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Quels outils pour digitaliser la gestion de la formation ?

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Quels outils pour digitaliser la gestion de la formation ?

La formation n’a pas échappé à la digitalisation des principales activités de l’entreprise. Elle se veut nomade, ludique, et toujours plus riche pour les apprenants. En revanche, côté gestionnaire, les aspects aval (coût, suivi administratif, lien avec les compétences requises, etc.) restent encore très manuels et chronophages. Alors que de nouveaux métiers ne cessent de se créer, mettant sous pression la pertinence des formations et la satisfaction utilisateur, comment y remédier ?

Digitaliser pour obtenir une vue d’ensemble

La formation s’est fortement complexifiée ces dernières années en raison du développement de l’offre numérique, de contraintes sur les budgets disponibles¹ et de nouvelles attentes de la part des apprenants (gamification, digitalisation, travail nomade, mode collaboratif…). De ce fait, nombreuses sont les entreprises françaises qui utilisent un LMS (learning management system), qui permet de créer, de suivre et de diffuser des contenus de formation à l’ensemble des collaborateurs, de manière automatisée et efficace.

En revanche, cet outil intègre rarement, ou à la marge, le point de vue du gestionnaire RH. Par ailleurs, autant le contenu des formations peut être décidé à l’échelle d’un groupe, autant les aspects techniques relèvent davantage de réglementations nationales ou de dispositifs régionaux. Pour ces raisons, les fonctions RH continuent trop souvent à piloter la formation de manière séparée, sur des fichiers Excel !

Il existe aujourd’hui des outils digitaux bien plus ergonomiques et performants qui permettent de suivre tout le volet administratif et financier de la formation : identification des besoins, établissement d’un plan de formation, sélection et mise à disposition de catalogues, suivi de l’activité des apprenants et de l’acquisition des compétences, bilan des actions mises en œuvre, suivi budgétaire, évaluation des formations, règlement des factures, relations avec les Opca / Opco (Organisme paritaire collecteur agréé / Opérateurs de compétences).

3 questions pour choisir sa solution

1. Est-ce que l’outil communique avec les autres logiciels dont j’ai besoin ?

La question de la compatibilité logicielle est clé, car c’est elle qui permet une vue transverse des actions de formation et un réel gain de temps. Il est essentiel que la solution de gestion puisse intégrer des données issues du SIRH, du LMS, de la comptabilité, des achats, des métiers (managers), éventuellement du département HSE (hygiène, sécurité, environnement) pour certaines formations obligatoires !

2. Dois-je me tourner vers des solutions Cloud ou vers des licences ?

Les solutions sur le Cloud, qui viennent progressivement remplacer le mode licences, s’adressent à tous types d’entreprises, quels que soient leurs tailles et leurs secteurs :

  • souvent proposées sous forme d’abonnement, les solutions Cloud nécessitent de faibles coûts de départ ;
  • Les services proposés par les solutions étant exécutés à distance- sur les serveurs du fournisseur- les exigences matérielles sont très peu contraignantes ;
  • La maintenance des solutions consomme peu de temps et de budget: l’installation des mises à jour est opérée par le fournisseur ;
  • Les services s’adaptent à vos besoins. Vous pouvez par exemple supprimer un certain nombre de comptes ou en créer de nouveaux et ainsi ajuster votre budget.

3. Est-ce que l’outil me facilite la constitution des catalogues de formation ?

C’est un « plus » mais qui s’avère non négligeable et peut permettre de trancher. Constituer une offre de formation est la première étape du cycle de gestion, elle est fondamentale… et chronophage : il s’agit de choisir, parmi des milliers de formations, celles qui pourraient correspondre aux besoins et aux souhaits des collaborateurs ! Certaines solutions donnent accès à un catalogue déjà très large dans lequel vous n’avez plus qu’à piocher, d’autres synthétisent les besoins de formation exprimés par les équipes, autant de fonctionnalités qui simplifient le quotidien et permettent de gagner du temps.

Les formations représentent un réel levier stratégique pour votre entreprise. Mais évaluer les besoins des collaborateurs et les possibilités que laisse votre budget, mettre en place une politique de formation, gérer les équipes et les calendriers, tout cela nécessite une gestion adaptée. Veillez donc à vous doter d’outils évolutifs et qui centralisent les informations pour vous faciliter la tâche !

¹Voir enquête Flash conduite début avril par l’ANDRH et la DFCG