Así funcionan las dietas de los trabajadores

Tratamos los principales aspectos fiscales, organizativos y de cotizaciones sociales relacionados con las dietas de los trabajadores.

• Las dietas laborales tienen una misión compensatoria
• Existen diferentes beneficios fiscales y en materia de cotizaciones sociales

Las dietas de los trabajadores representan un punto de partida necesario para que estos puedan desarrollar su tarea durante sus desplazamientos laborales.

Los autónomos también tienen sus propias dietas. Si quieres conocer cómo funcionan, puedes consultar la siguiente entrada

Son, por tanto, muchos los aspectos de interés que hay que comprender antes de decidir articularlas de una u otra manera y también de planificar cómo se realizarán los propios desplazamientos.

El concepto de dietas de los trabajadores

Existen diversas formas de entender las dietas de los trabajadores. Así, el diccionario jurídico de la Real Academia Española las define como un compensación económica que reciben “a consecuencia de gastos ocasionados en la realización de su trabajo”.

Por su parte, el Estatuto de los Trabajadores se refiere (en su artículo 40.6) a las dietas y gastos de viaje como una clase de abonos que deben realizar las empresas a sus trabajadores con motivo de sus desplazamientos temporales que exijan residir en población distinta de la de su domicilio habitual.

La normativa fiscal, especialmente la relacionada con el IRPF, también se refiere en numerosas ocasiones a dietas y asignaciones para gastos de locomoción manutención y estancia. Eso sí, no reclama necesariamente que se satisfagan con ocasiones de viajes que exijan pernoctar fuera del domicilio habitual. De hecho, distingue un tratamiento distinto para ambos casos (con o sin pernoctación fuera del domicilio).

El impacto de las dietas en la gestión

Muchas empresas necesitan que sus trabajadores se desplacen de su puesto habitual. Ahora bien, que ello se perciba por los afectados como un premio o como un castigo depende en buena medida de las condiciones.

No es lo mismo realizar un viaje confortable, alojarse en lugar agradable y tener razonablemente cubiertas las necesidades de manutención que enfrentarse a un sinfín de problemas o incomodidades no relacionadas con el trabajo, sino con todo lo que implica el desplazamiento.

La dieta adecuada compensa en su justa medida las necesidades que origina un desplazamiento de trabajo

De ahí se derivarán consecuencias para la motivación de la plantilla y para el clima laboral. Y, por tanto, de las dietas depende una parte de las probabilidades de éxito de los viajes de trabajo.

Cómo ofrecer dietas de la forma más oportuna

Algunos consejos nos pueden ayudar a optimizar las dietas:

• Los medios empleados deben ser evaluados, periódicamente en cuanto a coste y calidad. Por ejemplo, puede ser interesante estudiar qué establecimientos hosteleros o medios de transporte nos ofrecen condiciones especialmente ventajosas.
• No es conveniente disparar su coste. En general, los trabajadores buscan que sus necesidades de locomoción, estancia y manutención se cubran de manera razonable. Su sueldo y posibilidades de vida nos pueden dar una orientación de cuánto tenemos que gastar por jornada. Si nos excedemos mucho, es posible que hubiesen preferido un complemento monetario que ellos puedan destinar a lo que les parezca.
• Escatimar puede ser muy contraproducente. El trabajador puede acabar hambriento, mal alimentado, falto de sueño y descanso o de aseo personal, puede llegar con retraso o haber sufrido un viaje muy incómodo. Todo eso repercutirá en su trabajo en las jornadas que se desplaza y perjudicará a su motivación en los días anteriores y siguientes.
• Hay que coordinar las dietas con otras retribuciones relacionadas. Es el caso, por ejemplo, de las retribuciones en especie que pueda percibir para comida, vivienda o desplazamientos de su hogar al centro de trabajo en los días que no tiene un viaje profesional.

¡Comparte! Conoce cómo ofrecer las dietas a tus trabajadores de la forma más oportuna.

El tratamiento en el IRPF de las dietas de los trabajadores

En el IRPF están exceptuadas de gravamen (y, por tanto, no habrá que pagar por ellas) las cantidades que la empresa paga a sus trabajadores por determinados conceptos.

