La facturación electrónica puede parecer un desafío para muchas empresas, pero con la información adecuada y las herramientas correctas, es posible superar todas las barreras. Este artículo te guiará a través de los principales retos y te ofrecerá consejos prácticos para que la transición sea lo más fluida posible.
- La facturación electrónica genera temor e incertidumbre, especialmente por la falta de conocimiento y la inversión en tecnología.
- Seleccionar un programa certificado y contar con un proveedor de confianza es crucial para cumplir con la normativa y asegurar la eficiencia en los procesos.
Muchas empresas empiezan a inquietarse al escuchar el concepto ‘facturación electrónica’ dada la próxima obligatoriedad recogida en la Ley Crea y Crece de cara a 2025. Y no es para menos.
Diversos informes sectoriales cifran en más de 503 millones las facturas electrónicas emitidas en 2023. Esto supone un aumento superior al 30 % en relación con 2022.
Sin embargo, se observan diferencias por el tamaño de la empresa. Mientras las grandes empresas son las líderes en facturación electrónica, en las pymes queda camino por recorrer. Es más, pese a concentrar casi un 35 % del total de los documentos emitidos, se observa una ligera disminución en su uso. Y todavía es más acentuada en las microempresas.
Y, ¿qué sucede? ¿Por qué se produce esta situación si la obligación está a la vuelta de la esquina? ¿Qué desafíos de la factura electrónica quedan? ¿Qué retos deben superar las pymes? Son muchos los que quedan por abordar. Vamos punto por punto.
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Desafíos de la factura electrónica para las pymes
Si eres una pequeña y/o mediana empresa, seguro que ya eres consciente de que debes afrontar varios retos de la de la factura electrónica importantes. Son de diferente índole: desde factores emocionales a los tecnológicos, ¿cuáles son los principales? Los podemos agrupar en varios bloques.
Sentimientos
- Pyme: la facturación eléctrica genera cierto temor porque no se conoce bien, en parte porque no se ha explicado con exactitud toda la medida. Esto crea a su vez incertidumbre de qué va a suceder y miedo ante posibles problemas con la Agencia Tributaria.
- Clientes: puede haber alguna reticencia a la factura eléctrica por parte de los clientes de pequeños negocios o servicios profesionales. Es posible que prefieran el método manual o tradicional.
Aspectos relacionados con la tecnología
Quizá sea uno de los retos de la factura electrónica más amplio porque hay que abordarlo desde diferentes vertientes:
- Tecnología: es otro de los grandes desafíos de la factura electrónica. Cuando ya se tiene un programa no se sabe con exactitud si será válido. Y, si hay que elegir alguno, surgen muchas dudas.
- Inversión: es motivo de preocupación porque muchas pymes tienen procesos manuales de facturación o poco automatizados. Disponer de un programa certificado supone un coste.
- Seguridad: es normal que tengas dudas sobre los datos de las facturas electrónicas en relación con su seguridad para preservar la información.
- Formación: las pymes también temen no saber cómo funciona el programa por falta de capacidades digitales.
- Clientes y proveedores: es otro de los retos de la factura electrónica por el uso de programas no compatibles entre sí. Esto puede derivar en retrasos en los pagos o cobros, especialmente en la gestión con proveedores.
Legales
La entrada en vigor de la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude obliga a estar al tanto de los cambios legislativos para cumplir con la norma vigente.
El software elegido debe estar autorizado por la Administración Pública para garantizar que cumple con la normativa vigente
Consejos para superar los retos de la facturación electrónica
Cada uno de los desafíos de la factura electrónica tiene solución. Te damos consejos reto por reto para que puedas solventar la situación de la mejor manera posible y sin consecuencias negativas.
Los miedos y reticencias se pasarán
El temor por utilizar la factura eléctrica desaparecerá en los primeros días, una vez se conozca cómo funciona y se tenga toda la instalación del software hecha. Además, debes tener claro que un sistema de facturación electrónica aporta transparencia fiscal y de cara a la Agencia Tributaria. Por lo tanto, no hay que tener miedo.
En cuanto a los clientes, también se acostumbrarán al igual que, al final, han adoptado otras formas de pago como tarjetas o por aplicaciones financieras, entre otros cambios.
Factores técnicos
En cuanto a la tecnología, el desafío de la factura electrónica requiere que sigas varias pautas:
- Elegir bien el programa: parece fácil. Sin embargo, es la decisión clave. Es conveniente optar por uno que esté certificado por la Administración Pública.
- Escoger bien al proveedor: busca uno de confianza y especializado en gestión empresarial para que te ayude a superar el reto de la facturación electrónica y a hacer toda la transición. Además, es preferible que tenga soporte técnico para, si tienes problemas, te dé apoyo para solventarlos. También imparten formación. Así, evitas posibles carencias que tengas en el manejo de la tecnología.
- No supone un coste extra: aunque inicialmente tener un programa sea sinónimo de coste, lo cierto es que es inversión porque, una vez instalado, agiliza todos los procesos de la gestión económica de la pyme. Se tienen garantías de que se cumple con la normativa vigente y medidas de ciberseguridad y protección de datos por las que, de otra manera, habría que pagar igualmente. Al final, es una oportunidad de que ahorres en costes.
- Inversión: el importe a abonar por el programa no tiene por qué ser elevado. Muchos proveedores permiten el pago por uso o bien ofrecen paquetes con distintos servicios y precios que se adaptan a las necesidades de cada uno.
Otras pautas para afrontar los desafíos de la factura electrónica
Ante cualquier duda que puedas tener o problema, ponte en contacto con tu asesor. Él está al tanto de toda la normativa. Es muy útil su apoyo para esta transición y afrontar los desafíos que pueda presentar la factura electrónica. Además, también están en contacto con proveedores y pueden recomendar el programa más adecuado.
Y, sobre todo, aunque todavía queda tiempo porque la factura electrónica entrará en vigor, en julio de 2025 y de forma gradual, mejor anticípate para pensar bien las decisiones y no cometer errores.
En resumen, aunque la facturación electrónica puede parecer intimidante al principio, con la preparación adecuada y el apoyo de asesores profesionales, las pymes pueden adaptarse sin problemas. La clave está en elegir bien el software y anticiparse a los cambios para evitar errores.
