7 errores frecuentes en la gestión de nóminas
Tania Delgado explica cuáles son los errores más frecuentes en la gestión de nóminas: estructura, complementos, herramientas…
Cuando una nómina da problemas, rara vez es por un fallo de cálculo. La mayoría de los errores tienen su origen en decisiones tomadas por inercia, una mala interpretación de la normativa o una falta de comprensión real de cómo se construye una nómina.
A lo largo de este artículo repaso los 7 errores más habituales en la gestión de nóminas y las claves para prevenir incidencias, costes innecesarios y riesgos legales.
- Muchos errores en las nóminas no se deben al cálculo, sino a decisiones mal planteadas y falta de comprensión del sistema.
- La configuración incorrecta de conceptos, convenios o cotizaciones puede generar costes, incidencias y riesgos legales.
- Revisar procesos, interpretar bien la normativa y entender la nómina es clave para evitar errores que se arrastran en el tiempo.
A lo largo de mi experiencia como responsable de Recursos Humanos y formadora en materia de nóminas, he podido comprobar que muchos de los errores que se cometen son consecuencia de procesos que se repiten por inercia, decisiones que no se cuestionan y, sobre todo, una falta de comprensión real sobre cómo se construye una nómina.
COMPARTE ¿Estás cometiendo alguno de estos 7 errores en la gestión de nóminas? Tania Delgado de Recursos Laborales te lo explica.
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7 errores frecuentes en la gestión de nóminas
En Recursos Humanos, trabajamos con herramientas, software de nóminas… que nos ayudan en nuestro trabajo diario, pero hay algo muy importante que no se nos debe pasar por alto: ser conscientes en todo momento de lo que hacemos y entender por qué lo hacemos. Esto es clave para no cometer errores.
Errores que no suelen ser fáciles de corregir, que se arrastran a lo largo del tiempo y que acaban teniendo un impacto económico, generando incidencias con los trabajadores o complicando la gestión interna.
Por ello, vamos a repasar algunos de los errores más habituales que me encuentro en el día a día.
1. Estructura de la nómina mal planteada
Uno de los errores más frecuentes lo encontramos en algo tan básico como la creación de la estructura de la nómina.
Decidimos sumar al salario base complementos, como ajustes al Salario Mínimo Interprofesional, entre otros, integrándolos dentro del propio salario base. Una decisión que inicialmente puede parecer inofensiva. Pero en la práctica, esto implica que:
● Se mezclan conceptos que deberían estar diferenciados.
● Se pierde flexibilidad para ajustar la estructura salarial.
Mientras todo se mantiene estable, esto no genera conflicto, pero en cuanto hay una actualización de tablas salariales, empiezan los problemas. Ese salario base que se incrementó en su momento ya no se puede ajustar fácilmente, y la empresa se encuentra con un coste que no puede corregir sin generar conflicto.
2. El SMI: cumplir en apariencia, pero no en la práctica
Una de las prácticas más habituales en Recursos Humanos cuando se publica el nuevo Salario Mínimo Interprofesional es comprobar únicamente que todos los trabajadores alcancen la cifra bruta establecida. Sin embargo, este enfoque puede llevar a error.
El hecho de que una persona alcance un determinado importe bruto no significa necesariamente que esté cumpliendo con el SMI. Para verificarlo correctamente, es imprescindible analizar la naturaleza de los conceptos que componen la nómina y determinar cuáles computan y cuáles no.
En la práctica, esto es algo que genera muchas incidencias. De hecho, es frecuente encontrar casos en los que trabajadores con un salario bruto aparentemente superior al SMI, en realidad no lo están alcanzando correctamente, lo que implicaría la necesidad de ajustar su retribución para cumplir con el mínimo legal.
3. Complementos salariales y pluses mal distribuidos
También es frecuente encontrar errores en la distribución de determinados complementos salariales o pluses a lo largo del año. En muchos casos, se calcula correctamente su reparto entre las 14 pagas y se refleja en las nóminas mensuales, pero posteriormente no se incluyen en las pagas extraordinarias, ya estén prorrateadas o no.
El resultado es que el reparto existe “en teoría”, pero no está correctamente integrado en el sistema de pagas.
En este tipo de situaciones, el problema no suele estar en el cálculo en sí, sino en una combinación de factores:
- Falta de conocimiento sobre el funcionamiento real de la nómina.
