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Los peligros de usar Excel en la gestión de ventas: Cómo evitar errores y ser más eficiente

¿Usas Excel para llevar la gestión de ventas? Descubre los principales errores en la gestión comercial y cómo subsanarlos con un CRM.

Chica al teléfono en su empresa

La primera versión de Excel vio la luz en 1985. Mucho tiempo ha pasado desde entonces y, si bien es cierto que nos ha ayudado en la gestión de ventas, a medida que la empresa crece, termina quedándose corto.

  • A medida que tu empresa crezca, los problemas con Excel se multiplicarán, desde fallos en la entrada de datos hasta hojas de cálculo desactualizadas que te hunden en el caos.
  • Un CRM puede ser la solución perfecta para evitar esos errores en la gestión comercial y llevar tu negocio al siguiente nivel con la automatización de ventas.

¿Todavía usas Excel para llevar la gestión de ventas? Quizá tengas plantillas para dar seguimiento a las ventas o proyectar las ganancias, pero en un mercado cada vez más competitivo y cambiante, estas herramientas se han quedado obsoletas y pueden generar errores en la gestión comercial, además de lastrar el potencial de tu negocio.

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Los principales problemas con Excel en la gestión de ventas

Las hojas de cálculo son una herramienta sencilla y fácil de utilizar, pero se quedan cortas apenas las empresas comienzan a crecer y los datos se multiplican

Entonces el Excel que antes te ayudaba a mantener todo bajo control, se convierte en un auténtico agujero negro que absorbe tu tiempo, recursos y energía. Y en temas de gestión de ventas, termina por no ser eficiente.

1. Mayor número de fallos

Los análisis basados en hojas de cálculo son propensos a equivocaciones, sobre todo cuando utilizas conjuntos de datos grandes y complejos

Ya sea por los despistes en la introducción manual o el uso de información obsoleta, esos errores pueden tener consecuencias graves para tu negocio y generalmente son difíciles de detectar y subsanar.

2. Brechas de seguridad

Los archivos de Excel se pueden copiar, compartir y distribuir con facilidad, lo que aumenta el riesgo de que se produzcan accesos no autorizados o filtraciones de datos si no tomas medidas de seguridad. Además, representan un desafío en términos de cumplimiento normativo ya que no garantizan las condiciones mínimas de control, trazabilidad y seguimiento.

4. Colaboración limitada

Las hojas de cálculo suelen crear silos de información ya que generalmente las generan y utilizan los mismos equipos de ventas. A la larga, puede obstaculizar el flujo de información en la empresa, dificultar la colaboración entre los diferentes departamentos e impedir desarrollar una visión global de la situación empresarial. 

Además, Excel no se integra fácilmente con otros sistemas de gestión, lo que puede generar datos fragmentados.

5. Pérdida de eficiencia

El uso de Excel en la gestión de ventas supone procesos manuales y repetitivos que afectan la eficiencia y el flujo de trabajo. 

A menudo genera tareas duplicadas y roba tiempo a los empleados, que tienen que encargarse de su mantenimiento y actualización, desviando recursos humanos de actividades empresariales más importantes. 

Automatización: La solución para la gestión de ventas y ganar eficiencia

Los problemas con Excel no solo conducen a errores en la gestión comercial, sino que incluso pueden lastrar las perspectivas de futuro de tu empresa. Por tanto, no es una herramienta que realmente te permita ahorrar tiempo o dinero. ¿Cuál es la solución? Empezar a aprovechar las ventas del CRM.

El CRM (Customer Relationship Management) es una herramienta de software diseñada para gestionar las relaciones e interacciones de una empresa con sus clientes y prospectos. Es decir: optimizar los procesos comerciales, mejorar la experiencia del cliente y centralizar toda la información relevante en un solo lugar. 

Los CRM como ForceManager van un paso más allá, ya que permiten centralizar y sincronizar toda la información de tu empresa. Integra los principales servicios de email, calendario y videollamadas, las aplicaciones de Microsoft Office 365 e incluso los ERP de contabilidad y facturación como Sage 50. 

Tendrás todo en un mismo lugar y podrás generar informes y análisis más completos, transparentes y fiables que con las hojas de cálculo de Excel.

Razones por las que un CRM puede mejorar la gestión de ventas

  1. Facilita la colaboración: centraliza la información de ventas, brindando además la oportunidad de compartir los datos en tiempo real, asignar tareas o establecer recordatorios.
  2. Automatiza los procesos de ventas: el seguimiento de clientes, el envío de correos o la generación de informes, lo que ahorra tiempo y evita errores que pueden echar por la borda oportunidades de ventas.
  3. Aumenta la eficiencia. Libera al equipo de ventas de las tareas rutinarias, le ayuda a priorizar las actividades más urgentes y le permite dar seguimiento a las oportunidades importantes en cada etapa del pipeline, lo que se traduce en un mayor número de ventas cerradas.
  4. Mejora la atención al cliente. Los equipos de ventas pueden comunicarse con los clientes de manera más ágil y efectiva gracias al CRM. También facilita un seguimiento más personalizado y proporciona una vista completa del ciclo de vida del cliente, lo que ayuda a construir relaciones más duraderas. 
  5. Respalda la toma de decisiones. Incluyen herramientas de análisis para evaluar el rendimiento del equipo, detectar oportunidades o áreas susceptibles de mejora.
  6. Crece junto a la empresa. Uno de los mayores beneficios del CRM es su escalabilidad, lo que significa que seguirá al ritmo de tu negocio. 
  7. Mayor seguridad. Permiten establecer niveles de acceso según los roles de cada empleado para evitar fugas de información e incorporan copias de seguridad automáticas para no perder información debido a un fallo técnico o humano.

A la larga, contar con un buen CRM le dará una ventaja competitiva a tu empresa. Tu equipo de ventas podrá trabajar de manera más eficiente, cerrar más ventas y ofrecer un mejor servicio a los clientes. 

Y tú podrás sentirte más tranquilo sabiendo que los datos están protegidos y actualizados, para poder tomar las decisiones más acertadas para tu negocio.