À quoi sert la lettre de mission de votre expert-comptable ?

La lettre de mission matérialise la relation contractuelle entre un cabinet d’expertise comptable et chacun de ses clients. Conformément au Code de déontologie de l’ordre des Experts-comptables publié en septembre 2008, elle est obligatoire. Elle fixe la nature de la contribution attendue et les conditions de sa délivrance. L’absence de lettre de mission de l’expert-comptable est un comportement non professionnel.

Signée en début de mission, elle a force de contrat pendant toute la durée de la relation. Elle peut bien sûr être modifiée par des avenants en cours de l’exécution du contrat, sous réserve de l’accord des deux parties.

La lettre de mission de votre expert-comptable est rédigée par lui, le plus souvent sur la base de modèles fournis par l’Ordre des experts-comptables. Pour autant, l’entreprise à toute latitude pour faire modifier à sa convenance tel ou tel point qu’elle juge contraire à ses intérêts. La lettre de mission de l’expert-comptable est ni plus ni moins l’équivalent des conditions générales de vente qui accompagnent l’acquisition d’un bien ou d’un service. Ce qui n’est pas étonnant puisque la prestation de votre expert-comptable, en dépit de sa connexion avec certaines de vos obligations fiscales et réglementaires, constitue bel et bien une prestation.

La lettre de mission est engageante. En comprendre les enjeux et savoir à quoi on s’engage exactement avant de la signer est un acte de bonne gestion.

Ce que contient généralement la lettre de mission d’un expert-comptable

La lettre de mission de l’expert-comptable peut varier dans sa forme en fonction des cabinets. Cependant, des modèles de lettres de mission d’expert-comptable sont diffusés par le Conseil Supérieur de l’Ordre des Experts-comptables.

Quant à son contenu, la lettre de mission d’un cabinet d’expertise comptable est articulée autour des points suivants :

• Les prestations qui structurent la mission et les livrables qui y sont associés : tenue de votre comptabilité, production annuelle de votre bilan et de votre compte de résultat, établissement de votre liasse fiscale, calcul et déclarations mensuelles de TVA, production d’une situation trimestrielle, partage d’indicateurs, tenue du juridique, accompagnement sur le périmètre social, avec par exemple la réalisation des contrats de travail et la production des bulletins de paie. Certains cabinets prévoient une lettre de mission sociale distincte pour les prestations relevant de ce périmètre.
• Point très important : la répartition des tâches entre le cabinet et son client, souvent consignées sous la forme d’un tableau. Cette répartition de la valeur de la production comptable et sociale détermine le coût de la prestation. À titre d’exemple, vous pouvez choisir de faire vous-même la saisie de vos factures fournisseurs.
• Les délais dans lesquels les éléments doivent vous être fournis. Le délai de publication de votre bilan après la clôture de l’exercice est une clause stratégique.
• Vos propres obligations. La lettre de mission est un contrat, ce qui implique des engagements de la part des deux parties. Votre responsabilité est de transmettre documents et informations dans les délais et dans les formats prévus. La précision de cette clause sera mère d’efficacité !
• La rémunération de votre cabinet comptable. Elle comprend des honoraires et des frais. Cette clause doit aussi préciser les modalités de règlement, par exemple sous forme d’un forfait mensuel. En cas de non-paiement, et bien sûr après avoir épuisé toutes les voies de recours, il existe ce qu’on appelle un droit de rétention de l’expert-comptable. En clair, le cabinet est fondé à retenir les livrables à propos desquels il est missionné, à commencer par les comptes annuels.
• La durée de la mission et les modalités de reconduction du contrat. Souvent, la lettre de mission prévoit une mission d’une année, reconductible tacitement par période de durée identique. Sauf à payer des indemnités (Cf. clause suivante), c’est seulement à l’issue de l’année, moyennant un préavis de 3 mois, que l’entreprise peut changer d’expert-comptable.
• Les modalités de rupture de la mission de l’expert-comptable, assorties d’éventuelles indemnités si l’initiative vient de l’entreprise. Le tarif de la rupture conventionnelle avec votre expert-comptable est bien sûr à discuter !
• La clause de responsabilité de l’expert-comptable. Par cette clause, le cabinet d’expertise comptable se protège contre d’éventuelles mises en cause en cas de faute ou de négligence de la part d’un collaborateur. Elle limite sa responsabilité civile, pénale ou disciplinaire. Il vous appartient d’en discuter l’étendue !
• La protection des données, les modalités de leur conservation, le principe de leur destruction. Héritée du RGPD, cette clause est indispensable pour permettre à l’entreprise de respecter le règlement européen en cartographiant ses données comptables et sociales.

Ce qu’il faut savoir avant de signer la lettre de mission d’un expert-comptable

Comme évoqué au chapitre précédent, certaines clauses de la lettre de mission doivent être examinées avec une acuité particulière avant de signer une lettre de missions. Il y a assurément quelques questions à poser à votre expert-comptable avant de vous engager !

• La rémunération. En discutant autour de vous, vous allez vous rendre compte que les prix peuvent varier dans un rapport de 1 à 3 pour une prestation à l’intitulé identique. Si les honoraires d’un expert-comptable ne font pas l’objet d’un encadrement particulier, la rémunération doit cependant refléter la valeur du service rendu. Des critères comme la réputation du cabinet, son expertise dans un domaine particulier ou son lieu d’implantation peuvent influer sur le calcul. Il vous appartient d’éclaircir le modèle économique de votre futur partenaire. Les honoraires sont-ils calculés au forfait ? Au temps passé ? Y a-t-il une tâche que vous pourriez accomplir et bénéficier d’une remise ? Si ce n’est pas précisé dans la proposition, tâchez également de savoir comment se décompose le tarif par prestation : comptable, sociale, juridique…
• La révision. La lettre de mission peut inclure une variation à la hausse des honoraires. Il convient de vous assurer que les conditions déterminant cette augmentation sont objectives. Le conseil est tout simplement d’évoquer cette clause de révision en même temps que la clause de rémunération proprement dite.
• Votre interlocuteur. L’expert-comptable ne sera pas obligatoirement votre interlocuteur au quotidien. Vous devez établir avant de signer qui sera votre contact, connaître son niveau de conseil et son expérience de votre métier. Passez du temps sur cette question car la qualité du service rendu en dépend largement.
• Votre niveau de service. Il arrive parfois que des contextes particuliers dans la vie de l’entreprise nécessite l’anticipation de la publication du bilan ou la production d’une situation de toute urgence. Entendez-vous en amont de la signature de la lettre de mission sur la réactivité du cabinet pour faire face à ce type d’aléa. Dans le même ordre d’idée, il est recommandé de prévoir contractuellement le nombre de rendez-vous avec l’expert-comptable dont vous souhaitez bénéficier.

Comment mettre fin à une lettre de mission ?

La lettre de mission d’un expert-comptable peut être rompue par l’entreprise ou par le cabinet. Les parties doivent cependant respecter les clauses de rupture spécifiées dans la lettre.

Le plus courant est l’envoi d’une lettre recommandée ouvrant une période de préavis de 3 mois. À l’issue de cette période de préavis, les deux parties sont dégagées de leurs obligations respectives.

Il ne vous restera plus qu’à signer une nouvelle lettre de mission d’expert-comptable !