¿Por qué la fecha de emisión de una factura es clave para tu contabilidad?

La fecha de emisión de una factura es un dato importante que debe ser registrado correctamente para cumplir con las obligaciones fiscales y contables.

• No hay que olvidar que la fecha de emisión forma parte del contenido de las facturas.
• Para entender el recorrido que hacen los clientes es muy importante seguir las fechas en las que sucede cada acción.

La fecha de emisión de una factura es uno de esos detalles que tiene más importancia de la que aparenta. Comprenderla bien es, de hecho, un requisito para tener las cuentas y los impuestos en orden.

En realidad no se trata solo de cumplir con una obligación de facturación o, por extensión, del IVA. Todo en la contabilidad y los impuestos debe cuadrar en el momento adecuado. De lo contrario, podrías mover tus ingresos, gastos y tus deudas tributarias al momento que deseases y la realidad no es así.

¿En qué momento hay que emitir una factura?

El reglamento te da cuatro posibles casos que marcan la fecha de emisión de una factura:

• En general, en el momento de realizarse la operación. Es lo típico cuando el destinatario es un particular que recibe una factura simplificada, lo que llamamos coloquialmente el tique.
• Si el destinatario es otro empresario o profesional que actúa como tal, entonces el plazo se extiende hasta el día 16 del mes siguiente al del devengo del IVA. Recuerda que lo más habitual es que el IVA se devengue cuando se pongan los bienes a disposición del adquirente o se preste el servicio.
• En determinadas entregas intracomunitarias, el plazo llega hasta el 16 del mes siguiente a haberse iniciado la expedición o el transporte con destino al adquirente.
• Para los sujetos al régimen de caja del IVA, las reglas son bastante parecidas. La norma general también es facturar en el momento de realizar la operación. No obstante, cuando el destinatario es empresario o profesional, tienes hasta el día 16 del mes siguiente a la realización de la operación. En este caso, no importa si el IVA se ha devengado antes o después.

Además, ten en cuenta que la fecha de expedición es uno de los elementos del contenido obligatorio de las facturas. No puede faltar ni en una factura completa ni en una simplificada.

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La contabilidad y la fecha de emisión de una factura

El momento de registrar un ingreso por ventas o prestaciones de servicios viene marcado por la transferencia del control. Este criterio es, a grandes rasgos, semejante al que, en general, se emplea en la facturación. No obstante, puede haber pequeñas diferencias:

• Cuando tu cliente es un empresario o profesional, dispones hasta el 16 del mes siguiente para emitirle la factura. Sin embargo, si ya has transferido el control del bien o el servicio, tendrá que quedar registrado en tus cuentas de esa fecha. Ello no quiere decir que, si no tienes los datos, tengas que hacer el asiento el mismo día. Puedes esperar a contar con la factura, pero la fecha del asiento puede no coincidir con la de emisión de la factura.
• Si estás acogido al régimen de caja del IVA y tienes una operación con pago aplazado, se retrasa el devengo del impuesto, pero no la factura. Debes emitirla antes del 16 del mes siguiente a la realización de la operación. Y te pasará lo mismo que en el caso general. Aunque tengas esos días para emitir la factura, la fecha del asiento contable será la de la transferencia del control.

La repercusión fiscal de la fecha de emisión de una factura

En principio, puede parecer que situar unos días antes o después una factura puede tener poca importancia. Sin embargo, eso puede hacer variar el período en el que una operación afecta a un impuesto.

En general, en el IRPF y el Impuesto sobre Sociedades, la regla habitual sería seguir el criterio contable con las variaciones que marcan las normas de estos tributos. Como hemos visto, la contabilidad marca una fecha para reconocer el ingreso semejante a la de facturación, pero ambas no son idénticas.

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Es por ello por lo que el reglamento que regula las obligaciones de facturación obliga a señalar tres fechas en cada factura:

• La fecha de expedición, también llamada fecha de emisión.
• El día en que se han efectuado las operaciones. Por lo general, suele ser la fecha en la que se ha transferido el control de los bienes o servicios. Por tanto, suele marcar en qué período entra para la liquidación del IRPF o sociedades.
• La fecha de realización del pago anticipado. Esto es importante en el IVA, ya que, si cobras por adelantado, en ese momento se devenga el IVA.

La importancia del dato en la toma de decisiones

Todas esas fechas antes citadas tienen una repercusión que trasciende la importancia del cumplimiento de una obligación fiscal o mercantil. Más allá de eso, junto con otras, como la de vencimiento o la de cobro efectivo, sitúan datos clave sobre el calendario de las operaciones. 

Con las técnicas modernas de análisis puedes cruzar muchos datos. Puedes saber, por ejemplo, qué perfiles te han comprado en una fecha o cuánto tardan en pagarte.

Por eso, hoy cobra un sentido especial disponer de herramientas que, como Sage 50, integran la información contable con la gestión comercial.

Tener bien anotadas todas las fechas ayuda, por tanto, a comprender todo el recorrido del cliente. Las que aporta la facturación, además, te sirven para controlar mejor tus cuentas, impuestos y tesorería.