Nettoyage des données : chantier n°1 de la facture électronique

Le nettoyage des données contenues dans vos bases clients et fournisseurs est une nécessité pour anticiper sereinement la facture électronique obligatoire en 2026. Il s’agit d’un exercice long et fastidieux. Mieux vaut s’y mettre sans tarder !

Le nettoyage des données consiste en une série d’opérations :

• Ajouter des informations manquantes à vos clients et fournisseurs, en particulier le numéro SIREN, obligatoire dans le cadre de la facture électronique.
• Éliminer les doublons et les contacts obsolètes.
• Corriger les anomalies en passant en revue l’ensemble des contacts.

Dans cet article :

• Pourquoi nettoyer les données de vos bases clients et fournisseurs ?
• Comment effectuer cette opération avec efficacité ?
• Où trouver des informations complémentaires sur le sujet de la facture électronique ?

Nettoyer les données de vos bases tiers pour être conforme avec la facture électronique

Confirmé par la loi de finances pour 2024, le nouveau calendrier de la facture électronique instaure :

• L’obligation de réception au 1^er septembre 2026 pour toutes les entreprises.
• L’obligation d’émission à la même date pour les grandes entreprises et les ETI.
• L’obligation d’émission pour les autres entreprises au 1^er septembre 2027.  

Or, la substitution de l’identité postale par l’identité digitale de vos clients et fournisseurs constitue un point clé de l’obligation de facture électronique. C’est-à-dire qu’une donnée erronée ne pourra plus être compensée par un facteur perspicace ou un collaborateur obligeant.

Demain, une donnée erronée ou manquante vous obligera à refaire votre facture et à ajouter de ce fait du délai au paiement. Avec la contrainte de la dématérialisation qui bloquera toute facture non conforme.

C’est pourquoi le nettoyage des données constitue l’un des 4 chantiers prioritaires de la facture électronique :

• Faire un audit de votre système d’information, pour identifier tous les acteurs et tous les circuits concernés aujourd’hui par la facturation.
• Mettre vos factures en conformité, sous peine de rejet futur.
• Mettre à jour votre solution de gestion, pour être certain qu’elle vous permette de fonctionner avec la facture électronique.
• Et donc nettoyer votre base de données clients et fournisseurs, notre sujet du jour.

5 étapes pour un nettoyage efficace de vos données clients et fournisseurs

Christophe Adam, Directeur du Marketing Produits Sage, situait ainsi l’enjeu du nettoyage des données au cours d’un récent événement clients¹ : « Le nettoyage de vos données est vraiment un élément fondateur pour que le passage à la facture électronique se passe sereinement. On a évoqué tout à l’heure les numéros de SIRET, mais tout le socle d’informations nécessaires pour y répondre est également à considérer ».

« C’est pourquoi il faut mettre à jour les fiches clients, dédoublonner, compléter et corriger les anomalies sans tarder », abonde la vidéo CQFE Pourquoi nettoyer vos données clients et fournisseurs ?

Fixer des lignes directrices

Où sont stockées vos données clients et fournisseurs ? Quels tiers sont vraiment actifs et quels autres sont obsolètes ? Quelles données manquent ? De quelle manière vous assurez-vous de l’intégrité et de la véracité de vos données ? Quelles fonctions sont impliquées dans le recueil, le contrôle et l’intégration de nouvelles données ?

Commencer par les tâches les plus simples

La suppression des doublons et la normalisation sémantique des contenus ne nécessitent pas d’efforts de recherche. Commencer par là est souvent une bonne manière d’aborder le nettoyage des données.

Prioriser le travail à la source

Pour sécuriser l’avenir et donner du sens au travail sur l’existant, il importe de fiabiliser à 100 % le processus d’intégration de nouvelles données. C’est une façon de garantir la conformité future de vos factures électroniques mais aussi de vous prémunir d’éventuelles fraudes au détournement de RIB.

Former les acteurs

L’automatisation et le recours croissant à l’intelligence artificielle pour détecter les anomalies parmi de grands volumes de données améliorent la fiabilité de vos bases de données. Pour autant, la vigilance humaine est indispensable pour prévenir toute distorsion de protocole et maintenir la cohérence de l’ensemble.    

Recourir à des outils dédiés

Des outils sont disponibles pour répondre à l’exigence d’exactitude et de conformité des données tiers. Par exemple, Sage Data Clean & Control est un module intégré dans les dernières versions des solutions Sage. Il garantit aux entreprise l’intégrité, la conformité et la qualité de leurs données de facturation dans la perspective de la réforme en cours.

CQFE : 12 vidéos pour tout savoir sur la facture électronique

Douze vidéos téléchargeables sont disponibles pour se préparer dans les meilleures conditions à la facture électronique :

• Qui est concerné par la facture électronique ?
• Que va changer la facture électronique pour les entreprises ?
• Quelles obligations pour les entreprises ?
• Comment choisir sa PDP ?
• Sage et la facture électronique : les coulisses
• Qu’est-ce qu’une PDP ?
• Que devient la déclaration de TVA ?
• Comment se passe la facturation d’une entreprise étrangère ?
• Pourquoi un annuaire des entreprises et comment le renseigner ?
• Comment mettre en conformité sa facturation d’acomptes ?
• Êtes-vous prêt pour le e-reporting ?
• Pourquoi nettoyer vos données clients et fournisseurs ?

En conclusion, le nettoyage des données est un pilier de l’anticipation de la facture électronique. Mettre ses données en conformité et fiabiliser le processus d’intégration des futures données constituent les deux volets d’un chantier d’ampleur. Une bonne organisation et le recours à des outils ad hoc permettent de se faciliter l’exécution de ce projet.   

¹Club Clients Sage du 23 novembre 2023

La facture électronique change à la fois le fonctionnement interne des entreprises et la valeur des relations inter-entreprises.   

D’autres articles de Sage Advice proposent des contenus indispensables pour tirer le meilleur profit de la transformation qui s’annonce :

• e-facture : de quoi s’agit-il ?
• Pour passer à la facture électronique, faites-vous accompagner !
• Facture électronique : votre agenda
• Facture électronique : tout comprendre