Control horario: consejos prácticos para cumplir con la normativa

¿Está mi empresa cumpliendo con la ley de control horario? Si soy uno de los negocios que van a inspeccionar, ¿podría caerme alguna multa?

• Pese a que el control horario lleva en vigor desde 2019, sigue habiendo muchas dudas sobre cómo cumplir con la norma.
• Así pues, nada mejor que tener en cuenta los siguientes consejos prácticas para cumplir con la normativa y no morir en el intento.

Ante todo, mucha calma

Desde el comienzo, este ha sido uno de los mensajes clave:

La flexibilidad en la actuación inspectora, conscientes como son de que se trata de una norma fácil de entender, pero difícil de aplicar en cuanto a que no todas las empresas tienen las mismas condiciones ni casuísticas a la hora de aplicar la normativa.

En cualquier caso, es la empresa la que debe garantizar que se cumple la norma.

Para Inspección de Trabajo, esta normativa es positiva tanto para las empresas como para los empleados. No solo sirve para tener un mejor control horario de la jornada de trabajo, sino también para mejorar “la seguridad jurídica de las dos partes del contrato laboral”.

Qué es y cómo hacer el registro del control horario

La ley tiene dos ideas claras:

1. La primera es que el horario tiene que ser concreto; es decir, que se tiene que registrar sin que haya dudas el inicio y el fin de la jornada.
2. La segunda idea es que ello debe hacerse sin perjuicio de la flexibilidad horaria y a través de la negociación colectiva y, si no hay acuerdo, por decisión unilateral del empresario previa información a la representación legal de los trabajadores.

Además, la norma también recoge que la empresa deberá conservar el registro durante 4 años y que este estará a disposición de los trabajadores, de su representación legal y de la inspección de trabajo.

Lo que no especifica la ley es cómo se debe organizar este registro. Y es aquí cuando empiezan las primeras dudas, especialmente en tres cuestiones prácticas:

• Qué medios emplear (puede ser manual, mecánico o telemático).
• Qué hacer con las pausas (cigarros, comidas, bocadillo, cenas, fines de semana o eventos).
• Y, por último, qué formato elegir para hacer el registro (papel o informático).

Relacionado con el medio utilizado para realizar el registro, ha de establecerse un procedimiento para custodiar el registro, teniendo en cuenta que en él se tratan datos de carácter personal.

Cuando la identificación del trabajador se realice por huella digital, como dato de carácter especial que es, han de aplicarse medidas adicionales para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

Además, hay que tener presentes los requerimientos higiénicos. Por ejemplo, es preferible emplear un sistema que disponga de reconocimiento facial o por tarjeta de identificación ante a aquellos que requieran un contacto físico con el dispositivo, como los de huella dactilar. Igualmente, si nos decantamos por sistemas de contacto, valoraremos antes y después de cada uso los protocolos de prevención de la transmisión de enfermedades.

Tratamiento de los datos personales y consentimiento del trabajador

Con carácter general y para la implementación del registro de jornada, no se precisa el consentimiento del trabajador. Es base suficiente de legitimación la propia norma laboral, que en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece la obligación de las empresas de realizar dicho registro de la jornada con carácter individual de cada persona trabajadora.

Además, de acuerdo con lo previsto en el artículo 6.1.c del RGPD, el tratamiento de datos personales de los trabajadores derivado de la implantación del registro de jornada es necesario para el cumplimiento de una obligación legal aplicable al responsable del tratamiento.

No obstante, la existencia de una lícita condición para el tratamiento de los datos de los empleados sin necesidad del consentimiento de los trabajadores no excluye el deber de las empresas de informar a los trabajadores de la existencia del registro y de la finalidad del tratamiento de los datos personales individuales que se obtienen con dicho registro.

Qué medios utilizar para realizar el control horario

Aunque la norma obliga a las empresas a que realicen este control horario, nada se aclara sobre qué medio utilizar. Por tanto, se puede usar cualquiera de los existentes, sean manuales, mecánicos o mixtos. Básicamente, las empresas tienen estas opciones:

• En los primeros, basta con rellenar una hoja donde conste el inicio y fin de la jornada. Debe estar firmada por cada trabajador y “si es posible” por un supervisor que de fe de este cumplimiento. Esto último como medida del empresario para que el registro sea veraz, porque los documentos privados no tienen presunción de veracidad.

