¿Por qué perdemos tanto tiempo en tareas administrativas?

Uno de los problemas que sufren las empresas es la realización de tareas repetitivas que merman su productividad. A veces no se les da la debida importancia porque se han acostumbrado a trabajar así. Pero la realidad es otra y las compañías pierden mucho tiempo en tareas administrativas en su día a día.

Esto afecta a diferentes áreas de gestión dentro de la pyme. A menor nivel de digitalización, mayor número de horas se destinan. Según un reciente estudio de Sage, las empresas españolas destinaron 210 días en el último año a tareas como contabilidad, gestión de recursos humanos, regulación, etc. Mientras que la media europea se sitúa en 120 días.

Tiempo en papeleo y tareas administrativas

Dicho estudio ahonda en los beneficios que tendría para la productividad invertir en herramientas digitales. Un aumento del 10,5% de la productividad en las pymes españolas supondría un incremento anual de 32.000 millones de euros en el PIB nacional. Este incremento de la productividad podría ser fácilmente accesible con la reducción de las cargas administrativas.

Cada empresa tiene áreas donde las tareas administrativas se comen la mayor parte de su tiempo. En general, este tipo de tareas son aquellas que nos mantienen ocupados. Trabajos necesarios, sí, pero que en última instancia no son el objetivo principal. Un ejemplo, el correo electrónico que nos ayuda a gestionar la tarea que hacer, pero tener la bandeja de entrada a cero no significa que nuestro trabajo ha finalizado.

Las tareas administrativas muchas veces se sitúan en el área de urgente, pero no importante si se utiliza una matriz de Eisenhower. Son ese tipo de tareas que hay que delegar siempre que sea posible, ya que no aportan nada como valor productivo a las empresas o profesionales.

La facturación, la contabilidad, la gestión de recursos humanos son tres áreas que se engloban dentro de las inversiones de las empresas y profesionales para reducir sus cargas administrativas. Poder crear facturas de forma rápida en pocos minutos, recuperar presupuestos o introducir gastos y poder generar los modelos de impuestos de IVA son tareas que automatizadas suponen un ahorro de tiempo considerable.

Cómo se puede hacer online o de forma automatizada el papeleo

Pero lo mismo ocurre con el apartado de las nóminas, una tarea que en muchas ocasiones ocupa la mayor parte del tiempo de nuestro equipo de recursos humanos. En este sentido, muchas empresas están apostando por externalizar esta tarea, de manera que el equipo de recursos humanos se ocupa de lo realmente importante: cuidar de los empleados.

La posibilidad de trabajar online con las asesorías facilita en muchos casos la automatización de las tareas y evita traslados. No se trata ya de enviar un correo adjuntando los datos para que se incluyan las facturas en la contabilidad, los cobros o los pagos, o la información para generar la nómina de los empleados.

Las opciones de contratar software como servicio, sin necesidad de tener instalado nada en nuestro ordenador, supone un antes y un después, especialmente para las empresas más pequeñas. Ahora no es necesario llegar a la oficina para introducir o crear un presupuesto. Una factura o una nómina se pueden sacar hoy desde un móvil o una tablet.

Certificado digital y otras propuestas de las Administraciones Públicas

El desarrollo de la administración electrónica ha supuesto una gran mejora en el ahorro de tiempo. El certificado digital nos permite cumplir con las obligaciones como empresas sin necesidad de tener que desplazarnos, pedir citas y esperar a que nos atiendan. La presentación de impuestos, de las cuentas anuales, hoy en día, no suponen un quebradero de cabeza.

Pero también en el área laboral, las altas y bajas de trabajadores se hacen al momento gracias al certificado digital y la posibilidad de firmar electrónicamente. La sede electrónica te permite hacer una alta o baja a cualquier hora del día y los 365 días del año. Para las empresas que tienen que incorporar trabajadores de forma inmediata resulta imprescindible.

Qué hacen en otros países para mejorar los tiempos

Los países que tienen una menor carga administrativa disponen de asistentes virtuales o soluciones de software empresarial que les liberan de la mayoría de las tareas repetitivas. En España, la implantación de este tipo de soluciones no se encuentra tan avanzada, a pesar de que 9 de cada 10 empleados de oficina se muestran favorable a este tipo de herramientas.

Un software que gestione la empresa de forma integral, donde no solo no haya que repetir tareas, sino que la información de un departamento fluyea a otro sin necesidad de tener que volver a picar los datos, algo que resulta especialmente improductivo.

Qué tareas administrativas hay que hacer para la contratación de personas

A la hora de contratar a un trabajador, una empresa debe dar de alta al mismo en la Seguridad Social y posteriormente registrar el contrato en el SEPE. Ambos trámites se pueden realizar online. Para realizar un alta en la Seguridad Social, se deben incluir los datos de la empresa (nombre o razón social, código de cuenta de cotización, régimen de Seguridad Social) y los del trabajador, así como la fecha de inicio, grupo de cotización o tipo de contrato.

Después, hay que presentar el contrato en el SEPE en un plazo de 10 días. A la vez la empresa también tiene que realizar el ingreso de la cotización propia y la de sus trabajadores en la Seguridad Social. Para ello, hay que realizar los boletines de cotización y la relación nominal de trabajadores. Con la entrada del sistema RED, todo este proceso se ha simplificado mucho.

Además, hay que comunicar cualquier variación de datos de los trabajadores, como podría ser un cambio de domicilio.

Y para los despidos

En el caso de los despidos, el primer paso es realizar la comunicación de despido, ya sea personalmente o por envío postal al domicilio señalado en el contrato. Se tiene que entregar en un plazo de tres días hábiles siguientes a la extinción de contrato. Se debe enviar copia de dicho aviso a la Inspección del trabajo. También es necesario informar del pago de las cotizaciones hasta el último mes anterior al despido.

El trabajador debe recibir el finiquito donde se liquidan todas las cantidades pendientes e indemnización en caso de que le corresponda. En ocasiones es necesario un preaviso, como con los despidos objetivos, con una antelación de 15 días; o en caso contrario, abonar el salario correspondiente a los días de retraso en dicho preaviso.

Por lo que respecta a la Seguridad Social, es necesario comunicar los datos tanto de empresario como de trabajador, fecha y motivo del cese de actividad. Al igual que en el caso del alta, después hay que comunicar al SEPE la baja del mismo, que también se puede realizar online.

Qué labores administrativas se hacen en Recursos Humanos

Además de las altas y las bajas, el departamento de recursos humanos ve como la gestión de las nóminas se convierte en una de sus principales tareas administrativas. Es una tarea donde hay que poner especial celo, ya que se crea muy mal ambiente si los trabajadores no cobran bien o hay errores en sus nóminas.

Aquí un buen software para la gestión de nóminas ahorra mucho tiempo. No solo se trata de generar los documentos, sino también del cálculo de impuestos, cuotas de Seguridad Social, pagas, finiquitos, dietas, gastos, etc.

A esto hay que añadir la prevención de riesgos laborales, los planes de formación, selección de personal, la protección de datos personales, etcétera, que es parte del trabajo de recursos humanos y al que muchas veces no se le puede prestar tanta atención, ya que el tiempo de la creación de nóminas se lleva la mayor parte del tiempo del departamento.