Même pour une TPE comprenant moins de 10 salariés, il n’est pas facile de suivre sa comptabilité tout en supervisant les chantiers du moment. Faire preuve de souplesse reste possible, mais à privilégier le suivi administratif, le risque est grand de passer à côté de son coeur d’activité. À l’inverse, le suivi des factures et des paiements ne peut être négligé, sous peine de manquer de trésorerie à court ou à moyen terme.
Prenons l’exemple des factures d’avancement. Quand une société travaille sur un chantier pendant plusieurs mois, elle n’attend pas la fin de son engagement pour demander un règlement. Dès la fin du 1er mois de travaux, elle est en droit de demander à son client un premier versement correspondant à l’avancée des travaux : en ce sens, la TPE ou l’artisan génère un document de situation dressant les tâches effectuées et émet une facture correspondant à l’avancement des travaux.
L’avancement des travaux, une étape importante
Stratégique, mais chronophage, cette étape ne peut se faire dans la précipitation, car toute erreur risque de discréditer votre entreprise. Pour ces raisons, il peut être intéressant de s’appuyer sur des solutions informatiques conçues pour les entrepreneurs du bâtiment. Grâce à un suivi de chantier performant, vous pourrez émettre des factures d’avancement rigoureuses. Cette précision, qui sera appréciée par votre client, permettra une relation de confiance. Par ailleurs, ces outils sont polyvalents, puisqu’ils permettent également de gérer l’affectation des pièces, de produire des contrats, ou de superviser la consommation des matériaux par exemple.
Les logiciels modernes vous aident aussi à gérer les paiements différés. Dans le secteur de la construction, notamment, les clients bénéficient souvent de délais -contractuels- pour régler les sommes dues à leur artisan. Dans le cas d’un délai légal -45 jours fin de mois, ou 60 jours calendaires à compter de la date d’émission de la facture- un entrepreneur concentré sur ses chantiers n’a pas nécessairement le temps, l’énergie et la lucidité nécessaires pour ce suivi de comptabilité.
Quid des factures payées de façon partielle ?
Autre élément à prendre en compte : s’il est à court de liquidités, un client peut ne régler qu’une partie de la facture, quitte à régler son impayé le mois suivant. Bref, les décalages de paiement, étroitement liés aux problèmes actuels de trésorerie rencontrés par de nombreux acteurs, sont un point de vigilance majeur pour les fournisseurs. Pour ce faire, choisissez un logiciel de gestion capable de gérer ce suivi de manière automatisée. À l’aide de notifications, votre outil vous livre les informations dont vous avez besoin (dette, retard, personnes à relancer…) pour suivre vos projets passés, courants et à venir. Vous verrez à quel point le rapprochement de factures devient plus fluide et aisé.
De la même manière, ces gestionnaires virtuels, pointus sur le plan réglementaire peuvent vous aider à bien suivre vos situations. Ils vous permettront de retravailler le pourcentage d’avancement des situations n-1 (non comptabilisées) si des modifications doivent être apportées.
En assurant cette traçabilité si nécessaire, votre solution de gestion vous permet de vous adapter à cette nouvelle donne et de gagner un temps précieux, en toute sécurité.
Les PME face au recouvrement
Dans certains cas extrêmes, votre client cumule les délais de règlement, au point de voir les factures s’accumuler de manière inquiétante sur plusieurs mois. Or, plus encore que les TPE, habituées à gérer leurs chantiers à court terme, les PME ont besoin d’un certain recul face à leurs nombreux contrats en cours. Un logiciel de gestion peut accompagner cette étape : il vous signale les clients qui sont en défaut de paiement, ce qui vous permet ensuite de planifier le recouvrement, de suivre les actions entreprises, de tracer tous les échanges avec votre client et de générer les écritures comptables si nécessaire. Enfin, qu’il s’agisse de comptabilité tpe, de gestion, de règlement ou de facturation, votre solution consigne les données et les met à jour automatiquement. Grâce au Cloud, ces informations ne peuvent pas être perdues, ce qui est très pratique pour les professionnels débordés, victimes d’une panne matérielle informatique par exemple. Bref, à défaut de révolutionner l’économie actuelle, vous aurez tout à votre portée pour vous adapter, rester dans les clous et avoir un maximum de visibilité en matière de comptabilité et donc de trésorerie.
Une comptabilité et trésorerie à optimiser
La gestion de trésorerie est, en effet, une question majeure pour les TPE comme pour les PME. Frileuses depuis la crise des subprimes et l’évolution réglementaire qui s’en est suivie -les accords de Bâle III-, les banques accordent difficilement des facilités de paiement aux entreprises en manque de trésorerie. De ce fait, la gestion de votre cash flow doit être encore plus précise. La question se pose à la fois pour les TPE et pour les PME, qui peuvent se retrouver en difficulté si les découverts de fin de mois se normalisent. TVA et salaires à régler, fournisseurs à payer… les sorties d’argent ne manquent pas, y compris quand vos clients ne vous règlent pas à temps. Certes, vous avez la possibilité de retarder vos propres paiements à vos fournisseurs, mais il s’agit d’un recours à éviter par tous les moyens, afin de maintenir une relation saine avec ces derniers.
De manière prévisionnelle, une solution informatique de gestion peut estimer le moment où vous risquez de vous retrouver à découvert. Dans la mesure du possible, vous pourrez tenter – entre-temps – de limiter les dépenses et de planifier des virements d’un compte bancaire à l’autre. Enfin, profitez pleinement de vos “bons mois” : si votre logiciel vous indique que votre trésorerie se porte bien, n’hésitez pas à placer l’avance disponible sur un compte épargne rémunérateur, quitte à le ponctionner si les temps sont durs. En 2017, les solutions les plus performantes peuvent vous aider à mieux gérer votre argent, voire à en gagner.
Les clés pour anticiper et optimiser le pilotage de son chantier
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