Optimiza tus operaciones comerciales: Cómo crear informes de ventas

Las ventas son la columna vertebral de un negocio, descubre cómo crear un informe de ventas realmente útil que te ayude a mejorar el rendimiento de tu equipo comercial.

• Gestionar un equipo de ventas exitoso requiere de algo más que talento y esfuerzo: necesitarás datos precisos que faciliten la toma de decisiones para optimizar tu estrategia comercial. 
• Un informe de ventas detallado y bien estructurado te permitirá detectar posibles ineficiencias y aprovechar mejor las oportunidades para impulsar el crecimiento del negocio. 

En un entorno empresarial donde la precisión y la rapidez son cada vez más relevantes, los informes de ventas se convierten en una herramienta indispensable para mejorar el rendimiento. Un buen reporte no solo te ofrecerá una visión clara del estado de las operaciones comerciales, también te permitirá identificar oportunidades de mejora y optimizar tus estrategias de ventas. 

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¿Qué debe incluir un informe de ventas?

En general, un informe de ventas debe incluir:

• Ingresos de ventas. Ya sean semanales o mensuales, estos datos muestran las ganancias que han generado las ventas, esencial para evaluar el rendimiento a corto plazo y detectar tendencias. 
• Número de llamadas realizadas. Son todas las llamadas a clientes o prospectos, una muestra del esfuerzo del equipo comercial, sobre todo cuando el contacto telefónico es una parte crucial del proceso de venta.
• Visitas comerciales. El número de reuniones o visitas realizadas a clientes potenciales o actuales brinda una imagen precisa del nivel de interacción directa o el seguimiento a las oportunidades de venta.
• Tasa de conversión de oportunidades. Refleja el porcentaje de oportunidades que se convierten en ventas reales, por lo que es un indicador básico para evaluar la efectividad del equipo comercial. 
• Valor promedio de pedido. Representa la cantidad media que gastan los usuarios en cada transacción, por lo que indica si el equipo comercial logra maximizar el valor por cliente.
• Ciclo de ventas medio. Se refiere al tiempo que transcurre desde que se inicia una oportunidad hasta que se cierra una venta. Obviamente, un ciclo más corto suele reflejar un proceso de ventas eficiente.
• Clientes recurrentes. Cuenta los clientes que vuelven a comprar, por lo que es un indicador de fidelidad y satisfacción con el producto o servicio brindado.
• Tasa de abandono. Es el porcentaje de clientes que dejan de comprar o prescinden de los servicios en un período determinado, por lo que es fundamental para la salud del negocio.
• Margen de beneficio bruto. Indica el porcentaje de ingresos tras restar los costos directos, por lo que permite conocer cuán rentables son realmente las ventas.
• Cuota de mercado. Refleja la fracción de ventas que tiene la empresa de todo el mercado disponible, un dato útil para determinar su competitividad.

Tipos de informe de ventas

Existen diferentes tipos de informes de ventas, por lo que los elementos que incorporan dependerán en gran medida de la información a evaluar. 

• Un resumen de ventas destinado a visualizar el crecimiento y evolución de las mismas.
• Un informe de ganancias y pérdidas más enfocado en analizar el número de clientes ganados y perdidos.
• Un informe de contactos en el que se exploren nuevas oportunidades. 
• Tiempo medio del ciclo del cliente, desde que se entra en contacto con un cliente hasta que se cierra la venta.
• Número de ventas de cada vendedor, en función del mes, el trimestre o el año.

¿Cómo crear un informe de ventas?

Si quieres mantenerte al tanto de la productividad de tu equipo comercial, lo ideal es realizar un informe de ventas semanal. Así podrás detectar inmediatamente las situaciones a corregir para evitar la pérdida de clientes y podrás alcanzar tus objetivos de ventas. No es tan difícil como parece.

Los agentes de venta son una figura clave en la mayoría de las empresas. Solo las prácticas de upselling y cross-selling que realizan más de la mitad de ellos en su día a día aportan el 42% de los ingresos del negocio, según HubSpot.

Para crear un informe de ventas deberás seguir los siguientes pasos:

• Recopilar y unificar los datos comerciales.
• Representar de manera gráfica los resultados.

Te lo explicamos en más detalle.

Recopila y unifica los datos comerciales

Para crear un informe de ventas, lo primero que debes hacer es determinar su objetivo principal y el periodo de tiempo que evaluarás (semanal, mensual, trimestral o anual). Si los datos provienen de diferentes fuentes y canales de venta, tendrás que unificarlos para que el documento brinde una panorámica más realista. 

Contar con métricas estandarizadas también facilitará los cálculos y las comparaciones entre períodos. De hecho, programas como Sage Active te ayudarán a centralizar la información para que puedas administrar fácilmente los procesos contables, de ventas y compras con una solución “todo en uno”.

Si se trata de un informe de ventas semanal, por ejemplo, incluye los datos de cada vendedor en una tabla de Excel, desglosando sus resultados diarios. No olvides añadir el “Total de ingresos semanales” y la “Previsión de ventas semanal”.

Además de los ingresos, podrías incluir otros indicadores relevantes, como el número de visitas comerciales, las llamadas realizadas o las tasas de fidelización y retención de clientes. O sea, todo aquello que brinde una visión más completa del desempeño del equipo comercial. 

Representa de manera gráfica los resultados

1. Selecciona todos los datos e inserta el gráfico que prefieras, aunque el formato de columnas suele ser más comprensible a nivel visual. 
2. Para una mayor claridad, se recomienda agrupar las ventas semanales de cada agente en el eje X, volviendo a seleccionar los datos e invirtiendo los ejes. 
3. Por último, selecciona las “Previsiones de ventas” y represéntalas como una línea para visualizar mejor los resultados. También puedes añadir el valor numérico a la previsión de ventas de cada uno de los agentes comerciales.

Si incluyes las ventas de la semana anterior, a modo de comparación, podrás analizar mejor la evolución de cada comercial y comprobar si han cumplido con los objetivos marcados.

En resumen, el informe de ventas es mucho más que una recopilación de datos. Es una herramienta de valor estratégico para visualizar el rendimiento del equipo, identificar tendencias de mercado y ajustar las estrategias comerciales prácticamente en tiempo real. 

La información que proporciona también te permitirá mejorar la experiencia del cliente, elaborar proyecciones sobre el funcionamiento de la empresa y anticiparte a los desafíos para cimentar un crecimiento sostenible a largo plazo.