Salvo en el caso de las que reciben los expatriados, para que queden exceptuados de gravamen las dietas es necesario que el plazo en el que el trabajador permanece continuadamente fuera de su centro de trabajo sea inferior a nueve meses

Gastos de locomoción

No tributan las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto, en las siguientes condiciones e importes:

• Los gastos justificados con factura o documento equivalente efectuados en medios de transporte público.
• Si se utilizan medios particulares, la suma de los gastos de aparcamiento, peaje y, adicionalmente, 19 céntimos de euro por cada kilómetro.

Asignaciones para gastos de manutención y estancia

Se refiere a las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia. En concreto, no se declaran:

• Los gastos de estancia cuyo importe pueda justificarse.
• Los gastos de manutención. Si ha habido pernoctación el importe que no tributa es de hasta 53,34 euros diarios si es en el territorio nacional y 91,35 si ha sido en el extranjero. Si el viaje no ha implicado pernoctación, los límites se reducen a 36,06 euros en viajes nacionales y 66,11 en los internacionales.

Las dietas de los expatriados

También pueden considerarse dietas que no tributan lo que cobra un trabajador de más por trabajar en el extranjero sobre lo que cobraría si lo hiciese en España. Para ello habría que comparar sueldos, jornales, antigüedad, pagas extraordinarias, incluso la de beneficios, ayuda familiar o cualquier otro concepto.

En todo caso, hay que hacer varias consideraciones:

• Aunque la empresa pague de más al trabajador por desplazarse al extranjero, puede llegar un momento en el que su residencia fiscal ya no se sitúe en España y, por tanto, no tribute por IRPF.
• Existe un régimen de exención para determinados rendimientos del trabajo obtenidos en el extranjero que es incompatible con esta excepción de tributación de estas dietas.
• Puede que en el país en el que se desarrolla el trabajo se graven los rendimientos del trabajo. En ese caso, habría que ver qué dice el convenio para evitar la doble imposición, si es que existe.

Las dietas de los trabajadores en el Impuesto sobre Sociedades

En general, las dietas que satisfacen las empresas a sus trabajadores son deducibles. No obstante, para ello, habrán de cumplir algunos requisitos:

• Han de estar debidamente contabilizadas y justificadas documentalmente. Se imputarán conforme al criterio de devengo.
• Tienen que ser gastos correlacionados con los ingresos.
• No debe haber ningún precepto de la normativa del impuesto sobre sociedades que impida su deducibilidad por cualquier otro motivo.

La exención de la cotización a la Seguridad Social de las dietas

En el caso de las cotizaciones sociales las dietas y gastos de locomoción y estancia pueden quedar exentas en dos circunstancias:

• Si se trata de gastos en transportes públicos que se justifican mediante factura.
• Otras asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia en la misma medida en que está previsto para el IRPF.

Por otro lado, como en el IRPF y otros impuestos, solamente se consideran dietas por desplazamiento laboral fuera del centro de trabajo. Sin embargo, a diferencia del IRPF no existe otra clase de tratamiento favorable para las retribuciones (normalmente en especie) que se satisfacen para cubrir necesidades semejantes cuando el trabajador no ha de desplazarse de su centro de trabajo.

¡Comparte! Te explicamos cómo afectan a las cotizaciones sociales las dietas y algunos complementos relacionados.

Por lo tanto, sí habrán de incluirse en la base de cotización algunos complementos que no son dietas, pero que guardan ciertas semejanzas con ellas, como los destinados que los trabajadores costeen:

• Su propia vivienda habitual (por ejemplo, vivienda de empresa o préstamos favorables concedidos por la empresa con el fin de que el trabajador adquiera su vivienda).
• Las comidas dentro o fuera del horario de trabajo que no se efectúen con motivo de desplazamientos (por ejemplo, un cheque restaurante o los comedores y economatos de empresa).
• Compensaciones por desplazamientos del domicilio habitual al centro de trabajo (en transporte público, complementos para transporte privado, puesta a disposición de un conductor, vehículo de empresa, etc.)

Finalmente, hay que destacar la conveniencia de que dispongamos de soluciones que nos permitan analizar de forma sencilla la información laboral necesaria para decidir sobre la forma óptima de configurar las dietas de nuestra empresa.