de réagir en temps réel aux évolutions douanières post Brexit.
France Collectivités SAS : Un savoir-faire en matière de pilotage fiscal et sanitaire
La distribution de matériel médical en France et à l’export
France Collectivités SAS distribue du matériel médical, des produits cosmétiques et des compléments alimentaires élaborés par plus de 200 fabricants mondiaux. L’entreprise réalise 80 % de son activité à l’exportation, notamment en direction de l’Afrique francophone. De gros clients au Moyen-Orient et en Europe de l’Est assurent également un flux d’échanges conséquent.
Cyril Haëntjens est le Président fondateur de France Collectivités SAS. « J’ai créé l’entreprise pour combler un vide dans la filière d’exportation de produits de santé. À l’époque, les grossistes pharmaceutiques étaient très performants pour livrer des médicaments mais un peu en retrait pour le matériel médical ».
Les passages en douane, expertise de France Collectivités SAS
L’entreprise de 33 salariés réalise un chiffre d’affaires en croissance régulière, passé en 4 ans de 18 à 25 millions d’euros. Le savoir-faire de France Collectivités SAS repose sur son efficience logistique. « Le moindre produit qui entre dans l’entrepôt est immatriculé, bénéficiant d’un code-barres qui le suit tout au long de sa traversée dans l’entrepôt, de l’entrée à la sortie ».
Les procédures douanières et sanitaires pays par pays, à l’import et à l’export, sont maîtrisées à 100 %, ce qui apporte fiabilité et délais optimisés à l’ensemble des clients. « Nous avons une gestion de toutes les nomenclatures douanières. Les déclarations automatiques auprès des douanes se déversent chaque nuit. C’est assez révolutionnaire. »
L’engagement de France Collectivités SAS au profit de multiples causes
France Collectivités SAS est engagé sur de nombreux fronts de la solidarité. Par exemple, l’entreprise livre le matériel et les produits ne pouvant être vendus (en raison de la dégradation de leur conditionnement) aux ordres de médecins, de chirurgiens et de pharmaciens du Sénégal, du Mali ou de la RDC. « Je voyage souvent en Afrique subsaharienne. Et là, je joins les deux. À la fois l’utile associatif et l’utile professionnel ».
L’engagement de Cyril Haëntjens ne s’arrête pas là. Depuis 18 ans maintenant, l’entreprise accompagne une école au Mali, qu’elle a fait construire dans un village isolé, près de la ville de Kayes. « Nous avons à peu près 400 élèves aujourd’hui. Un de mes magasiniers est le président de l’association qui finance le développement de l’école ».
Enfin, France Collectivités SAS soutient les expéditions de Tara Océan, en fournissant toute la dotation médicale de bord. Et a sponsorisé en 2022 un skipper engagé dans la Route du Rhum, courant sous les couleurs de la cause des patients diabétiques. « L’océan et France Collectivités SAS, c’est aussi l’empreinte du dirigeant. Je suis un passionné de la mer. Je suis même président d’une station de la SNSM en Bretagne ».
Le choix historique de s’appuyer sur un SI performant et régulièrement actualisé
Un système d’information performant depuis les débuts de France Collectivité SAS
Sage X3 (Adonix à l’époque) équipe France Collectivités SAS depuis les débuts de l’entreprise. Indépendamment de la gestion experte des flux transfrontaliers, l’ERP contribue à la cohésion d’une entreprise en développement constant. Emmanuel Sacepe est le Directeur des Systèmes d’Information de France Collectivités SAS. « La digitalisation nous permet de gérer tous les flux et de maintenir une connexion avec les fournisseurs, les clients et l’administration ».
Adeline Bonaguro, Responsable ADV & Logistique de l’entreprise, abonde dans le même sens. « Tous les collaborateurs parlent le même langage avec la même machine. Sage X3 est un outil de communication interservices phénoménal ! ». Outre une parfaite traçabilité des produits, l’ERP assure par exemple dans des conditions optimales le partage des prévisionnels de vente ou encore la mise en ligne des commandes EDI.
« Un bon ERP impose des process. Et si les règles sont bien suivies, c’est toute l’activité de l’entreprise qui s’en trouve fluidifiée », conclut Cyril Haëntjens.
Les ressources de Sage X3 mises à profit
Sage X3 automatise tous les flux de gestion de France Collectivités SAS : les achats, les ventes, l’administration des ventes et des approvisionnements, la logistique et la gestion financière. Emmanuel Sacepe évoque avec fierté la sophistication du système d’information de l’entreprise. « Nous avons une vraie gestion des quarantaines liées aux produits endommagés, aux changements de GTIN1 ou aux erreurs des fournisseurs. Nous avons aussi développé un système de LAD2, qui nous permet d’importer directement les factures de nos principaux fournisseurs. Nous n’avons ni saisie, ni impression pour 25 % de nos factures ».
La traçabilité constitue un gros point fort de Sage X3. Cyril Haëntjens précise que l’entreprise trace précisément « les numéros de lots, les références des produits, les dates de fabrication et celles de péremption ». Toutes ces mesures sont enregistrées dans une base de données unique et sécurisée.
