Faciliter le recouvrement des factures

La trésorerie est une ressource vitale pour faire face à ses besoins financiers en période de crise. C’est pourquoi le recouvrement des factures à échéance doit être l’objectif prioritaire des PME.

Le challenge du recouvrement de créances est plus difficile à relever quand les acteurs sont confinés et en télétravail. En effet, il s’agit de pouvoir continuer à encaisser à distance et dans une configuration éclatée, sans accès physique à l’information et sans contact direct avec ses collègues.

Accélérer le recouvrement des factures à échéance est cependant à la portée de toutes les entreprises. Cette accélération repose sur la mise en place d’un processus systématique :

• Placer le recouvrement des factures en priorité stratégique
• Se donner les moyens d’être efficace même en télétravail
• Conserver une procédure professionnelle et collective

Recouvrement des factures : une priorité en période de crise

Tout retard de règlement d’une facture échue affecte la capacité d’action du créancier. Dans le contexte de la crise du Coronavirus, le recouvrement des créances est clairement une exigence stratégique¹.

Pour la plupart des entreprises, l’heure est à la contraction du chiffre d’affaires. Pour certaines d’entre elles, contraintes de suspendre leur activité ou faisant face à une désaffection totale des clients, le chiffre d’affaires a tout bonnement disparu.

Le recouvrement des factures émises en amont du déclenchement de la crise constitue donc une priorité pour faire face aux échéances. Sachant que le sens des mesures gouvernementales est précisément de préserver la chaîne des paiements pour les acteurs les plus fragilisés.

Rien ne s’oppose donc à ce que vos clients vous paient. Rien, sauf l’inertie et l’accaparement de vos interlocuteurs par des urgences opérationnelles. C’est là qu’une démarche organisée de recouvrement de factures prend tout son sens. Pour vous comme pour vos clients, ce processus libère du temps, utilement investi dans l’organisation de la résistance.

Recouvrement des factures : agir efficacement même en télétravail

Un autre aspect de l’épreuve traversée aujourd’hui par les entreprises est le bouleversement des organisations. Les acteurs habituellement en charge du recouvrement des créances sont impactés dans leurs possibilités d’action :

• Les commerciaux ne visitent plus les clients
• Les services supports sont en télétravail

Les dossiers papiers, demeurés au bureau, sont inaccessibles.

L’enjeu pour les entreprises est donc de disposer d’une solution adaptée pour gérer le recouvrement dans cette situation.

Trois critères sont indispensables. Une solution :

1. dédiée à la gestion de l’encours client, qui apporte une réponse parfaitement adaptée à tous ces enjeux
2. Cloud, offrant un accès permanent à distance, en tout lieu, à tout moment et sur tout support (anywhere, anytime, any device)
3. connectée nativement à la base comptable en temps réel, permettant de visualiser les flux de paiement et de facturation des clients.

Recouvrement des factures : maintenir l’efficacité d’une action systématique

Les intérêts vitaux de l’entreprise sont en jeu. La solution que vous allez retenir et immédiatement mettre en œuvre va changer la capacité d’action de recouvrement de votre équipe.

Sans que le télétravail soit un frein quelconque à son action :

• Avoir un accès garanti à l’information sur l’encours, soit « qui doit quoi, combien et quand ? » ; en clair, conserver une visibilité parfaite, même à distance !
• Communiquer de manière exhaustive, qualitative et variée avec ses clients depuis son domicile : envoyer des mails selon les trois étapes prévenance/relance/remerciement, gérer les promesses de règlement, les litiges, repositionner les prévisions d’encaissement, etc.
• Collaborer avec tous ses collègues impliqués, eux aussi en télétravail, pour leur permettre d’accéder eux-mêmes aux informations sur les encaissements, retards, litiges via un reporting quotidien par email, des tableaux de bord, etc.
• Bénéficier d’un accompagnement lors de sa mise en place

En conclusion, alors que le télétravail est appelé à durer encore quelques semaines et que sa généralisation post-crise est à l’ordre du jour, la mise en place d’une solution de gestion des factures adaptée s’impose.

Privilégiez une solution simple, facile à mettre en œuvre et qui préserve votre relation client.

¹Retard des délais de paiement : la situation devient dangereuse à l’heure du Covid-19 – France Info/24/03/20