Errores comunes de facturación que se deben de evitar para no tener problemas

El proceso de facturación de una empresa se supone que no debería ofrecer excesiva dificultad ni, por consiguiente, dar problemas ante la Administración Tributaria. Sin embargo son comunes determinados errores que al final, por no cumplir la normativa, pueden poner en aprietos a cualquier negocio.

La normativa es clara y sencilla. Aun así, es habitual cometer ciertos errores que pueden llevar, ante una inspección, a tener un problema, tanto el emisor como el receptor de la factura, por no proceder correctamente.

Errores en los datos

Algunos errores relativamente habituales tienen que ver con los datos que aparecen en las facturas. La falta de identificación (total o parcial) de las partes invalida el documento, igualmente la ausencia de la fecha de emisión del documento o de aquella en la que se ha producido la operación.

Otro problema puede surgir en la numeración. Esta debe ser correlativa y siempre en relación a la fecha de emisión y sólo se admite el inicio de la numeración coincidiendo con el principio del ejercicio. No se admite, por tanto, que una factura con una numeración posterior a otra tenga una fecha de emisión anterior y tampoco una numeración independiente para cada mes del año.

Por ejemplo, podemos empezar una numeración con el inicio del año 1/2014, 2/2014, …. pero no una en la que se emitan las facturas según un orden mensual, las 0101/2014 y 0201/2014 no pueden corresponder a facturas emitidas en enero de 2014 y las 0102/2014 y 0202/2014 a las emitidas en febrero de ese mismo año, ya que la 0201/2014 sería anterior en el tiempo a la 0102/2014 y sin embargo tendría una numeración superior.

Además las series diferentes de facturas sólo pueden utilizarse para identificar operaciones realizadas en varios centros de facturación o por diferentes actividades. Supongamos una empresa con dos sedes diferentes, una de ellas podría utilizar la serie A para identificar sus facturas y la otra la serie B. Lo mismo se podría hacer en el caso de una empresa con dos líneas de negocio diferentes, pero nunca utilizar series diferentes para identificar una misma actividad en el mismo centro.

Problemas con el concepto facturado

Otro de los problemas puede surgir en el caso de no identificar correctamente el concepto facturado. En el caso de las facturas de ventas es sencillo entender que en éstas ha de aparecer la mercancía vendida e incluida en el documento, se puede simplificar este aspecto cuando existiendo albaranes de entrega se indique la numeración de los mismos.

En las prestaciones de servicios es obligatorio que se especifique correctamente a qué corresponde esa factura, los servicios prestados y el importe de los mismos. Si existiera un contrato de prestación de servicios o fuera una operación de tracto sucesivo (periódicas y continuadas en el tiempo) sería fácil identificar el servicio prestado y la operación facturada, en el resto de los casos hay que hacer constar claramente el servicio al que se refiere la factura.

En caso de no realizar esto correctamente la Administración puede considerar que esa factura es falsa, que el servicio no se ha prestado o que puede corresponder a una operación fraudulenta. Lo mismo podría ocurrir si el importe de la misma es muy superior al precio de mercado de esa operación o si no se detalla correctamente.

Utilizar un buen software de facturación y gestión que se adapte a la normativa ahorra este tipo de problemas. Con Sage podemos tener la tranquilidad de que este asunto lo tendremos resuelto.