Contabilidad online: Herramientas y prácticas para una gestión ágil y eficiente
La contabilidad online agiliza la gestión de las empresas y los flujos de trabajo para ganar en eficiencia en la empresa.
Los programas de contabilidad online permiten automatizar numerosas tareas para ganar en eficiencia y productividad en la empresa.
- Es importante tener el software cloud actualizado para que no se quede obsoleto ni haya problemas de compatibilidades con otras soluciones.
- Los programas de contabilidad online deben ajustarse a las necesidades de las pymes, pero también proporcionar una buena experiencia al empleado.
Estar al día en tecnología no siempre es fácil. Los avances tecnológicos se suceden en el corto plazo. Dar el paso para cambiar los equipos informáticos o programas que se emplean en la empresa es una decisión que se ve dificultada por la existencia de numerosas aplicaciones.
Todos estos factores explican que haya compañías, especialmente pymes, que todavía están utilizando tecnología obsoleta. Los datos de la encuesta realizada por Ricoh entre 1.000 empleados de oficina de siete países, incluido España, reflejan una brecha. Alrededor del 39% de los empleados consultados en este estudio apunta que su empresa se está quedando atrás en la utilización de la tecnología.
Este dato saca a la luz una situación preocupante porque no disponer de la tecnología adecuada o bien que esté obsoleta tiene numerosos inconvenientes. También puede generar problemas como sucede en la contabilidad online por no tenerla actualizada o no poder emitir facturas electrónicas con la próxima entrada en vigor de la Ley Antifraude.
En el día a día, hace que la carga administrativa sea mayor por una falta de eficiencia en el proceso. Son algunos impactos no deseados que puedes solucionar si conoces el problema, empleas herramientas adecuadas y sigues una serie de consejos.
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Uso aplicaciones de tecnología, pero aumenta mi carga administrativa. ¿Por qué?
La relación entre tecnología y cargas administrativas es directa. Uno de cada tres empleados de la encuesta de Ricoh indica que su empresa no le está proporcionando las herramientas necesarias para realizar bien su trabajo. Es más, el 77% de la plantilla opina que podría aportar más valor a la compañía si tuviera las herramientas y aplicaciones tecnológicas adecuadas.
La baja productividad es una de las primeras consecuencias de no tener el software adecuado. Esto se nota sobre todo en la contabilidad online porque, incluir los datos de una nueva factura, puede tardar más minutos de los necesarios. Este tiempo de más está detrás de un auténtico cuello de botella. Pero aún hay más efectos no deseados:
- Desánimo: no realizar el trabajo con eficiencia frustra a muchos empleados. De hecho, el 26% apunta que la calidad de los programas y de los equipos tecnológicos es uno de los principales motivos para buscar otro empleo. También dificulta atraer talento.
- Obsoleto: los programas y equipos no actualizados dejan de ser compatibles con otros por lo que ya no funcionan bien. Esto afecta a la contabilidad online. Las soluciones cloud también tienen actualizaciones.
- Antigüedad: el software y los dispositivos tecnológicos tienen una vida útil. A algunos se les deja de dar soporte por lo que ya no son operativos.
- Seguridad: un equipo o un programa tienen brechas de seguridad si no se pueden actualizar, no tienen soporte y están obsoletos. Son la puerta de entrada a vulnerabilidades hacia otras aplicaciones, incluidas las cloud, con datos sensibles de la empresa como los de la contabilidad online.
Herramientas para una contabilidad online eficiente
Todas las aplicaciones tecnológicas, incluidas las de contabilidad online, no tienen las mismas funciones. Para que el trabajo sea eficiente, es importante que te fijes en una serie de factores que te cuento a continuación:
- Soluciones de automatización: el programa debe incluir herramientas de automatización. Esto agiliza los flujos de trabajo porque, por ejemplo, es posible reutilizar cómodamente los datos de cada proveedor o cliente para no incorporarlos al registrar cada documento.
Consejos y buenas prácticas para sacarle partido a los sistemas contables en la nube
Además de elegir bien la solución de contabilidad online, es importante emplearla bien. Es clave que sigas una dinámica de trabajo para evitar acumulación de las cargas administrativas en la empresa.
Configuración
Los programas de contabilidad online también pueden ajustarse para adaptarlos a las necesidades de cada empresa. Muchos proveedores de soluciones se encargan de ello.
Registro
Es fundamental que cada factura o albarán quede registrado. Con la contabilidad en la nube, estos procesos son ágiles porque ya tienes muchos de los datos a incluir de proveedores o clientes. Solo necesitas rellenar unas casillas concretas.
Actualizaciones
No te olvides de actualizar el sistema de contabilidad online porque se incluyen mejoras en seguridad o nuevas funciones. La ventaja es que se pueden programar para que no ralenticen el trabajo durante la jornada laboral. Si no lo haces, te dará errores y perderás eficiencia.
Digital
La contabilidad online te permitirá poder recibir y enviar documentos digitalizados. Esto agiliza el flujo de trabajo.
Verificación
Aunque los procesos estén automatizados, se recomienda que hagas reconciliaciones periódicas para comprobar la exactitud de todos los registros incorporados. Y también informes periódicos para conocer el estado real de la empresa.
Seguridad
El programa de contabilidad online debe ser seguro por la sensibilidad de los datos. Esto conlleva el uso de contraseñas robustas o sistemas de autentificación adicionales, entre otras medidas. Y, por supuesto, realiza una copia de seguridad cada poco tiempo.
Firma electrónica
Te facilita realizar gestiones cloud ante entidades públicas como la Agencia Tributaria. La comunicación con ella o la presentación de declaraciones por impuestos es más fácil con la contabilidad online.
Formación
Los empleados deben saber cómo utilizarlo. La formación es vital y máxime ante actualizaciones o la incorporación de nuevas funciones.
En resumen, siguiendo estos consejos podrás manejar tu software de contabilidad online con confianza y mantener tus finanzas al día sin complicaciones. La clave está en la organización y en aprovechar al máximo las herramientas disponibles para simplificar tus tareas diarias.
¡No dejes que la contabilidad sea un obstáculo y conviértela en una aliada para tu éxito financiero!