Cómo adaptar tus procesos de facturación a la Ley Antifraude: Hoja de ruta paso a paso

En este contenido, te indicamos una lista de pasos para adaptar tus procesos de facturación a las nuevas normas. Te orientaremos sobre cuáles son los focos sobre los que deberás situar tu atención en cada etapa.

• Las leyes Antifraude y Crea y Crece propician cambios en los procesos de facturación.
• Lo más sensato es tener claros desde el principio los pasos que darás en la transición.

Los nuevos procesos de facturación pueden generar muchos sentimientos. Que la inquietud y el desconcierto se transformen en seguridad y confianza no es fruto del azar. Hay que dar una serie ordenada de pasos que te sitúe en la buena dirección.

COMPARTE Se acercan cambios importantes en los procesos de facturación. ¡Toma nota de la lista de pasos que deberás dar!

Por eso, Sage ha elaborado El decálogo definitivo para cumplir con las nuevas normativas de facturación. En él, se explican los siguientes 10 pasos que te harán más sencilla y provechosa la transición.

CONTENIDO DEL POST

1. Analiza tus procesos de facturación actuales

Lo primero será resolver ciertas dudas. Entre ellas, destacan las siguientes:

• Quién factura en tu empresa y qué conocimientos tiene.
• Cómo ejecuta cada empleado las tareas propias de la facturación.
• De qué sistemas de información y soporte disponen tus trabajadores cuando tienen dudas de facturación.
• Qué aspectos valoran tus clientes y proveedores en la gestión de tus facturas emitidas y recibidas.
• Cuál es la predisposición de tu equipo y cuáles son las herramientas para dar fluidez al cambio.

2. Define un plan de cambio para la transición normativa 

Una vez sabes cuál es tu situación de partida, consciente de la necesidad de cambio, debes trazar el cambio. Deberás indicar los siguientes aspectos:

• La cadena de pasos que darás.
• El orden en el que ejecutarás cada paso.
• Las holguras y fechas límite para cada paso.

Recuerda que se prevé que las nuevas obligaciones sobre el software y los registros de facturación derivadas de la Ley Antifraude entren en vigor en 2026.

3. Actualiza los procesos internos de facturación

Ten presente que un cambio en los procesos de facturación afecta a muchos otros aspectos de tu día a día. Realizar adaptaciones en otros ámbitos no solo contribuye a facilitar el cambio, sino que también te sirve una oportunidad para optimizar tu negocio. Entre los aspectos en los que puedes aprovecharte de la transformación, destacan los siguientes:

• Digitalización y automatización de procesos contables y de cumplimiento de obligaciones fiscales.
• Atención a clientes y proveedores.
• Seguimiento de cobros y pagos ligados a las facturas con la misión destacada de optimizar la tesorería.
• Mejora del aprovechamiento del flujo de datos de facturación para la toma de decisiones financieras, laborales, comerciales, logísticas y de producción.

4. Prepara a tu equipo para los nuevos procesos de facturación

Los empleados están en el núcleo más profundo de la transformación de los procesos de facturación. Para dar al equipo el protagonismo que se merece, te serán prácticas algunas acciones:

• Como comentamos en el paso 1, el equipo debe ser parte esencial del análisis previo.
• Documenta cuál es la situación y necesidades de partida de tu equipo.
• Comparte con tus empleados materiales y sesiones informativos que orienten su papel en el cambio.
• Programa actividades de formación adaptada a las necesidades concretas de cada trabajador.
• Evalúa el grado de conocimiento y avance de cada empleado implicado en el cambio de los procesos de facturación.

5. Informa a proveedores y clientes sobre los cambios de facturación

Una factura no solo es cosa de uno. Siempre es recomendable trasladar tus dudas, tus certeza y, en general, tus expectativas a los clientes y proveedores. Entre los aspectos que debéis comentar se encuentran estos:

• Cómo afectan los cambios normativos a la facturación entre ambos.
• Qué necesita cada parte de la otra para facilitar el camino.
• A través de qué canales podréis ir compartiendo las dudas que os vayan surgiendo por el camino en vuestra relación en común.

6. Elige un software de facturación compatible con la normativa

Está claro que todos los programas que entren dentro de la definición de sistema informático de facturación deberán cumplir las nuevas normas. De lo contrario, productores, comercializadores y usuarios se enfrentarán a posibles sanciones. Es, por tanto, una condición necesaria para elegir tu software. Además, deberás pedir a la solución que elijas otras características adicionales que contribuyan a mejorar tu empresa, como las siguientes:

• Tiene que facilitar tus flujos de datos de facturación e integrarlos con los de otras fuentes.
• Debe propiciar la mejora en la toma de decisiones empresariales.
• Ha de facilitar las tareas administrativas cotidianas.
• Debe ser un instrumento para la promoción de la eficiencia, el aprovechamiento de oportunidades y el crecimiento empresarial.

7. Simula escenarios reales de facturación bajo la nueva ley

Con tu equipo humano y sistemas informáticos preparados y los procesos de facturación bien planificados, te vendrá bien hacer simulaciones. En ellas, podrás comprobar si funcionan algunos aspectos:

• El grado de comprensión de la nueva normativa.
• La coordinación entre miembros del equipo.
• Los tiempos dedicados a tareas de facturación.
• El cambio en la experiencia de facturación para clientes y proveedores.
• La integración de los datos de facturación en otros procesos.

8. Diseña un plan B ante posibles fallos en la facturación

Como toda transición, puede haber pequeños desencajes que te ayudarán a aprender y seguir mejorando. Está bien que hagas un plan para resolver situaciones como estas:

• Dudas de los empleados.
• Problemas con clientes y proveedores.
• Cuestiones de planificación fiscal.
• Tareas informáticas.

9. Implementa los nuevos procesos de facturación

Una vez has dado todos los pasos anteriores, estás en condiciones de empezar a introducir los cambios en tus procesos de facturación. En esta fase final, pondrás la vista en ciertos aspectos:

• Los aprendizajes que puedes extraer de las situaciones del mundo real. 
• Las iniciativas que puedan hacer más fluidas transiciones futuras.
• El impacto en otros aspectos de tus procesos empresariales.
• La valoración de todas las personas implicadas en el cambio.

10. Asegura el cumplimiento normativo continuo en la facturación

Con la puesta en marcha del cambio de procesos de facturación termina una etapa y comienza otra. A partir de entonces, debes seguir una estricta vigilancia del cumplimiento normativo. 

En definitiva, cumplir las normas en general y, en particular, las nuevas sobre facturación no es solo algo que hagas para evitar problemas legales. Es una forma de probar a tu organización y llevarla por un camino de mejora continua.