Cómo implementar un mapa de procesos en tu empresa y mejorar tu estrategia de negocio

Descubre qué puede hacer un mapa de procesos por tu empresa y qué elementos puede contener.

• Un mapa de procesos permite situar la influencia de unos sobre otros.
• El contexto actual hace aún más necesaria una visión global de los procesos.

Seguro que alguna vez te has sentido perdido en algún lugar y has echado en falta un plano que te permita saber por dónde dirigirte. Es también probable que hayas pensado que lo mejor hubiese sido haberlo tenido preparado antes de partir a tu destino. Pues ese papel, en las empresas, puede cumplirlo un buen mapa de procesos.

Con él, conseguirás mejorar muchos aspectos de la gestión de tu negocio y adquirir y transmitir un mayor conocimiento sobre la empresa. Pertenece a esa clase de documentos que, al mismo tiempo, guían al equipo humano y señalizan a terceros que entiendes tus procesos en profundidad.

¿Qué es un mapa de procesos?

Constituye una representación gráfica del papel de los distintos procesos de tu negocio. En ella, se incluyen y categorizan todos y se vinculan unos a otros en función de sus relaciones.

Por tanto, es una herramienta con dos posibilidades:

• Una síntesis visual de cómo fluyen las actividades de un negocio organizadas en procesos. De un solo vistazo, puedes conformarte una idea de cómo se trabaja en la empresa e intuir fortalezas y debilidades en su estructura.
• Un elemento de análisis que permite indagar en los factores organizativos de la empresa. Detrás de cada relación entre procesos puede haber un enorme conjunto de matices que pueden medirse de diferentes formas. El mapa de procesos te servirá como punto de partida para buscar respuestas.

¿Qué puede incluir un mapa de procesos?

Aunque puede elaborarse de distintas formas, suele contener algunos elementos:

• Identificación de cada uno de los procesos. Esto supone agrupar las actividades que van orientadas a unos mismos objetivos y nombrarlas con una denominación conjunta. Exige un esfuerzo de delimitación para saber dónde comienza y termina cada proceso.
• Descripción de los procesos. Es útil vincular el mapa a fichas donde indiques los aspectos más importantes de cada uno de ellos: en qué consiste, para qué sirve, qué medios emplea, cómo comienza, cómo termina, cómo se mide…
• Clasificación de los procesos. Implica categorizar cada uno de ellos conforme a algún criterio que permita organizar mejor la representación del mapa.
• Relación entre los procesos. Con ello, buscarás determinar cómo afectan unos a otros. Suele representarse mediante flechas.
• Criterios de medición de la influencia de unos procesos sobre otros. Te ayudarán para valorar los resultados obtenidos, detectar cuellos de botella en unos procesos que perjudiquen a otros y para proponer medidas de corrección. 

Un mapa de procesos es una herramienta flexible que puede incrementar la calidad de la gestión y la credibilidad frente a terceros.

¿Cómo se pueden clasificar los procesos?

En general, salvo que debas incorporar a algún documento un mapa de procesos normalizado, no hay reglas escritas. Sin embargo, suele ser habitual distinguir entre:

• Procesos estratégicos, que están ligados a la dirección. Son los que contribuyen a generar planes de actuación ante distintos entornos. En algunos casos se incluyen y en otros se desgajan de esta categoría los procesos de evaluación.
• Procesos clave o procesos operativos. Están ligados a la actividad principal de la empresa, a la producción de los bienes y servicios.
• Procesos de apoyo o soporte. Se orientan a la realización de labores que permitan que los procesos operativos fluyan y tengan a punto los recursos que necesitan.

¿Qué aportan los mapas de procesos a las empresas?

Los objetivos de los mapas de proceso pueden ser múltiples. Destacan los siguientes:

• Mejorar la planificación. Suponen, en definitiva, una actividad en la que hay que ver cómo encajan todas las piezas. Se visualiza de forma organizada toda la actividad de la empresa y pueden fluir ideas para su correcta orientación.
• Perfeccionar el control. Gracias al mapa de procesos, puedes matizar mejor las causas de logros y fracasos. Te ayuda, por ejemplo, a seguir la pista de los procesos que más hacen por mover el negocio y de dónde aparecen cuellos de botella.
• Generar implicación del personal. Cada empleado obtiene una versión gráfica de cómo quedan sus actividades en el conjunto. Se comprenden mejor las relaciones y cómo la labor de cada uno da sentido a la de todos.
• Incorporar los mapas de procesos a planes, documentos y presentaciones. Son un recurso que sirve tanto para promover el análisis como para resumir la argumentación. Además, en algunos casos, puede que determinados protocolos externos exijan su elaboración para contribuir a una buena gestión de la calidad.
• Incrementar la comprensión del entorno. Te puede servir para realizar simulaciones de cómo cambiarían las relaciones entre procesos en diferentes escenarios. Además, puedes incluir el efecto de los procesos externalizados y de la interacción con otras partes interesadas, en especial con los clientes.

¡TUITÉALO! ¿Quieres representar un mapa de procesos para tu empresa? ¡Toma nota de cómo y por qué debes hacerlo!

¿Por qué es tan importante una visión global?

Las interacciones entre procesos son fundamentales en el buen desarrollo de cualquier proyecto, empresarial o no. No obstante, el actual entorno empuja hacia una mayor necesidad de un enfoque integral:

• Los procesos son cada vez más complejos y dependientes de la organización interior y el entorno exterior.
• Las herramientas colaborativas hacen más probable que los esfuerzos de diferentes departamentos converjan en un mismo proceso.
• Las grandes transformaciones organizativas y tecnológicas reclaman que todos los integrantes de la empresa comprendan el conjunto de los procesos.
• Aproximarse a los procesos como conjunto es necesario para poder transmitir conocimiento del propio negocio y credibilidad frente a terceros.

Por todo ello, el mundo de los negocios actuales reclama soluciones ERP para la completa gestión del negocio que, como Sage 200, permitan administrar y controlar todas las áreas de la empresa. Así, podrás dotar del máximo sentido al mapa de procesos de tu empresa y convertirlo en una herramienta favorecedora de su crecimiento.