Estrategia y Gestión

¿Qué es la periodificación contable y cómo influye en los estados financieros?

Te explicamos los detalles más importantes para entender qué es y cómo funciona la periodificación contable.

En este artículo, te explicamos en qué consiste la periodificación contable y para qué sirve. Además, te describimos algunos casos de ejemplo en los que se utiliza y te aclaramos cómo se realizan los cálculos.

• El subgrupo 48 recoge cuentas de ajuste por periodificación.
• Los ajustes por periodificación son una importante labor en el cierre y apertura contables.

La periodificación contable es uno de esos mecanismos que, aunque sencillos, aportan mucha utilidad a las cuentas. Con unos pequeños ajustes, puedes ver los ingresos o gastos del ejercicio con mucha mayor fidelidad.

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Por tanto, gracias a la periodificación contable los terceros tienen una imagen más cercana a la realidad de la empresa. Y eso aporta un granito de arena a algo tan importante como la confianza empresarial. 

CONTENIDO DEL POST

¿Qué es la periodificación contable?

Es una tarea contable que consiste en distribuir un gasto o ingreso a lo largo de dos o más años. Lo más habitual es que sea entre un ejercicio contable y el siguiente.

En ese sentido, hay que entender que en la contabilidad hay varios momentos que tienen alguna relevancia y todo tiene que quedar registrado en su momento correcto. 

Ejemplo práctico

Imagina que realizas un contrato por el que un tercero se compromete a prestarte un servicio durante los próximos 12 meses. Si realizas el contrato el 1 de julio, tendrás varios momentos en los que tendrás que realizar labores de registro contable:

• En el momento de formalizar el contrato, reconocerás el gasto y la deuda con tu proveedor de servicios.
• Cuando pagues, disminuirán tanto tu tesorería como la deuda.
• Al cierre del ejercicio, deberás periodificar qué parte del gasto corresponde a un año o al siguiente. En este caso, disminuirás el gasto por la mitad, al tiempo que reconoces un activo por el gasto que has anticipado.
• En la apertura del siguiente ejercicio, reconocerás esa mitad del gasto que le corresponde y desaparecerá el activo por gastos anticipados.

¿Cómo influye la periodificación contable en tus estados financieros?

Si te fijas en el ejemplo anterior, gracias a la periodificación has logrado tener, en cada momento, tus cuentas bajo control. Para ello, has tenido que realizar un ajuste contable al cierre que ha permitido adjudicar a cada año el gasto que le corresponde. Y eso lo has logrado con independencia del momento en el que se ha formalizado la operación o se ha realizado el pago.

En realidad, lo que interesa es dejar anotado el gasto a medida que se van produciendo las ventajas que pretendes obtener con su realización. Como una parte te cubrirá los servicios de este año y otra los del siguiente, periodificas lo que corresponde a cada ejercicio.

La periodificación contable es uno de los instrumentos que intentan que la contabilidad pueda mostrar una imagen fiel de la empresa en cada momento.

¿Cuáles son las cuentas de ajustes por periodificación?

El Plan General de Contabilidad recoge dos cuentas de ajuste por periodificación con el siguiente funcionamiento:

• La cuenta 480 recoge los gastos anticipados. En ella, se recogen como un activo los gastos contabilizados en un ejercicio y que corresponden al siguiente. En nuestro ejemplo anterior, la mitad del precio corresponde a una prestación de servicios que vas a recibir al año siguiente.
• La cuenta 485 tiene un funcionamiento semejante, pero con ingresos anticipados. Sería, por ejemplo, la que podría utilizar el proveedor de nuestro ejemplo para contabilizar qué parte del ingreso corresponde a cada año. A tal fin, al finalizar el ejercicio cargará la cuenta de ingresos en la cuantía de la mitad del precio con abono a esta cuenta. Y, en el momento de la apertura del siguiente ejercicio, cargará la cuenta 485 de ingresos anticipados con abono a la de prestaciones de servicios.

Ejemplos de periodificación contable

Para entender cómo funciona la periodificación contable, lo mejor es ilustrarlo con algunos ejemplos:

A mediados de octubre conciertas un alquiler trimestral. Parte corresponde al período que va de mediados de octubre a final de año. Junto a ello, habrá otra parte que debe imputarse a los días que van desde el inicio del siguiente año hasta mediados de enero.

El 1 de marzo, pagas la prima de un seguro que te cubre durante un año. Por tanto, solo una parte del gasto debe asignarse a este ejercicio. Será lo correspondiente a 10 de los 12 meses. El resto, que será una sexta parte, deberá ser gasto del siguiente año.

Has recibido un préstamo que contabilizas en la cartera de pasivos financieros a coste amortizado. Deberás adjudicar a cada uno de los años los intereses correspondientes aplicando el tipo de interés efectivo.

¿Cómo se calcula la periodificación contable?

En general, los cálculos suelen ser tan sencillos como practicar una regla de tres. 

• Por ejemplo: tienes una prima anual de un seguro que contratas en octubre. En ese caso, dirás que, si a doce meses le corresponde tanto, a 3 le corresponderá una cuarta parte. Y el resto quedará como gasto del año que viene.

Sin embargo, hay casos un poco más complejos. 

• Por ejemplo: has pedido un préstamo a 10 años. Lógicamente, se devengarán intereses a lo largo de los años y tendrás que emplear un sistema para periodificar qué parte corresponde a cada uno. Para ello, lo normal es que tu deuda se valore a coste amortizado. 

Entonces, tendrás que imputar a cada período lo que le toque en función del tipo de interés efectivo. Este se efectúa a través de un cálculo de equivalencia financiera. Esto es importante, ya que puedes tener que imputar a los intereses del ejercicio cifras diferentes a las que aparecen en el cuadro de amortización resultante del contrato. 

• Por ejemplo, si tienes un préstamo que utiliza el método americano de amortización. Según el contrato, hasta la última cuota, solo pagas intereses. Sin embargo, con el método del tipo de interés efectivo, aplicarás una cantidad a la amortización incluso en esos primeros años.

Por tanto, en el último ejercicio, te corresponderá adjudicar un mayor gasto por intereses en la contabilidad de lo que figura en el contrato. Y, lógicamente, en los años anteriores habrá sucedido lo contrario. 

¿Cómo facilitar la periodificación?

La conclusión es que, si bien, en general, los ajustes por periodificación son sencillos, otras veces requieren un poco más de atención. Sucede como con todas las labores contables.

Y, recuerda que, para evitar perder el tiempo, lo mejor es contar con soluciones que, como Sage Active, te ayuden a distribuir de forma inteligente tus labores contables, administrativas y de gestión.