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Ventajas de usar el Plan General de Contabilidad en formato electrónico

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El Plan General Contable es la guía que todo profesional que se dedica a la contabilidad tiene al alcance de la mano, pero tan a mano puede estar un manual impreso, como un archivo en el PC o una búsqueda en Internet.

Es habitual que las personas con más años y experiencia, más acostumbradas al uso de libros, utilicen un manual impreso, sin embargo, cada vez es más habitual el uso del formato electrónico del Plan General de Contabilidad entre los nuevos contables que se incorporan a la profesión.

Podemos encontrar el Plan General de Contabilidad en formato electrónico en la web del Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), o simplemente realizando una búsqueda en Internet encontraremos entre los primeros resultado el Real Decreto 1514/2007, de 16 de noviembre, por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad.

¿Qué es el Plan General Contable?

Antes de entrar a analizar si es mejor la versión electrónica o en papel, debemos de dejar claro qué es el Plan General Contable.

El Plan General de Contabilidad es el conjunto de normas que fijan los procedimientos y métodos a seguir en el registro de la actividad económica del negocio, siendo de obligado cumplimiento para las empresas españolas, tanto en el mercado interno nacional como en sus operaciones en mercados exteriores.

Para las pymes, existe una versión simplificada que se denomina Plan General de Contabilidad de Pequeñas y Medianas Empresas o PGC para Pymes. Éste está dividido en cinco partes:

Marco conceptual de la contabilidad: recoge la información sobre los documentos que integran las cuentas anuales así como los requisitos, principios y criterios a utilizar a la hora de ir contabilizando las distintas operaciones de la actividad económica en el negocio.

Normas de registro y valoración para Pequeñas y Medianas Empresas: las normas de registro y valoración son un conjunto de reglas obligatorias para el registro contable de las operaciones realizadas por la empresa, de tal modo que dicho registro se encuentre normalizado y así poder comparar la información contable de una empresa con la de otra.

Cuentas anuales: esta parte del plan general de cuentas, recoge las normas de elaboración de las cuentas anuales (los documentos que la forman y el contenido de la memoria). Los documentos que forman las cuentas anuales son el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria. Estos tres documentos conforman las Cuentas Anuales de la empresa. El principal objetivo de la elaboración de este estado de cuentas es mostrar la imagen patrimonial, la situación financiera y los resultados económicos de la empresa. Uno de los principales requisitos de esta documentación es la claridad y el detalle.

Cuadro de cuentas: el Plan de Contabilidad aporta un sistema de ordenamiento y registro de los hechos económicos basado en algo así como una gran base de datos en la que se han recogido prácticamente todos los campos que precisa una empresa para poder dar de alta toda su actividad económica y comercial. Y al registrar un hecho económico, se ven afectadas dos cuentas distintas dentro de la clasificación en la que se agrupan todos estos campos.

Definiciones y relaciones contables: conceptos, terminología y descripción de las principales relaciones contables.

¿Por qué utilizar el Plan General de Contabilidad en formato electrónico?

Quizás en rapidez de visualización lo único que pudiera competir con la versión electrónica del Plan Contable sea un cuadro de cuentas a mano, pero en lo relativo a búsquedas para profundizar en cualquier aspecto, la búsqueda de cualquier concepto en el formato electrónico permitirá encontrar rápidamente el termino buscado en cualquier parte del Plan, de manera que si se trata en cualquier norma de valoración, en la explicación del cuadro de cuentas, o en cualquier otra parte rápidamente encontraremos el termino buscado.

Si por otra parte, lo que queremos es documentarnos, para preparar el estudio o desarrollo de un tema, localizaremos todos los párrafos en donde se hacer referencia al termino buscado, para una vez localizados utilizar los que nos interesen.

El copiado y pegado también es una ayuda de la que no dispone un Plan General de Contabilidad en formato papel, muy útil para ahorrar tiempo si se trata por escrito cualquier aspecto que tenga que hacer mención a temas tratados en el Plan General de Contabilidad.

Además, siempre tendremos a mano una versión electrónica, sin tener que llevarnos el libro del Plan General Contable de un lado para otro, no tendremos que comprar un Plan nuevo cuando salga el nuevo Plan General de Pymes en 2016 y los dispositivos móviles nos permitirán consultarlo en cualquier lugar.

Tenemos que tener en cuenta que el formato electrónico no se deteriora, es gratuito y no tenemos que desplazarnos a comprarlo, pero otra opción es apoyarse en los Planes de Contabilidad que se desarrollan en las aplicaciones de contabilidad de Sage, para de esta manera registrar las operaciones de una manera rápida y fiable.