Le fichier des écritures comptables (FEC) : obligations, contenu et bonnes pratiques
Le fichier des écritures comptables (FEC), est un document incontournable dans le cadre des obligations fiscales des entreprises.
- Fichier des écritures comptables : définition
- Qui est concerné par le FEC ?
- Que doit-il contenir ?
- Les bonnes pratiques pour anticiper un contrôle fiscal
Qu’est-ce que le fichier des écritures comptables ?
Le fichier des écritures comptables est un export normé de l’ensemble des écritures passées dans la comptabilité d’une entreprise. Il s’agit d’un fichier informatique au format texte (.txt), structuré selon un modèle précis défini par l’administration fiscale. Il doit refléter fidèlement la comptabilité de l’entreprise, sans omission ni modification.
L’administration peut le réclamer dès le début d’une vérification de comptabilité. En cas de non-remise du FEC ou si celui-ci est non conforme et l’entreprise s’expose à une amende de 5 000 € ou à un rejet de comptabilité.
Qui est concerné par le FEC ?
Depuis le 1er janvier 2014, toutes les entreprises ou structures tenant une comptabilité informatisée doivent produire un FEC. et soumise à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux).
Cela concerne notamment :
- Les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (IS)
- Les entreprises individuelles soumises à l’impôt sur le revenu dans la catégorie des Bénéfices Industriels et Commerciaux (BIC)
- Certaines associations si elles ont une activité lucrative
Les micro-entrepreneurs, qui relèvent du régime micro-BIC ou micro-BNC et ne tiennent pas de comptabilité complète, ne sont pas concernés par cette obligation.
Que doit contenir le FEC ?
Le FEC doit contenir toutes les écritures comptables de l’exercice contrôlé. Le fichier des écritures comptables doit également être horodaté et présenter les écritures dans l’ordre chronologique. Toute modification ou reconstitution a posteriori est strictement interdite. Chaque écriture doit reprendre l’ensemble des données comptables figurant dans le système informatisé de l’entreprise.
Les 18 premières informations doivent obligatoirement correspondre, dans l’ordre, aux informations suivantes :
- Le code journal de l’écriture comptable
- Le libellé journal de l’écriture comptable
- Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
- La date de comptabilisation de l’écriture comptable
- Le numéro de compte, dont les trois premiers caractères doivent correspondre à des chiffres respectant les normes du plan comptable français
- Le libellé de compte, conformément à la nomenclature du plan comptable français
- Le numéro de compte auxiliaire
- Le libellé de compte auxiliaire
- La référence de la pièce justificative
- La date de la pièce justificative
- Le libellé de l’écriture comptable
- Le montant au débit
- Le montant au crédit
- Le lettrage de l’écriture comptable
- La date de lettrage
- La date de validation de l’écriture comptable
- Le montant en devise
- L’identifiant de la devise
Utiliser un logiciel de comptabilité facilite considérablement la production du fichier des écritures comptables. Cette solution permet de générer automatiquement un FEC au format réglementaire, incluant tous les champs requis et structuré selon les normes en vigueur.
5 bonnes pratiques pour anticiper un contrôle fiscal
- Tenir une comptabilité rigoureuse tout au long de l’année : imputation correcte, libellés clairs, pièces justificatives conservées.
- Archiver les FEC des exercices clos, même sans contrôle en cours.
- Tester régulièrement le fichier des écritures comptables pour vérifier sa conformité.
- Utiliser un logiciel mis à jour des dernières normes fiscales.
- Former les équipes à l’importance du FEC et aux conséquences de son rejet.
En résumé, le fichier des écritures comptables est un élément central du dispositif de contrôle fiscal. Obligatoire pour les entreprises tenant une comptabilité informatisée, il doit être conforme dans sa forme comme dans son contenu. Négligé, il peut exposer à des sanctions sévères ; maîtrisé, il devient un atout en cas de contrôle.
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Dernière mise à jour le 25/07/2025.
