Définition

Frais généraux comptables : guide pratique

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Dans la gestion quotidienne d’une entreprise, les frais généraux passent souvent inaperçus. Pourtant, ces dépenses récurrentes pèsent lourd sur les résultats, qu’on soit une TPE, une PME ou une grande structure. Bien les comprendre, les suivre et les piloter permet non seulement de maîtriser ses coûts, mais aussi de dégager des marges de manœuvre financières. Décryptage.

Les frais généraux comptables : qu’est-ce que c’est ?

Les frais généraux regroupent l’ensemble des dépenses qui ne sont pas directement liées à la production d’un bien ou à la réalisation d’une prestation. Autrement dit, ce sont les charges nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, mais qui ne peuvent être rattachées à une activité ou un produit précis.

On parle aussi de :

• frais de fonctionnement qui désignent l’ensemble des coûts nécessaires au quotidien de l’entreprise;
• frais administratifs qui concernent sur les coûts liés à la gestion, au management ou aux fonctions support (comptabilité, RH, direction…).

Ces frais s’opposent donc aux charges directes, comme les matières premières ou la main-d’œuvre affectée à un chantier.

Frais généraux et investissements : une confusion fréquente

Il est essentiel de bien faire la différence entre une charge (donc un frais général) et un investissement, c’est-à-dire une dépense qui augmente la valeur de l’entreprise et qui sera amortie dans le temps. Par exemple :

• L’achat d’un ordinateur portable est un investissement (immobilisation).
• Le remplacement d’un clavier ou d’une souris est une charge (frais général).

La distinction a un impact direct sur le résultat comptable et fiscal. Un investissement ne vient pas en déduction immédiate du bénéfice imposable, contrairement aux charges.

Comment sont comptabilisés les frais généraux ?

Les frais généraux figurent dans la classe 6 du Plan Comptable Général (PCG), qui regroupe toutes les charges de l’entreprise. Ils apparaissent dans le compte de résultat, généralement dans la rubrique « Autres charges externes ».

Quelques exemples

Voici une liste non exhaustive des principales catégories de frais généraux comptables, telles qu’elles apparaissent généralement en comptabilité :

• Loyers (comptes 613) : location de bureaux, d’entrepôts, de matériels…
• Assurances (compte 616) : multirisque professionnelle, responsabilité civile, assurance flotte…
• Frais de télécommunications (compte 626) : abonnements téléphoniques et internet.
• Fournitures de bureau (compte 606) : consommables, petit équipement…
• Frais postaux (compte 626 également) : affranchissement, services de messagerie.
• Honoraires (compte 622) : experts-comptables, consultants, avocats…
• Entretien et réparations (compte 615) : maintenance des équipements ou des locaux.
• Frais de déplacement et de mission (compte 625) : transport, hébergement, restauration.
• Énergie (compte 6061 ou 6063) : électricité, gaz, carburant.

Pourquoi suivre ses frais généraux de près ?

Dans un contexte de tension économique, la gestion des frais généraux est un levier stratégique. Une dérive des charges fixes peut fragiliser la rentabilité, même si l’activité se porte bien.

La bonne pratique consiste à intégrer les frais généraux dans des tableaux de bord mensuels, et les comparer à la fois au budget prévisionnel et à l’année précédente.

6 pistes pour optimiser ses frais généraux sans nuire à l’activité

La réduction des frais généraux doit se faire de manière stratégique, pour ne pas impacter la productivité ou la qualité de vie au travail :

1. Regrouper les achats : mutualiser les commandes pour obtenir de meilleurs tarifs (fournitures, énergie…).
2. Renégocier les contrats : loyers, assurances, abonnements peuvent être renégociés régulièrement.
3. Adopter le télétravail partiel : une organisation hybride permet parfois de réduire la surface des bureaux.
4. Numériser les processus :  facturation électronique, signature électronique, gestion électronique des documents (GED).
5. Suivre un budget détaillé : mettre en place des plafonds par poste ou par service.
6. Utiliser un logiciel de gestion comptable : centralisation des dépenses, affectation automatique des écritures comptables aux bons comptes, production de rapports comparatifs, détection des écarts budgétaires, aide à la prise de décision

Les frais généraux, s’ils sont mal maîtrisés, peuvent obérer la rentabilité et freiner le développement de l’entreprise. Grâce à une gestion rigoureuse, appuyée par un bon logiciel comptable, il est possible de reprendre le contrôle sur ces dépenses, d’identifier des gisements d’économie et d’améliorer durablement la performance financière.

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