¿Tu empresa se ahoga en tareas administrativas? Te decimos por qué y cómo solucionarlo

La tecnología facilita la automatización de muchas tareas del día a día. Sin embargo, la falta de organización y de recursos explican que las cargas administrativas se amontonen en las empresas, especialmente en las pymes.

• Evitar la procrastinación y tener una planificación clara y definida son claves para manejar eficientemente las cargas administrativas y evitar la acumulación de trabajo.
• En casos donde la carga administrativa sigue siendo alta, considerar la externalización de algunas tareas puede ser una solución, aunque con precauciones respecto al control y confidencialidad.

El día tiene 24 horas, y muchas empresas, especialmente pymes, desearían tener más. Esta sensación es común ante un volumen de trabajo abrumador.

Alrededor del 65% de los empleados afirma sentirse desbordado por la carga de tareas administrativas, según una encuesta de Ricoh entre 1.000 empleados de oficina en 7 países europeos, incluido España. En Europa, se dedican en promedio 6,8 horas semanales a estas tareas, de acuerdo con Adobe.

Aunque se considera imposible completar todo lo pendiente, a menudo el problema radica en métodos de trabajo ineficientes y falta de recursos adecuados. Por suerte, existen herramientas que ayudan a automatizar tareas y optimizar la jornada laboral.

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¿Por qué mi pyme tiene tantas cargas administrativas?

Funciones habituales en el día a día de una empresa como facturas, nóminas, albaranes, pagos a proveedores, contabilidad, y responder correos electrónicos pueden resultar abrumadoras. Para identificar y solucionar los problemas, analiza estos factores:

• Organización: Establece procesos claros para gestionar todas las tareas empresariales. Sin una buena organización, incluso las cargas administrativas más pequeñas pueden resultar difíciles de manejar.
• Planificación: Agrupa tareas que ocurren en las mismas fechas, como pagos de impuestos o nóminas. Tener un calendario bien definido ayuda a evitar la acumulación de trabajo.
• Evitar la procrastinación: Cumplir con los plazos es esencial. La procrastinación, aunque sea de tareas pequeñas, genera acumulación de trabajo.
• Equipo: Define claramente roles y responsabilidades. Contar con empleados versátiles puede ser crucial ante imprevistos o aumentos de carga laboral.
• Tecnología: Utilizar un software adecuado y evitar procesos manuales es fundamental para aliviar las cargas administrativas, especialmente en las pymes.

Sage Active ayuda a automatizar las diferentes tareas administrativas para optimizar el tiempo de trabajo y ganar en eficiencia.

¿Qué papel tiene la tecnología?

Conocer bien el trabajo y organizarlo correctamente no siempre evita los atascos por cargas administrativas. La tecnología es un gran aliado para la gestión empresarial, no solo en decisiones estratégicas, sino también en la automatización de tareas.

Sin embargo, las empresas aún deben esforzarse más en este ámbito. Según una encuesta de Ricoh, el 39% de los empleados en España cree que las compañías están retrasadas en la adopción tecnológica, y el 10% afirma que no se les facilita el uso de aplicaciones o software necesarios para manejar las cargas administrativas adecuadamente.

Por ello, es fundamental contar con herramientas tecnológicas, ya que su uso se asocia con una mayor productividad. Pero, ¿qué pueden hacer las diferentes aplicaciones o programas?

Automatización

Es una de las ventajas más importantes de la tecnología para las cargas administrativas. Un software de gestión automatiza procesos y guía a los empleados en cada tarea, especialmente en trabajo en equipo. También lanza alertas que previenen errores y olvidos.

Inteligencia artificial

La IA es otro gran aliado compatible con la automatización. Facilita estar al día con normativas o cambios en impuestos, fiscalidad, recursos humanos, entre otros. Permite obtener extractos de documentos clave, ahorrando tiempo en el análisis de grandes volúmenes de información.

Digitalización

Es clave para que los documentos sean accesibles para todos. Facilita su incorporación en correos y presentaciones, siempre que estén bien archivados y clasificados.

Actualización

Utilizar un software como Sage Active agiliza la gestión económica de la empresa, optimizando flujos de trabajo desde la contabilidad hasta las ventas.

Talento

La tecnología ayuda a retener talento; el 26% de los profesionales consideraría cambiar de empleo por falta de software y dispositivos adecuados, según una encuesta de Ricoh.

Una buena organización y planificación de las tareas ayuda a asumir todas las cargas administrativas en las empresas para estar al día

¿Qué más puedes hacer? Consejos para una buena gestión en el día a día

La introducción de la tecnología y de programas como Sage Active son de gran ayuda, pero aún puedes adoptar otras medidas para que no se te coman las cargas administrativas. Todas ellas van más allá de la automatización. ¿Cuáles son?

• Repartir: se trata de distribuir las cargas administrativas entre todos los departamentos y áreas de la empresa. Es habitual que la mayoría recaiga en el área financiera o de Recursos Humanos, pero cada departamento, debe automatizar y encargarse de esta labor. Incluso los propios empleados es posible que incluyan en un software sus gastos de comida, viajes, hoteles…

• Priorizar: en aquellas ocasiones en las que haya algún pico de cargas administrativas por motivos inesperados, la clave está en que priorices el trabajo y hagas una buena planificación del resto para tenerlo todo al día.

• Control: es fundamental hacer un seguimiento de los procesos y flujos de trabajo para corroborar que funcionan adecuadamente. En caso contrario, te tocará hacer algunos cambios. Esto implica a su vez que los empleados también cumplen los objetivos fijados tanto individuales como a nivel colectivo.

• Outsourcing: si aún con todo no consigues reducir el tiempo dedicado a las cargas administrativas, tienes esta otra opción. Pero cuidado porque recurrir a agentes externos implica no tener el control de la ejecución de las tareas. Además, tienes que asegurarte de que no pierdes confidencialidad.

Estos son solo algunos de los consejos que puedes seguir para que las cargas administrativas no lastren la productividad de la empresa y gestiones bien el tiempo de trabajo para alcanzar las metas. Recuerda que implementar una buena organización, planificación y el uso adecuado de la tecnología, como Sage Active, puede marcar una gran diferencia en la eficiencia y éxito de tu negocio.