Avec 80 % du chiffre d’affaires à l’export, il est facile de comprendre que la conformité réglementaire est un enjeu stratégique pour France Collectivités SAS. « Il faut savoir qu’au niveau des douanes, nous disposons de 4 heures pour répondre à une demande de fichier des écritures comptables », ajoute Cyril Haëntjens. « Il s’agit d’un volet très important géré par Sage X3 ».
Des montées de version calées sur les préconisations de l’éditeur
Depuis l’intégration de l’ERP, France Collectivités SAS a choisi de toujours suivre les préconisations de Sage. Aux yeux d’Emmanuel Sacepe, cela ne se discute pas. « Cela nous permet d’être toujours à jour au niveau des patches et en termes de fonctionnalités. C’est très important sur la partie légale et réglementaire. Notamment sur la partie finance ». De ce fait, la responsabilité est transférée à l’éditeur, qui garantit que toutes les normes et nomenclatures douanières, ministérielles et fiscales soient bien à jour.
La dernière montée en version induit de la sécurité mais aussi de nouveaux bénéfices opérationnels. Adeline Bonaguro retient en particulier l’ergonomie. « Nous gagnons une fluidité d’information beaucoup plus importante. Nous avons beaucoup moins de clics à faire et le menu est plus déroulant ». Emmanuel Sacepe plébiscite de son côté la gestion des non-conformités. « Demain, quand nous aurons tout intégré dans Sage X3, nous pourrons encore mieux traiter les palettes arrivées abîmées. Ou les erreurs de livraison des fournisseurs ».
L’efficacité logistique, levier de croissance numéro 1
Une solution de WMS compagnon pour étendre la performance
En 2020/2021, l’entreprise a connu une transformation majeure de son SI, avec la montée en dernière version de Sage X3 et la digitalisation de sa gestion d’entrepôt. Une solution de WMS compagnon de l’ERP pilote les 2 600 m2 du nouvel entrepôt et organise le ballet de robots automatisés pour traiter les petites pièces.
Demain, des véhicules à guidage automatique prendront en charge les déplacements des palettes, permettant aux opérateurs de se concentrer sur les tâches à valeur ajoutée.
Arcanes, un partenaire expert de Sage X3 et des enjeux logistiques
« Nous avons choisi Arcanes pour son expertise logistique et sa parfaite connaissance de Sage X3 », raconte Cyril Haëntjens. « Leur solution de WMS est conçue relativement à Sage X3. Tout l’ensemble fonctionne admirablement bien aujourd’hui. Et nous avons du répondant pour la suite ».
Pilotée par Arcanes, la digitalisation des process de l’entrepôt transforme en profondeur les pratiques de l’entreprise. « Des PDA permettent de gérer tous les emplacements et tous les numéros de lots. Chaque magasinier sait exactement ce qu’il doit faire, il n’y a pas de perte de temps. Grâce à cela, nous avons augmenté la fréquence et le nombre de colis qui sortent par jour. Nous avons aussi ajouté des petits robots, qui déplacent les produits et composants de petite taille. Avec beaucoup moins d’erreurs de stock. Qui plus est, cet outil épargne des pas à nos magasiniers. L’entrepôt fait 3 fois la taille du précédent et ils font moins de kilomètres par jour ».
De nouveaux défis logistiques pour demain
La prochaine étape de l’automatisation de l’entrepôt concerne la mise en place d’AGV. Des transpalettes automatisés viendront déplacer et ranger les palettes en autonomie. Adeline Bonaguro se projette volontiers dans cette nouvelle révolution. « Le principe est d’envoyer au système des vagues de préparation de commandes. Et après, il les gère tout seul et met les palettes concernées à la disposition des opérateurs. Cela nous permettra de gagner en fiabilité et surtout d’éviter des déplacements inutiles ».
Pour Cyril Haëntjens, cette dimension humaine est indissociable du projet. « C’est aussi de la bienveillance vis-à-vis de la fatigue des salariés, qui parcourent jusqu’à 12 kilomètres par jour. Les déplacements dans l’entrepôt sont des pertes de productivité. Si un robot peut le faire, nous valorisons un peu plus le temps de l’opérateur à des taches moins fatigantes et plus valorisantes ».
En conclusion, France Collectivités SAS se donne les moyens de son ambition
Quand on exporte du matériel médical avec l’ambition de voir grandir ses gammes et progresser ses volumes, le choix d’un ERP adapté à ces défis est primordial. France Collectivités SAS se félicite du choix historique de Sage X3, dont l’évolution génération après génération accompagne parfaitement sa stratégie de développement. L’ajout à la plateforme d’un module de gestion d’entrepôt conçu spécialement pour interopérer avec l’ERP fait entrer l’entreprise dans une nouvelle dimension.
Renforcer l’excellence industrielle grâce à un ERP intelligent, souple, flexible, agile et automatisé est un enjeu de différenciation. D’autres articles de Sage Advice proposent des contenus qui ouvrent de nouvelles perspectives :
Prochaine lecture recommandée
Serge Ferrari tisse un système d’information robuste
