Estrategia y Gestión

Septiembre, a la vuelta de la esquina: ¿Tienes un plan de contingencia para tu pyme?

Descubre cómo poner en marcha un plan de contingencia para tu pyme protegiendo a los empleados y los clientes de tu empresa.

Descubre cómo poner en marcha un plan de contingencia para tu pyme para proteger a tus empleados y clientes.

Los riesgos crecientes de todo tipo que afrontan las empresas hacen necesario contar con un plan de contingencia. De esta forma es más fácil y rápido adaptarse a cambios turbulentos y se minimizan riesgos que puedan poner en jaque tu negocio. 

• Es importante poder adaptarse a cambios bruscos en el mercado por sucesos imprevistos (epidemias, catástrofes naturales, aranceles). La demanda de tus productos se puede ver afectada y tienes que estar preparado.
• Identificar áreas de riesgo y utilizar el análisis de datos para tomar decisiones serán fundamentales para elaborar un buen plan de contingencia.

Desastres climatológicos como la DANA que azotó Valencia, el COVID-19 o los aranceles de Trump, son situaciones que han afrontado mejor las empresas que cuentan con un plan de contingencia.

Lo primero que tienes que hacer antes de empezar a preparar tu plan de contingencia es identificar los riesgos a los que puede enfrentarse tu negocio. 

COMPARTE Las pymes, que representan el 99,8 % del tejido empresarial español, son las más rezagadas en la elaboración de planes de contingencia. ¡Empieza a preparar ahora tu plan de contingencia con esta guía!

Determinadas contingencias pueden cambiar de forma brusca las prioridades de las empresas y las de sus clientes. Por ello, preparar un plan de contingencia que considere estos cambios es una medida fundamental, no solo para planificar la recuperación, sino para afianzar la actividad a medio y largo plazo.

Contenido del post

Sage Active te ayuda a registrar y analizar los datos clave que necesitas para preparar tu plan de contingencia.

¿Qué factores debemos tener en cuenta para empezar a preparar un plan de contingencia?

• Análisis del entorno: para ello es importante tener en cuenta los siguientes puntos:
• Conocer la evolución de las pymes y las principales dificultades que enfrentan.
• Acceder a un análisis sobre las actividades más innovadoras de este tipo de empresas.
• Identificar las barreras a la hora de acceder a financiación ajena.
• Saber la situación real de las pymes españolas y de los problemas a los que deben hacer frente.

Con la información obtenida, puedes trazar un mapa mental de las principales áreas de acción a las que destinar tus recursos.

• Identificación de riesgos: se deben identificar riesgos previsibles que puedan afectar a tu empresa. Por ejemplo, catástrofes naturales, cambios geopolíticos, pandemias, interrupción de la cadena de suministro, etc.
• Análisis de riesgos: una vez definidos los riesgos, hay que analizar cómo pueden afectar a tu negocio. Para ello, para cada riesgo, debes dar respuesta a preguntas como las siguientes:
  • ¿Cómo afectará a tus empleados?
  • ¿Es necesario variar el modelo de negocio?
  • ¿Cómo afectará a la actividad comercial?
  • ¿Cómo afectará a la situación financiera?
• Análisis de datos: el análisis de datos es la pieza clave de toda planificación. A través del análisis, podrás establecer conclusiones firmes que sirvan para alinear la actuación de todas las áreas de la empresa. Aplicaciones como Sage Active te facilitan el análisis de datos de tu negocio. 
• Medidas de protección: con la información obtenida en los puntos anteriores se deben definir las medidas a tomar en el caso de que se materialicen los riesgos evaluados.

Una vez valorado el entorno e identificados los riesgos, el plan de contingencia debe calcular el impacto en la empresa y plantearse medidas de protección, preferiblemente, a corto y a largo plazo. 

Claves para diseñar un plan de contingencia para tu pyme

Todo plan de crisis necesita a una persona o un equipo a cargo. Designa a la persona encargada de llevar a cabo las estrategias. Esta se ocupará, entre otras funciones, de gestionar el rol de cada área en el caso de una emergencia.

• La colaboración es una parte muy importante del plan. Los diferentes equipos de la empresa deben tener una comunicación fluida, ya que cualquier cambio afectará de lleno a otras áreas de la compañía.
• Por ejemplo, la implementación del teletrabajo tiene un efecto directo en el ámbito de las operaciones, pero también en el legal, el comercial y el departamento de IT.
• También puedes llevar a cabo simulacros para poner a prueba la eficacia del plan de contingencia. ¿De qué recursos o actividades deberías prescindir en el peor de los casos? ¿En qué punto sería imposible mantener la viabilidad de la empresa?
• Por último, ten en cuenta que las estrategias están sujetas a cambios. Por muy bien que hayas planificado cada escenario, las actuaciones pueden variar periódicamente.

Redefiniendo el marketing: ¿Han cambiado tus clientes?

Después de proteger el negocio y a sus empleados mediante un plan de contingencia, las pymes tendrán que hacer hincapié en estrategias para captar y retener a los clientes. Es decir, deberán adaptarse a sus nuevas preferencias y a los cambios en el mercado.

Desde McKinsey explican que los canales de venta han cambiado en los últimos años: mientras que los negocios online y omnicanal han mantenido o incluso mejorado sus resultados, otras compañías tratan de digitalizarse en un tiempo récord.

Tu plan de contingencia debe tener previsto cambios en las estrategias de marketing. 

Como ya hemos visto, el enfoque analítico y basado en datos es clave en la elaboración de un plan de contingencia. También resulta fundamental a la hora de desarrollar estrategias de marketing centradas en el consumidor que se traduzcan en beneficios a corto o medio plazo.

La empatía, la confianza y la seguridad seguro que son valores que querrás reforzar en tus estrategias de marketing y comunicación.

Por lo tanto, estar preparado para importantes riesgos imprevistos mediante un plan de contingencia es clave para las pymes. Por ello, hay que tratar de tener una perspectiva más allá de los escenarios inmediatos y prepararse para afrontar los retos del futuro.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.