Entrepreneurs : quels outils digitaux pour lancer votre activité ?

Vous avez décidé de sauter le pas et de lancer votre activité pour travailler à votre compte ? Ce projet riche et audacieux implique un minimum de préparations… et d’équipements ! En 2019, selon l’Insee, 50 % des entreprises créées ont disparu avant d’atteindre leur cinquième année. Ce taux atteint déjà 25 % après 2 ans d’existence. Si cet échec est bien souvent dû à une carence commerciale, les lacunes en matière de gestion comptabilisent tout de même 26 % des défaillances. Découvrez une série d’outils digitaux qui vous permettront de faire grandir sereinement votre jeune pousse.

Remplir ses démarches en ligne

Pour créer votre nouvelle entreprise, vous devrez choisir un statut juridique (SAS, SAS, SASU, etc.) et en mesurer ses conséquences sur le plan fiscal et social. Cette première étape implique le respect de nombreuses démarches administratives, comme l’enregistrement au centre de formalité des entreprises (CFE), l’ouverture d’un compte bancaire, la souscription d’une assurance, etc. La plupart de ces actions peuvent être effectuées en ligne. Le site officiel guichet-entreprises.fr permet par exemple d’immatriculer votre entreprise. Celui d’annonces-legales.fr de publier l’annonce de la création de votre société.
Une fois ces premières démarches effectuées, il vous faut prendre en compte la gestion des flux et la conservation de vos documents tout au long de la vie de votre entreprise. La plupart des solutions de gestion existantes sur le marché vous permettent d’organiser et de gérer vos archives en parfaite conformité avec les réglementations en vigueur.

Optimiser le pilotage financier

Votre projet nécessite une solide étude financière qui vous permettra d’estimer vos charges et recettes prévisionnelles. Ce travail est indispensable pour vérifier la validité de votre projet. Pour ce faire, vous devez allouer du temps à la création d’un tableau de bord prévisionnel. Et, vous devrez également distinguer la phase de démarrage de celle du fonctionnement en régime de croisière (à 3 ans). Ainsi, vous serez à même d’évaluer la nécessité ou non de recourir à une aide financière et d’estimer votre besoin en fonds de roulement  (BFR) pour votre trésorerie au quotidien.

Vous souhaitez en savoir plus sur le calcul du BFR ? découvrez notre article dédié !

Plutôt que de réaliser ces prévisions sur un simple tableur, des outils informatiques peuvent faciliter votre démarche. En collectant vos informations chiffrées, ils restituent des données financières automatiquement (bilan, résultat, financement, trésorerie mensuelle, etc.) avec une projection sur plusieurs années. Ils permettent également d’élaborer différentes hypothèses chiffrées, afin de comparer et d’analyser toutes les options envisageables.

Afin de limiter les risques de faux pas, découvrez les 8 erreurs à éviter pour une bonne gestion de votre trésorerie.

Sécuriser son circuit de facturation

Une fois votre activité lancée, vous devez organiser sa gestion afin de réaliser facilement votre suivi financier et tenir votre comptabilité. Tournez-vous vers des solutions informatiques qui prennent tout en main, du devis à l’archivage comptable de manière intuitive, et qui peuvent être partagées avec votre expert-comptable. Vous pouvez également vous doter d’outils de recouvrements de créances et de mises en demeure, pour prévenir les délais de paiement qui s’allongent en 2020.

Gérer facilement son compte bancaire

Si vous n’avez pas choisi le statut EIRL (Entreprise individuelle à responsabilité limitée) ou de micro entrepreneur, vous êtes tenu d’avoir un compte bancaire professionnel. Même avec un statut différent, vous devez consulter vos comptes régulièrement et surveiller les encaissements comme les décaissements. Plusieurs banques proposent des applications mobiles permettant de catégoriser vos dépenses, de prévoir vos futurs soldes et de virer des montants facilement et rapidement.

Automatiser sa gestion RH

Si l’embauche de salariés facilite le développement de l’activité, selon le ministère de l’économie et des finances, les entreprises ayant embauché 1 an ou 3 ans après leur démarrage connaissent en moyenne plus de problèmes (de production, de coûts de production, relationnels avec le personnel) que celles qui n’ont pas encore embauché.² Cependant, si vous êtes déterminé à augmenter votre effectif, il vous faudra réaliser des contrats de travail et établir des bulletins de salaire. Une solution de gestion RH vous assurera d’être en conformité légale, et par sa capacité d’automatisation, facilitera votre traitement de la paie et réduira les risques d’erreur. Elle vous permettra également de réaliser simplement vos déclarations, comme la DSN, ou de gérer les plannings de vos collaborateurs.
Enfin, pour faciliter le stockage des documents RH, vous pouvez vous équiper d’un coffre-fort numérique. Sécurisé, seules les personnes habilitées, salariés comme gestionnaire de paie, pourront y accéder.

Grâce aux outils digitaux, vous bénéficiez d’une plus grande flexibilité dans la gestion de votre entreprise. Avec plus d’automatisation, vous dégagez du temps pour les vraies priorités. Notez également que 60 % des entrepreneurs français déclaraient en 2019 ne pas avoir été suffisamment accompagnés² : doté de solutions de gestion, vous profitez d’un cadre de travail sécurisé, sur le plan réglementaire, comme sur le plan strict de la gestion des données. Couplés à l’accompagnement d’un expert-comptable, entre autres sur les enjeux business et sur le plan fiscal, vous avez en main toutes les cartes pour vous développer.

¹Les créations d’entreprises en 2019, insee.fr
²L’entrepreneuriat Faits et chiffres, entreprises.gouv.fr