La plupart des métiers de demain n’existent pas encore, et si certaines fonctions disparaissent, d’autres nécessitent d’intégrer de nouvelles compétences. La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, ou GPEC, est une démarche RH stratégique et prospective, pour adapter et anticiper les besoins en recrutement et en formation… et rester compétitif.
Que permet la GPEC ?
La GPEC, pour gestion prévisionnelle des emplois et des compétences permet aux entreprises et organisations d’adapter leur plan de recrutement, leurs fiches de poste et leurs formations, en fonction :
- des évolutions démographiques, sociales, technologiques, juridiques, économiques… ;
- de la stratégie interne de l’entreprise ;
- des opportunités externes de marché.
Plus généralement, la GPEC permet de s’assurer que l’on dispose des bons effectifs et des bonnes compétences, au bon endroit et au bon moment, à court et moyen termes. C’est à la fois un outil de pilotage des ressources humaines et de conduite du changement.
À noter : Depuis la loi « Avenir Professionnel » de 2018, la GPEC est parfois rebaptisée Gestion des emplois et des parcours professionnels (GEPP).
Quel est l’objectif de la GPEC ?
Réduire et maîtriser les risques liés au capital humain : c’est l’objectif transversal de toute démarche de GPEC. Toutefois, en fonction du contexte et des problématiques propres à chaque organisation, la stratégie de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences peut répondre à différents besoins :
Recrutement
La GPEC anticipe les problèmes liés à la pyramide des âges et notamment les vagues de départs à la retraite. Elle permet également d’identifier, de prévenir et de résoudre les risques de sureffectif. C’est une pratique permettant d’éclairer et de structurer la stratégie de recrutement.
Formation professionnelle
La démarche GPEC permet de prévoir l’évolution des métiers dans l’entreprise et donc d’adapter ses besoins de formation en conséquence, en remettant la notion de compétence au centre du jeu. C’est un levier pour optimiser les dispositifs de formation existants et valoriser les compétences à la fois individuelles et collectives dans l’entreprise.
Mobilités professionnelles
La mise en place d’une GPEC peut aussi viser à optimiser la politique de gestion des carrières en interne : promotions, reconversions, validation des acquis de l’expérience, etc. En capitalisant sur les compétences et le capital humain de l’entreprise, la démarche GPEC contribue ainsi à réduire les coûts de recrutement.
Engagement / rétention des salariés
Dès lors qu’elle est suffisamment ouverte, itérative et collaborative, la GPEC devient un outil permettant à chaque salarié d’être acteur de son propre parcours professionnel. Elle apporte clarté et transparence dans les différentes perspectives d’évolution à l’intérieur de l’entreprise et contribue ainsi à fidéliser les collaborateurs.
Dialogue social
Au-delà du spectre RH, une GPEC peut aider à renforcer le dialogue entre les dirigeants et les partenaires sociaux en interne. Qu’il fasse ou non l’objet d’une obligation légale, c’est un outil permettant de contribuer à la légitimation des politiques sociales en interne.
Innovation et stratégie d’entreprise
La dimension prospective est centrale dans la démarche GPEC. De quelles nouvelles compétences l’entreprise aura-t-elle besoin dans trois, cinq ou même dix ans pour mettre en œuvre sa vision stratégique et parvenir à se transformer ? Quel savoir-faire historique doit être impérativement préservé ? À cet égard, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences vise aussi à prévoir et accompagner les changements et ruptures en termes de modèle économique, de production, de culture managériale, etc.
Qui est concerné par la GPEC ?
Depuis la loi Borloo de 2005, la GPEC est obligatoire dans toutes les entreprises de plus de 300 salariés. Elles sont tenues de négocier un plan triennal de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences avec les organisations syndicales. Au-delà du spectre de l’entreprise, elle peut également être impulsée à l’échelle d’une branche professionnelle ou d’un territoire.
Si la démarche reste relativement rare dans les PME, et a fortiori dans les TPE, la GPEC est un investissement de long terme susceptible d’optimiser leur compétitivité. À noter que les PME-TPE peuvent bénéficier d’une aide financière de l’État pour la mise en place d’une GPEC.
Au sein de l’entreprise, la GPEC n’est pas seulement l’affaire des RH. Lors de sa mise en place, elle doit idéalement s’appuyer sur une équipe projet pluridisciplinaire, intégrant des représentants du personnel, du management et du comité de direction, voire même des collaborateurs du service communication ou recherche et développement. À terme, une GPEC robuste implique directement ou indirectement tous les collaborateurs.
En quoi consiste une GPEC, concrètement ?
La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences est avant tout une démarche méthodologique et stratégique.
Si les approches sont hétérogènes selon les organisations, la démarche s’appuie toujours sur des outils et des process. Ils peuvent prendre la forme de documents disparates dans le cas des GPEC les plus basiques (fichiers Excel ou .pdf partagés par email), ou être gérés dans le cadre de solutions intégrées à un système d’information des ressources humaines.
Parmi les outils indispensables à la GPEC, on compte notamment :
– le référentiel des emplois et des compétences, qui cartographie tous les métiers et compétences actuels et prospectifs au sein de l’organisation ;
– les fiches de postes, indiquant pour chacune les compétences techniques et les soft skills requises ;
– l’organigramme, précisant l’organisation interne et les liens hiérarchiques.
– les entretiens annuels d’évaluation et les entretiens professionnels : des outils indispensables pour identifier les besoins de formation et faire évoluer les référentiels.
– le plan de formation…
Comment mettre en place une GPEC ?
La mise en place d’une GPEC requiert la réalisation d’un diagnostic préalable. Concrètement, il s’agit de référencer, d’analyser et d’évaluer chaque fiche de poste et chaque compétence. C’est sur la base de ce travail préliminaire que l’organisation pourra identifier ses forces et ses besoins… et les faire évoluer dans le temps.
En parallèle, il conviendra de structurer la démarche GPEC, autour d’une vision stratégique, d’objectifs spécifiques, d’une équipe projet, d’outils et de processus, d’un calendrier, d’un plan de sensibilisation des collaborateurs, etc.
Une fois déployée enfin, la GPEC devra être mise à jour régulièrement et soumise à une évaluation périodique, afin d’en mesurer le retour sur investissement.