• En el caso de los registros mecánicos, podemos encontrar los electrónicos y los informáticos. Y todos son válidos, siempre y cuando el sistema sea fiable e invariable; control remoto con monitorización del ordenador, app en el móvil, código QR…

Además, en el contexto actual, elijamos la opción que elijamos, es interesante pensar en sistemas sin contacto. De lo contrario, no olvidemos las prácticas de higiene de manos y desinfección.

Incluso, si varios empleados entran o salen al mismo tiempo y deben guardar cola para efectuar el registro, debemos tener presente la distancia de seguridad. También conviene reforzar la ventilación natural si la acción de registro acumula a demasiadas personas al mismo tiempo en un espacio interior.

En cualquier caso, el registro debe estar accesible en todo momento, de forma que se evite su creación posterior, manipulación o alteración. Tal y como se advierte, si el método elegido no es objetivo y fiable, el inspector de trabajo puede entender que todo es tiempo de trabajo, por lo que habría que contar horas extras.

A quién se aplica el control horario

Una de las mayores dudas sobre esta normativa es a quiénes se deben aplicar el control de la jornada laboral.

La Guía sobre el registro de jornada que en su momento elaboró el ministerio nos aclara que “el registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo”.

E, incluso más, ejemplifica que también se aplica a trabajadores “móviles”, comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa”.

Pero ¿qué pasa con otro tipo de perfiles? Por ejemplo, con los directivos, ninguna duda, han de registrar su jornada cuando la libre disponibilidad esté pactada o forme parte de sus obligaciones y aunque en su retribución ya se compense la mayor exigencia de tiempo dedicado.

No obstante, en el caso de relaciones laborales de carácter especial habrá que estar a lo establecido en su normativa específica.

Quién tiene que registrar el control horario

Otra de las dudas frecuentes es quién es responsable de hacer el registro laboral de una persona cuando esta está contratada por una empresa, pero desempeña su actividad laboral en otra. Por ejemplo, es el caso de las Empresas de Trabajo Temporal (ETT).

Pues bien, la empresa titular del centro donde este trabajador haga su actividad es la que debe hacer el registro. Y, es más, si el trabajador depende de una ETT “hay que establecer mecanismos de aportación de los registros” para que las dos empresas tengan ese recuento de la actividad. No olvidemos que estos datos serán empleados por la ETT para cumplir las obligaciones salariales y con la Seguridad Social.

En casos de subcontratación, la empresa contratista o subcontratista es la que debe encargarse de las obligaciones de registro diario de la jornada. No obstante, ambas empresas pueden acordar los sistemas de registro. Ello, aun no siendo obligatorio, puede facilitar la relación entre ambas al poder saber con mayor facilidad las horas trabajadas.

Por otro lado, cuando los empleados se encuentran desplazados de su lugar de trabajo habitual (como, por ejemplo, la asistencia a algún evento o feria), también se tiene que registrar su horario, pasen o no noche fuera.

Tiempo de trabajo efectivo    

Esta situación nos lleva a intentar resolver otra de las principales dudas que surgen a la hora de registrar la jornada laboral: qué es el tiempo de trabajo efectivo.

Habrá de tenerse en cuenta las pausas obligatorias y voluntarias realizadas durante la jornada de forma que estas junto con el registro horario puedan determinar el tiempo efectivo de trabajo. De aquí que lo importante es que las empresas, junto con la representación legal de los trabajadores, dejen constancia de todas aquellas situaciones que puedan crear inseguridad jurídica, con parámetros medibles y evaluables.

La cuantía de las sanciones

Las empresas, pues, están obligadas a realizar el registro de la jornada laboral de sus empleados. En caso de no hacerlo, se arriesgan a recibir una sanción por parte de la inspección de trabajo.

Esta dependerá de muchos factores. En general, la transgresión de las normas de registro de jornada es una infracción grave. La sanción puede variar desde los 636 a 6.250 euros. Pero, tal y como se remarcaba, la cantidad es siempre por empresa y no por centro ni por trabajador.

Además, puede haber otro tipo de infracciones íntimamente ligadas a las normas de control horario, tanto leves como graves o muy graves.

El cumplimiento normativo es, en el control horario, como en otros ámbitos, la mejor receta para evitar problemas legales. Además, sostenerlo sobre medios actualizados es la mejor garantía para mejorar nuestra organización interna.

Nota: Este artículo fue publicado por primera vez en 2019 y actualizado a 2021 por su relevancia.