6 recomendaciones para gestionar tu negocio sin papeleo

Aunque a priori pueda parecer algo complicado, gestionar un negocio sin papeleo y sin la carga administrativa que ello conlleva es posible. Además, el aumento del teletrabajo o trabajo en remoto hace más que recomendable evitar ese “papeleo” tan innecesario.

• En este artículo puedes encontrar algunas recomendaciones que pueden ayudarte a conseguirlo.
• Por ejemplo, la tecnología puede ayudarte, como es el caso de la firma online, la factura electrónica o una solución de contabilidad y facturación en la nube.

Cada año, se consumen en torno a 85 millones de toneladas de papel en todo el mundo. Si eres nuevo en el mundo de la empresa, es posible que lo hayas notado: el papel parece ser el motor de los negocios. ¡Hay documentos por todas partes! Y lidiar con ellos puede resultar complicado y agotador.

A ello hay que sumarle las demás tareas administrativas que antes se hacían en papel y que ahora hacemos con el ordenador (por ejemplo, actualizar las hojas de cálculo). Es algo que lleva tiempo y que resulta más bien aburrido; tiempo y energía que gastas en lugar de dedicarlos a desarrollar tu negocio.

Pero no tiene por qué ser así.

Cómo gestionar tu negocio con una solución en la nube

Mejorar la organización y automatizar tareas puede reducir considerablemente la carga de trabajo. Esto se traduce en más tiempo para ser tu propio jefe, para hacer lo que te gusta y para trabajar de la forma en que quieres trabajar.

Además, a ello se une la digitalización cada vez más frecuente de algunos procesos con la administración pública, que están marcando el final de la oficina basada en papeles.

Por todo ello no tiene mucho sentido seguir usando papel para otra cosa que no sea tomar notas a mano.

Algunos ejemplos de éxito

Una forma de reducir el papeleo y las pesadas tareas administrativas es cambiar radicalmente los métodos de gestión.

No te inquietes, no es demasiado complicado. La nube nos permite acceder a la tecnología desde cualquier lugar y a través de cualquier dispositivo, desde nuestros portátiles hasta los teléfonos que llevamos siempre con nosotros.

En resumen, mediante la contabilidad en la nube podrás llevar a cabo muchas tareas administrativas de forma instantánea y puntual en lugar de dejar que se acumulen en una pila de trabajo futuro.

Aquí tienes un ejemplo de cómo ha funcionado esto en la vida real para dos empresas orientadas a la gestión por móvil.

De Penny Price Aromatherapy a Aborwood Tree Care

“Cuando vistamos a nuestros clientes o hacemos alguna demostración, podemos enviarles una copia de su factura desde cualquier lugar, de inmediato”, afirma Ellie Dunmore, directora general de Penny Price Aromatherapy. “Ya no tenemos que registrar de nuevo la información al volver a la oficina, lo cual provocaba retrasos”.

Doug Burton, de Aborwood Tree Care, añade: “Es muy sencillo: un par de clics bastan para convertir un presupuesto en una factura. Y puedes enviársela al cliente incluso antes de salir de sus oficinas”.

Seis formas de organizarse y reducir el papeleo

A continuación, encontrarás algunas recomendaciones para evitar el papeleo y la carga administrativa en el día a día de la empresa que servirán para mejorar la organización de tu negocio.

1.    Hazte con un lector de tarjetas

Si tu trabajo implica el contacto directo con los clientes, el uso de un lector de tarjetas te permitirá aceptar pagos de forma rápida. Esto activará el flujo de caja y te ahorrarás tener que perseguir a los clientes.

• Además, reduce las montañas de papel porque, aunque sigue siendo necesario emitir una factura o un recibo, estas tareas se pueden gestionar en el mismo proceso de aceptación del pago por parte del proveedor.
• Por lo general, se hacen de forma electrónica, directamente a una dirección de correo electrónico o a un número de teléfono (vía SMS).

2.    Emite facturas electrónicas

Muchas aplicaciones de contabilidad actuales te permiten integrar un botón para que el receptor de la factura la pueda pagar online. Como poco, se obtiene un considerable ahorro de papel de ida y vuelta.

• El software de contabilidad y facturación moderno ofrece incluso funciones de seguimiento, de manera que puedas saber si una factura ha sido abierta.
• Ningún cliente podrá volver a usar la excusa de no haber recibido tu factura porque dispondrás de pruebas para demostrar que le llegó.

3.    Usa aplicaciones para registrar el kilometraje

Si tienes que conducir para hacer tu trabajo, es posible que puedas solicitar deducciones por los gastos de desplazamiento.

• Si es así, puedes usar aplicaciones para hacer un seguimiento del kilometraje.
• Son soluciones que facilitan enormemente el control de las distancias recorridas y es mucho más precisa que anotarlo todo a mano. ¡Cada kilómetro cuenta!

4.    Pásate a la facturación sin papel

Es muy sencillo. Hoy en día, la mayoría de las grandes compañías optan por emitir sus facturas sin necesidad de envíos postales. En vez de eso, te envían un recordatorio para que revises tu cuenta online.

• Las empresas de servicios públicos, ayuntamientos y muchos otros están muy a favor de este método.
• Basta iniciar sesión o revisar el historial de correo electrónico para acceder a todas las facturas de forma rápida y sencilla.

5.    Usa una tablet

Por supuesto, no tiene por qué tratarse de un iPad; hay muchas tablets disponibles en el mercado a precios asequibles. El objetivo es poder ver en la tablet los documentos largos que descargas en formato PDF sin tener que imprimirlos en papel.

• Esto resulta especialmente útil con documentos como manuales de usuario, libros electrónicos, documentación de cursos, formularios oficiales, etc.
• Asegúrate también de instalar la app móvil de tu software de contabilidad y facturación para obtener fácil acceso a las finanzas de tu empresa allí donde te encuentres.

6.    Utiliza la firma electrónica

Aunque todavía existe la obligación legal de firmar muchos documentos, en muchos países ya es posible firmar de forma digital.

• Por ejemplo, si tu asesor o despacho ha preparado tu declaración de la Renta seguramente le será mucho más cómodo que tengas la opción de hacer clic y escribir tu nombre en algunos campos de un formulario oficial.
• Habla con un experto sobre la posibilidad de implementar la firma electrónica en tu negocio.

Conclusión: menos papel da pie a una mejor gestión empresarial

Ha llevado algo de tiempo, pero ahora podemos afirmar sin lugar a duda que una empresa sin papel no solo es posible, sino imprescindible (sobre todo en estos momentos en el que el teletrabajo o trabajo en remoto está en auge).

Integrar la tecnología más avanzada en tu empresa es algo que te debes a ti mismo y a tu futuro desarrollo empresarial. Puede ser un factor decisivo, porque si tus competidores adoptan la tecnología, tú también tendrás que hacerlo o te arriesgas a quedarte atrás.

Así que, ¡recuerda! Si estás empezando un negocio o si tu empresa no tiene mucho tiempo, es recomendable adquirir buenos hábitos desde el principio.