Favoriser les entretiens à distance : bonne ou mauvaise idée ?

Alors que les employeurs sont tenus de réaliser plusieurs types d’entretiens avec leurs salariés à des périodicités distinctes, de plus en plus d’entreprises les pratiquent à distance, prenant la vague de la dématérialisation qui concerne aussi le service RH. Objectif : gagner du temps et être plus efficace, mais aussi mieux partager les informations avec les salariés. Attention tout de même à choisir les bons outils RH et à mettre en place des process interactifs. Explications.

Une succession d’entretiens à mener pour les RH

Tous les 2 ans, l’employeur doit obligatoirement recevoir chacun de ses salariés ayant au moins deux ans d’ancienneté pour un entretien professionnel, quel que soit leur contrat ou leur temps de travail, et quelle que soit la taille de l’entreprise. Il doit par ailleurs réaliser tous les six ans, un état des lieux récapitulatif. Ces rendez-vous doivent être l’occasion d’échanger sur les perspectives d’évolution professionnelle du salarié (qualifications, changement de poste, promotion…) et les formations qui peuvent lui permettre d’y accéder.
Ils servent également à l’informer sur la validation des acquis de l’expérience (VAE) et le compte personnel de formation (CPF). Attention : ces entretiens ne doivent pas être confondus avec les entretiens annuels qui eux concernent l’évaluation du travail du salarié et proposent de faire le point sur la qualité du travail fourni, sur les objectifs en cours…
Si tous ces entretiens doivent avoir lieu pendant le temps de travail, et en principe dans les locaux de travail, de plus en plus d’entreprises optent pour leur dématérialisation.

Gagner en temps et en efficacité

Il faut dire que la conjoncture favorise le travail à distance. Les salariés sont désormais habitués à télétravailler et revendiquent même ce mode de fonctionnement. Selon un sondage OpinionWay publié en janvier 2022, 75 % des salariés sondés sont favorables au travail hybride qui mêle jours de présence et jours à distance. 31 % disent même être prêts à changer d’employeur si celui-ci venait à imposer uniquement du présentiel ! Un chiffre qui monte à 43 % chez les moins de 35 ans… Les Ressources Humaines elles-mêmes se sont faites au travail hybride. Selon une étude de l’Association Nationale des Directeurs des Ressources Humaines (ANDRH) publiée en mars 2022, 40 % des DRH seraient ouverts à proposer davantage de postes au télétravail, ou y réfléchissent.

Pour adapter le fonctionnement RH à ces nouvelles attentes, gagner en temps et en efficacité, les entreprises ont tout intérêt à se doter de solutions de gestion dématérialisée des entretiens. Ces solutions proposent en effet de planifier les campagnes d’entretiens et reprennent automatiquement les comptes rendus des entretiens passés. Elles permettent de créer en ligne des questionnaires, établissent des listes de souhaits de mobilité, de formation… et effectuent un suivi des actions réalisées. Et comme tout système dématérialisé, les données sont toutes rassemblées sur une seule plateforme, ce qui évite les pertes et facilite leur traitement. Elles peuvent ainsi être exploitées pour construire des plans de formation ou de succession.

Impliquer le salarié dans son projet professionnel

Autre atout de taille : les données (évaluations, comptes rendus…) sont accessibles par toutes les personnes concernées, y compris par le salarié lui-même qui n’a plus à faire des demandes pour obtenir ses informations et peut y accéder quand il le souhaite. Il est ainsi incité à s’impliquer davantage dans son évolution professionnelle, à anticiper ses choix pour mieux construire un véritable projet professionnel.
Pour le service RH, l’outil permet aussi de mettre en avant les moyens déployés pour améliorer les qualifications et l’employabilité des collaborateurs. Il valorise à la fois ses actions, mais montre aussi qu’il répond à ses obligations légales.

Attention aux dérives possibles

L’entretien à distance reste toutefois moins convivial et moins chaleureux qu’un rendez-vous en présentiel, ce qui peut perturber certains collaborateurs. Pour peu qu’il y ait des problèmes techniques locaux comme une mauvaise connexion, un micro ou une image de mauvaise qualité et le dialogue sera plus difficile. Il est indispensable en amont de s’assurer que les équipements fonctionnent bien des deux côtés. L’entretien à distance ne doit pas non plus empêcher un véritable dialogue entre le salarié et son manager. Il n’est pas question ici de se contenter de demander aux salariés de remplir seuls des documents dématérialisés comme des QCM pour remplir ses obligations d’employeur. Enfin, il ne faut pas oublier que le distanciel peut entraîner certaines difficultés, comme le révèle l’étude ANDRH de mars 2022, telle qu’une baisse des interactions sociales et du sentiment d’appartenance à l’entreprise (pour 89 %) , moins de cohésion entre les télétravailleurs (70 %), voire une augmentation des risques psychosociaux (56 %), dont les RH doivent avoir conscience. Tout doit donc être question de juste milieu.

Si aujourd’hui les entretiens se font donc plus facilement à distance et permettent de répondre à un besoin dans ce contexte favorable, il ne faut pas négliger le choix des outils et des solutions de gestion adaptées qui doivent permettre d’associer fortement le salarié, et rester attentif aux dérives possibles en privilégiant, comme cela se fait en présentiel, la construction d’un lien fort entre les deux protagonistes.

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