En ocasiones nos enfrentamos a problemas que pueden ser resueltos de diferentes maneras y terminamos tomando una decisión ineficaz al no utilizar un método objetivo que nos permita estudiar sus efectos. Para evitarlo, podemos utilizar el modelo de Richard Wallen junto a la matriz de criterios.
Esto supone que actuaremos de forma ordenada y sin abandonar ninguna alternativa a priori, enfrentando a todas las existentes a los mismos requisitos que definirán su efectividad.
Los siete pasos del método de Richard Wallen
La matriz de criterios es una herramienta, y el modelo de Richard Wallen es uno de los métodos en los que podemos encuadrarla. Con esto quiero dejar claro que las herramientas no valen de nada sin una correcta planificación y una estrategia. Así, nos encontramos con siete pasos básicos:
- Define el problema: no es posible debatir sobre las soluciones si no hemos localizado todas las ramificaciones del problema. En este aspecto debemos tener en cuenta que el problema no se puede estudiar de forma aislada sin atender a su origen. En la mayoría de los casos, la solución la encontraremos en esta misma fase.
- Localiza las alternativas: mediante el debate, Brainstormings, sesiones de Sinéctica o cualquier otro método, la empresa necesita obtener el mayor número de alternativas posibles. Es importante que esta labora no recaiga en una sola persona, con el fin de aprovechar las capacidades del pensamiento individual de los miembros del grupo.
- Evalúa las soluciones: Ahora llegamos al punto donde entraría la matriz de criterios, que además podemos fusionar con la técnica 6/6 u otros métodos de toma de decisiones.
- Elige las mejores soluciones: con un método, podremos saber de forma clara qué soluciones son más efectivas y por tanto, podremos seleccionar de forma objetiva y minimizando la posibilidad de error.
- Crea un plan de acción: una vez definido el problema y obtenidas las mejores soluciones, hay que crear un plan de acción en el que se prevea cómo se van a introducir los cambios en la organización, marcando plazos y necesidades para su correcta implantación.
- Ejecuta: lleva a cabo el plan de forma cuidadosa. Plantéate la supervisión como un paso necesario para que las soluciones sean efectivas.
- Evalúa: Aplica mecanismos de control y redefine los problemas si se observan nuevas deficiencias. Estamos creando un proceso de mejora y esto nunca termina.
Matriz de criterios
En los pasos tres y cuatro, la empresa se enfrenta a la necesidad de priorizar y catalogar las alternativas con las que podríamos solucionar un problema. Para lograrlo, debemos establecer los criterios que deberían cumplir las soluciones para encajar con los objetivos organizacionales.
Estos criterios varían según el problema, la situación coyuntural o la naturaleza de la propia empresa. Estos pueden descubrirse mediante debates internos y aunque no existe un número ideal, hay que tener en cuenta que a más criterios, más tiempo necesitaremos para analizar las alternativas.
Una vez con los criterios y las alternativas, se introducen en una matriz de forma que las columnas estén formadas por las diferentes soluciones propuestas y en filas, por los requisitos preestablecidos que deben cumplirse. Como anotación, me gustaría sugerir que las alternativas se presenten de forma resumida en el cuadro, adjuntando un anexo donde se explique cada una de ellas de forma clara.
El plan es repartir la matriz entre los diferentes responsables o personas involucradas en la resolución, para que hagan una valoración individual. Marcarán con un símbolo «+» aquellos criterios que son satisfechos por cada solución y con un «-» los que no. Además, en el anexo se puede introducir un apartado que permita que todos puedan añadir sus sugerencias para mejorar la propuesta.
Una vez hecho esto, los miembros ordenan las alternativas según el número de «+» obtenido en la matriz y se ponen en común. El moderador debería contar con estas puntuaciones antes de este momento, para poder definir los puntos en común y las alternativas que tienen mayor consenso, pero también para detectar criterios discordantes que puedan llevarnos a un debate específico.
Se abre un periodo de sugerencias antes de descartar el resto de propuestas con el fin de no abandonar cambios que puedan modificar notablemente los resultados de su aplicación. Luego, nos centraremos en las alternativas que mejor cumplen con los criterios y de qué forma, ya que algunas propuestas con más votos pueden fallar en un criterio concreto como la «viabilidad económica», por lo que son impracticables.
Aquí estamos ante uno de los fallos del método y es que todos los criterios tienen el mismo peso. Aún así, se complementa con un debate que en ocasiones puede ser más enriquecedor que la fórmula que hemos planteado en otras ocasiones. Se concretará cuáles se aplicarán y qué inconvenientes no recogidos en los criterios podrían combatirse en el plan de acción.
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