France 2023 est le GIP (Groupement d’Intérêt Public) en charge de l’organisation de la prochaine Coupe du Monde de Rugby. Il a fallu doter France 2023 d’un système d’information suffisamment agile pour accompagner une montée en puissance progressive et suffisamment robuste pour encaisser les chocs, par exemple lors de la mise en vente des billets ou au moment du recrutement des équipes d’accueil.
Benoît Molinier est le Responsable Administratif et Financier de France 2023. Il raconte comment l’équipe formée avec Sage X3 et Sage 100 Paie & RH a relevé le défi…
Une organisation en mode start-up
La France a obtenu les droits d’organiser la Coupe du Monde de Rugby en fin d’année 2017. Le GIP France 2023 a été créé dans la foulée, associant l’État et la Fédération Nationale de Rugby. Sa mission consiste en amont à promouvoir l’événement planétaire, à vendre de la billetterie et à associer des partenaires à ce projet hors du commun. Et bien sûr à organiser les 48 matchs et à accueillir les fans répartis entre les 9 stades, sélectionnés de manière à pouvoir accueillir 80 % de la population française à moins de deux heures de chez elle.
Il faut donc mettre en place, structurer et déployer le business model et livrer la Coupe du Monde pendant 8 semaines. Au sein de ce projet, Benoît Molinier insiste sur l’importance de l’efficacité du système d’information de France 2023. « Nous recevons l’argent des spectateurs, des collectivités et des partenaires qui vont acheter des billets. Et nous payons des fournisseurs pour l’ensemble des prestations qui vont être faites pour l’ensemble de la période ».
« Un Comité d’organisation, c’est un mode start-up dans un compte à rebours. À l’origine, nous étions une dizaine de collaborateurs. Aujourd’hui, nous sommes un peu moins de 100 collaborateurs. Nous serons de 300 à 350 collaborateurs au moment de la compétition, qui se déroule du 8 septembre au 28 octobre 2023 », précise encore Benoît Molinier.
Sage X3, choisi pour sa souplesse
Benoît Molinier fait partie de la petite équipe de départ qui a choisi Sage X3. Pour piloter sa gestion financière, France 2023 avait ciblé « un outil complet, souple d’utilisation, capable de se déployer très vite et susceptible d’inter-opérer facilement avec les applications métier, en premier lieu l’application de billetterie ».
Si, parmi, les critères du cahier des charges, figure la vitesse de déploiement, c’est pour une bonne raison, expliquée par Benoît Molinier. « Le temps nous était compté. Les premiers ateliers ont commencé à l’été 2020 et nous avons lancé en production Sage X3 au mois de janvier 2021. Nous étions 4 à 5 personnes côté France 2023 et à peu près autant de consultants chez Parthena Consultant, notre partenaire ».
Un autre atout de Sage X3 a joué dans le choix de la solution : sa souplesse. En effet, France 2023 est une organisation en perpétuelle transformation. Comme le souligne Benoît Molinier, « les besoins au démarrage du Comité d’organisation ne sont évidemment pas les mêmes que ceux pendant la compétition. Nous avions besoin d’une solution qui puisse s’adapter à chacune des phases de notre montée en puissance ».
Sage 100 Paie & RH, retenu pour sa simplicité
Sage 100 Paie & RH a été choisi par France 2023 en même temps que Sage X3. Dans le cas de la paie également, l’argument d’adaptabilité a compté dans le choix du GIP. « Nous avions une quarantaine de collaborateurs au moment où nous avons commencé à initier les ateliers. Et au moment où nous avons déployé, nous avions à peu près 80 collaborateurs au sein du GIP. Tout au long de 2022, les équipes vont continuer à grandir. Et pendant la compétition, nous estimons que nous serons sans doute pas loin de 350 personnes », se projette Benoît Molinier.
Fondamentalement, c’est la simplicité de Sage 100 Paie & RH qui a convaincu France 2023. « Un peu comme pour notre gestion financière, nous avions besoin d’une solution de gestion des ressources humaines qui puisse s’adapter facilement à notre mode start-up, avec une équipe réduite au démarrage, donc peu de ressources à consacrer à la paie, et un effectif conséquent à l’arrivée ».
Très automatisée, la solution Sage 100 Paie & RH prend en charge les contraintes de conformité, effectue les calculs et produit les documents réglementaires en grande autonomie. « À côté de cette intuitivité, le logiciel est conçu pour absorber sans secousse notre pic d’effectif pendant la phase de compétition, avec une gestion des temps qui demandera clairement une puissance de calcul conséquente sur la période. La démonstration et tous les tests que nous avons déjà pratiqués nous ont convaincus que nous pouvions nous reposer sur Sage 100 Paie & RH », conclut Benoît Molinier.
Le retour d’expérience des utilisateurs de Sage X3 est précieux pour prendre la mesure de la richesse fonctionnelle de la solution.
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