RGPD: el desafío de involucrar a los empleados

El empleado es un activo imprescindible al que debes formar en protección de datos. De esta forma se garantiza el cumplimiento del RGPD, un reglamento que lleva en vigor desde el 25 de mayo de 2018 y un desafío para muchas compañías.

• Tras más de un año de la entrada en vigor del RGPD, urge que las empresas formen íntegramente a sus trabajadores en materia de protección de datos.
• Involucrar a los empleados mediante una formación adecuada en tratamiento de datos te permite que la confidencialidad, legalidad e integridad de la información con la que tu compañía trabaja esté garantizada.

Los empleados juegan un papel fundamental en el cumplimiento de la normativa europea de protección de datos. La empresa difícilmente podrá cumplir con las obligaciones que implica el RGPD si sus empleados no están formados en esta materia.

Cómo ayuda a tu empresa que los empleados conozcan el RGPD 

El Instituto de Investigación Capgemini es una entidad que genera informes de alto interés y valiosas recomendaciones para los usuarios. Su último estudio sobre el grado de cumplimiento del RGPD de las empresas a nivel europeo, tras un año de la entrada en vigor del reglamento, revela, entre otros datos, que en la mayoría de las empresas que se cumple de forma integral hay un impacto positivo en los siguientes ámbitos:

• La confianza de los clientes, que ha aumentado un 84%.
• La mejora en la imagen de marca y reputación, que se ha reforzado en un 81%.
• La motivación de los trabajadores, que ha crecido un 79%.

Click to tweet: Según Capgemini, la motivación de los empleados ha crecido un 79% en las empresas que cumplen de forma integral con el RGPD. 

Los datos extraídos de este estudio demuestran que un trabajador que conoce la normativa de protección de datos y cumple con ella está mucho más motivado, por lo que su productividad aumenta. 

La obligatoriedad de las empresas de formar a sus trabajadores en RGPD

La Agencia Española de Protección de Datos es contundente al respecto: “Todo el personal que acceda a los datos de carácter personal está obligado a conocer y cumplir las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares que se refieran a las funciones que desarrollan”.

Por lo tanto, como empresario, debes tener presente que es obligatorio formar a tus empleados en materia RGPD.

 

¿La formación de tus trabajadores en protección de datos es la adecuada? 

Es garantía de una formación adecuada elaborar una política de protección de datos que contemple la formación de los trabajadores y un manual de protección de datos para usuarios con acceso a datos clasificado según perfiles (puestos o funciones) que contenga las medidas de seguridad a observar y las consecuencias de incumplimiento.

Políticas que afectan al personal son entre otras:

• De uso del correo electrónico
• De uso de medios empresariales:
  • Pantallas de ordenadores. Las pantallas que muestren datos personales no deben estar visibles para el personal no autorizado de la compañía
  • Uso correcto de las aplicaciones. Por ejemplo, cerrar sesión de la aplicación cuando el trabajador se ausenta de su puesto de trabajo.
  • Uso de impresoras compartidas. Los empleados deben garantizar que los documentos impresos no sean olvidados en las impresoras.
• De uso de redes sociales
• De “escritorios limpios” y papel cero
• De empleo de contraseñas (generación, uso, protección y actualización)
• De clasificación y gestión de la información
• De recepción y atención de solicitudes de derechos

Esta política ha de ser accesible por el personal y efectiva. La efectividad es posible con un registro de recordatorios periódicos sobre las políticas de protección de datos y el fácil acceso al manual de protección de datos donde los trabajadores puedan consultar las dudas que se les planteen.

Las empresas que no cumplan con el reglamento se pueden enfrentar a multas que, en función de su volumen, pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de su facturación anual.

Ventajas de formar a tus trabajadores en materia RGPD 

Que tus empleados estén formados en protección de datos supone un ahorro en problemas potenciales (como las mencionadas sanciones) que puedan darse si se vulnera la normativa. Además, la formación a tu plantilla permite:

• Evitar fugas de información y brechas de seguridad.
• El conocimiento de los plazos requeridos para la supresión de datos.
• Que quienes traten con información personal actúen correctamente a la hora de transferir datos a terceros países.
• Asegurar, por un lado, la efectividad de protocolos de actuación si ha habido una fuga de datos; por otro, que se actúe adecuadamente en cada caso específico (por ejemplo, si dicha fuga ha sido interna o externa).
• Saber en qué circunstancias concretas los empleados están obligados a ceder los datos (por ejemplo, por un requerimiento judicial).

Recursos para involucrar a tus empleados en el RGPD 

Existen multitud de soluciones diseñadas para que tu plantilla se adapte al RGPD de manera integral y donde la planificación de talleres, charlas y reuniones sobre este tema han de formar parte de las actividades rutinarias tu empresa.

Involucrar a los empleados en el cumplimiento del RGPD requiere, en primer lugar, que les conciencies sobre el correcto tratamiento de la protección de datos personales en cumplimiento de uno de los principios del RGPD, la privacidad desde el diseño y por defecto.

Cursos e-learning, charlas y talleres 

Los programas formativos en protección de datos están diseñados para que los trabajadores de tu empresa y tú superéis el desafío que supone adaptarse al RGPD.

Por ello, actualmente existe una amplia oferta de cursos e-learning RGPD que te garantizan, además de una correcta formación de tus empleados en protección de datos, la respectiva acreditación oficial.

Las charlas y talleres con fines didácticos sobre el reglamento europeo han de formar parte del día a día de tu empresa.

Involucrar a los empleados en el cumplimiento del RGPD es clave para que tu empresa adapte integralmente su funcionamiento a este, con todas las ventajas añadidas que ello conlleva. El aumento en la confianza de los usuarios, tu imagen de marca y la productividad son solo algunas de estas ventajas.