Estas son las claves en el cierre de facturación anual

La llegada de la Navidad también implica que el cierre de facturación anual está a la vuelta de la esquina. Los plazos no son muy flexibles y la planificación es esencial para cumplir con las fechas que marca la Administración sin agobios. Te contamos las claves para hacerlo de la manera correcta y en qué casos puedes tener algún margen de elección.

• Las fechas de emisión de las facturas siguen unas normas obligatorias.
• No se pueden modificar las fechas, pero sí planificar cuándo se producirán algunas operaciones.

Al final del año, es hora de ir planificando el cierre del ejercicio y eso afecta a diversos aspectos de la gestión del negocio. Uno de ellos se refiere al cierre de facturación y el control de su impacto en los resultados empresariales.

En este aspecto, la flexibilidad es bastante reducida. Las facturas han de emitirse en tiempo y forma y los impuestos se devengan cuando marca la ley. Por tanto, si quieres tener margen para elegir, en aquellos casos en los que sea posible, tienes que pensar en modificar tu conducta antes de facturar.

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Los plazos de facturación

El reglamento de facturación establece que las facturas deben expedirse en el momento en que se efectúe la operación. Para las ventas o servicios prestados a particulares este criterio es inalterable. Sin embargo, hay algunas excepciones:

• Si el destinatario es un empresario o profesional* y actúa como tal, tienes hasta el 16 del mes siguiente al del devengo del IVA. Lo habitual es que el devengo del IVA se produzca en el momento de la entrega del bien o la prestación del servicio. Así, por ejemplo, si entregas un pedido el día 25 de noviembre, tendrás hasta el día 16 de diciembre.
• En determinadas entregas intracomunitarias de bienes de tipo esporádico se produce uno de los casos en los que hay reglas especiales en torno a la fecha de devengo. El reglamento de facturación recoge que la fecha para expedir la factura no toma como referencia el devengo en sí. En su lugar, señala que tienes de plazo hasta el día 16 del mes siguiente a que se haya iniciado la expedición o transporte del bien con destino al adquirente.
• Cuando estás acogido al IVA de caja, los plazos son semejantes. Con los particulares, también deberás facturar al momento.

* En el caso de que el destinatario de la factura sea un empresario o profesional hay una pequeña diferencia. Se toma como referencia el día 16 del mes siguiente al de la realización de la operación y no el 16 del mes siguiente al del devengo. Hay que recordar que, en este régimen, lo normal es que el IVA se devengue cuando se cobra, no cuando se entrega el bien o se presta el servicio.  

Efectos del cierre de facturación

El cierre de facturación afecta a diversos aspectos:

• Facturar en un ejercicio o en el siguiente modificará la cifra de negocios y, por tanto, el resultado contable.
• El resultado contable incide en la base imponible del impuesto sobre sociedades y, en los autónomos, en el rendimiento de actividades económicas del IRPF.
• También influye en si el IVA repercutido entra en la declaración de IVA de un período o del siguiente.
• En algunas declaraciones informativas, como el modelo 347, una factura puede hacer que superes o no el límite del ejercicio para informar sobre un sujeto.

Las fechas de las facturas pueden tener repercusiones fiscales y contables, pero no puedes moverlas a tu antojo.

¿Se puede elegir si una factura entra en el cierre contable?

Puede interesarte que una factura caiga en un cierre contable o fiscal anterior o posterior. Recuerda que, aunque haya alguna excepción, en la mayoría de los casos, coinciden la fecha de realización de la operación, la del devengo contable y la del devengo de impuestos. 

Casos en los que mover la fecha de una factura supone un incentivo

Veamos algunos ejemplos de casos en los que puede haber cierto beneficio fiscal o contable para mover la fecha de una factura:

• Quieres que una factura emitida entre en el ejercicio contable siguiente para que este ejercicio no entre en el resultado contable ni en la base imponible del impuesto sobre sociedades.
• En el IVA, puede interesarte retrasar la fecha de emisión de una factura para que caiga en el año siguiente. La razón puede ser que hayas tenido más IVA deducible que soportado y que tu modelo 303 sea trimestral. En ese caso, en la última liquidación del año puedes solicitar una devolución.
  • Si una factura entra en ese período, podría hacer que esa devolución disminuya o, incluso, que tengas que hacer un ingreso. 
  • Si entra en el período siguiente, ganarás una financiación durante tres meses.
• De todos modos, en cualquier otro caso, suele haber un cierto incentivo en retrasar facturas emitidas para pagar más tarde el IVA. Imagina, por ejemplo, que tienes una liquidación mensual y que la cuota te da a pagar. Si puedes desplazar la fecha a otro mes o año, conseguirías retrasar el pago del IVA.
• A veces, puede interesarte que una factura o grupo de ellas entre en un ejercicio o en otro para que el resultado contable te permita ofrecer una determinada visión de la evolución de la empresa.

La planificación antes de realizar una operación

Imagina que tienes uno o varios pedidos importantes en previsión y que tienes cierto margen para moverlos hacia un cierre contable y fiscal o al siguiente. La clave estará, normalmente, en cuándo realizas la entrega del bien o la prestación del servicio. 

Entonces, lo normal será que analices toda la información contable, fiscal, financiera y comercial. Con ella, podrás estudiar si te conviene que una operación entre en un año o en el siguiente. Podrás hablar con tu cliente, ofrecerle unas condiciones y, si llegáis a un acuerdo, realizarás la operación en el momento conveniente.

En este caso, la clave está en manejar toda la información. De poco te sirve retrasar una factura si con ello vas a perder un cliente o vas a transmitir un mal resultado en tus cuentas. 

Te conviene contar con herramientas que, como Sage 50, tengan un enfoque integral que te permita analizar todos los puntos importantes para tu decisión. 

La manipulación de la fecha de expedición de las facturas

Puede que tengas la tentación de hacer un simple cambio de fecha para que una factura entre en un ejercicio u otro. Obviamente, no deberías hacerlo, ya que hay unas normas estrictas que definen cuándo y cómo facturar.

Además, puede haber otro problema. Si ya pusiste una fecha, el nuevo software antifraude, delatará que has manipulado tus facturas. Quedará un rastro informático del cambio que has realizado sin justificación jurídica.

Por tanto, un buen cierre de facturación y contable requiere una labor previa de planificación. Algunas veces, tendrás que anticiparte meses o, incluso, años para estudiar una operación antes de realizarla.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2024 por su relevancia.