- Una configuración incorrecta del programa.
- La ausencia de procesos de revisión que permitan detectar este tipo de errores a tiempo.
Muchos de los errores que se cometen son consecuencia de procesos que se repiten por inercia, decisiones que no se cuestionan y, sobre todo, una falta de comprensión real sobre cómo se construye una nómina.
4. El tratamiento de determinados conceptos
Hay determinados conceptos que, aunque en apariencia son sencillos, generan más problemas de los que parece, precisamente porque se tiende a simplificarlos.
El plus salarial de transporte es uno de ellos. Se trata de un complemento habitual, pero a la vez conflictivo, ya que puede ser salarial o extrasalarial según cómo esté definido. Esta diferencia es clave, porque condiciona su tratamiento en situaciones como las reducciones de jornada.
Sin embargo, en la práctica no siempre se hace esta distinción. En muchos casos se aplica un mismo criterio sin analizar la naturaleza del concepto, lo que da lugar a errores que pueden perjudicar económicamente a las personas trabajadoras y mantenerse en el tiempo sin ser detectados.
5. Cotización por ocupaciones: un aspecto frecuentemente ignorado
Si hay un aspecto que suele pasar desapercibido y que, sin embargo, tiene un impacto muy relevante, es el de la cotización por Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional.
En este punto no solo influye la actividad de la empresa, sino también el puesto concreto de la persona trabajadora, ya que puede modificar el porcentaje de cotización aplicable. No basta, por tanto, con aplicar el tipo general de la empresa, se deben conocer las letras de las ocupaciones.
En la práctica, este es un aspecto que muchas veces no se revisa, lo que puede provocar que se cotice de más, asumiendo un coste innecesario, o que se cotice de menos, lo que resulta más grave. En caso de tener una inspección o un accidente laboral, se revisará si la cotización era correcta, y las consecuencias pueden ser muy graves.
6. Pagas extraordinarias y la importancia del convenio colectivo
Otro aspecto que suele tratarse con demasiada ligereza es el prorrateo de las pagas extraordinarias.
En muchas ocasiones, la decisión de prorratear las pagas extraordinarias se hace por comodidad, sin embargo, existen convenios colectivos que lo prohíben expresamente, y en esos casos, aunque exista acuerdo entre las partes, no debe realizarse.
Cuando esto ocurre, la persona trabajadora, además de reclamar el cambio de modalidad de pago, puede solicitar de nuevo el abono de las cantidades que se hayan pagado de forma incorrecta con anterioridad, lo que puede suponer un impacto económico relevante para la empresa.
La sentencia del Tribunal Supremo de 8 de febrero de 2021, y la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Canarias 241/2024, de 22 de febrero de 2024 (rec. 1451/2023), refuerzan la importancia de respetar lo establecido en el convenio colectivo.
7. Complementos de las Incapacidades Temporales
Y, por último, uno de los errores que más suelo encontrar cuando reviso nóminas con incapacidad temporal es respecto a los complementos que reconocen los convenios colectivos.
El cálculo de las prestaciones suele estar bien realizado por los programas de nóminas, ya que si las bases están bien informadas y el programa está bien configurado no suele haber errores. Donde realmente aparecen los problemas es en la aplicación del complemento establecido en convenio.
Esto ocurre porque debemos leer, interpretar y parametrizar el programa de forma correcta el complemento y es fácil que en algún punto podamos cometer un fallo.
El error más habitual es centrarse exclusivamente en el porcentaje a complementar, sin detenerse a analizar lo que nos dice el convenio que se complemente. En algunos casos, los convenios nos hablan de complementar base reguladora, en otros sobre el salario base y, en otros, sobre el salario total y esta diferencia es la que marca que el resultado final sea correcto o no.
Cómo reducir los errores en la gestión de nóminas
Existen dos factores fundamentales para reducir errores y trabajar con mayor seguridad.
Por un lado, contar con un software de nóminas fiable y bien configurado, que permita gestionar los procesos de forma adecuada y adaptarse correctamente a la normativa vigente.
Pero, sobre todo, disponer de una formación que vaya más allá de la teoría y que permita entender cómo se estructura realmente una nómina, cómo se interpretan los convenios y cuál es el impacto que puede conllevar cada decisión.
La combinación de ambas cosas es lo que permite realizar una gestión laboral más eficiente y segura.
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