Autónomos: estos son los programas imprescindibles para empezar a trabajar

Cuando empezamos a trabajar como autónomos, muchas veces lo hacemos heredando las aplicaciones y programas que ya utilizábamos antes de iniciar nuestra andadura profesional por cuenta propia. Algunos los conocemos por nuestro bagaje profesional trabajando para alguna empresa. Otras los utilizábamos a nivel particular. Pero lo cierto es que hay algunos programas imprescindibles que todo autónomo debería tener.

Algunos de ellos son específicos y tienen que ver con la dualidad de ser trabajador y también empresa, obligada a presentar facturas, impuestos, etcétera, algo que en nuestra vida laboral como empleados por cuenta ajena no es necesario conocer. Otros tienen que ver con la organización del trabajo, la gestión de los clientes… Por supuesto, cada tipo de profesional demandará unos programas específicos. No necesitará lo mismo un abogado, que un arquitecto o un diseñador web, por citar varios ejemplos.

Software de facturación, imprescindible para todo autónomo

Quizás el cambio más importante al iniciar la actividad profesional por cuenta propia es la facturación. Disponer de un programa de facturación solvente, como Sage Business Cloud Contabilidad y Facturación, puede ahorrarnos muchos dolores de cabeza. No sólo tiene que ser fácil, sino que tiene que ayudarnos a la hora de llevar una contabilidad básica de nuestro negocio, controlar gastos, pagos, ingresos o ayudarnos con la presentación de los impuestos correspondientes a nuestra actividad económica.

Además, en el caso de un autónomo, que en la mayoría de los casos tiene la movilidad como una de las necesidades de su trabajo, lo ideal hoy en día es que sea una aplicación a la que poder acceder desde cualquier lugar, una aplicación de facturación online, pero que también disponga de aplicaciones para smartphone, una herramienta básica para muchos profesionales y autónomos en el día a día.

Gestión de clientes

Otro de los aspectos nuevos a los que tiene que enfrentarse un autónomo en muchas ocasiones es la gestión de clientes. Necesitamos poder identificar las oportunidades de negocio que surgen, tener toda la información sobre nuestros clientes, ya sean actuales o sólo potenciales, a mano y bien ordenada para poder ofrecer aquello que nos están pidiendo y justo en el momento en el que lo necesitan.

Muchos autónomos piensan que pueden tener todos estos datos en la cabeza, pero según van ejerciendo su actividad se dan cuenta que lo mejor es dejar su memoria y su capacidad intelectual para desarrollar su trabajo, y mejor que la gestión de clientes la llevemos desde el principio con un programa que nos ayude, nos lance avisos, nos permita establecer y ordenar un calendario, citas, etc. Un CRM es el software ideal para ello, perfecto para gestionar los clientes del negocio de un autónomo.

Listas de tareas o gestor de proyectos

Además tenemos que ir añadiendo una lista de los trabajos que tenemos pendientes. No sólo tenemos que organizar nuestra agenda comercial, de clientes, sino también la profesional. La organización es básica para el autónomo. En este sentido un buen programa de gestión de tareas o, en caso de necesitar algo más avanzado, un gestor de proyectos puede ser de gran ayuda.

Se trata de tener un lugar donde podamos tener al día qué trabajos tenemos pendientes, ya sean personales o profesionales, ya que tenemos que encajar nuestra vida privada también en nuestra agenda. En muchas ocasiones estos gestores de tarea suponen una mejora considerable, sobre todo si no somos cuidadosos con tareas pendientes, plazos de entrega, etc. Es fundamental ir repasando el gestor para mover las tareas y asignarles la prioridad adecuada que puede variar en función de diversas circunstancias.

Un programa muy recomendable también para los autónomos, y que en muchos casos puede sustituir a los anteriores es un gestor de notas. Se trata de programas que nos permiten capturar una idea, etiquetarla y luego ya buscaremos cuando la necesitemos. Lo mismo con peticiones de clientes, pedidos, proveedores, etc. Tenemos una especie de almacén que luego ordenamos periódicamente, pero de esta forma evitamos que se queden en el olvido.

Gestión del correo electrónico

El correo electrónico es otro de los imprescindibles en el día a día de muchos autónomos. Puede convertirse en un ladrón de tiempo importante, por eso tenemos que encontrar una forma eficiente de administrarlo. Quizás no se trata tanto de qué programa utilizamos, sino qué tipo de correo contratamos, de protocolo de comunicación, para tener siempre una agenda de contactos actualizada, los correos bien organizados según las reglas que hemos creado, etc.

Para un autónomo la sincronización con la aplicación del smartphone es básica, ya que muchas veces vamos a contestar muchos mensajes desde este dispositivo. También es importante tener una app de correo electrónico eficiente en dicho dispositivo, ya que la organización, encontrar un mensaje, etc. es básico a la hora de trabajar de forma productiva.

Acceso a la administración electrónica

No se trata de un programa en si mismo, sino más bien el uso de determinadas herramientas que posibilitan el acceso a la administración electrónica que va a ahorrar mucho tiempo a los autónomos. Lo primero que vamos a necesitar es un certificado electrónico con el que poder identificarnos adecuadamente en las diferentes Sedes electrónicas y que se puede solicitar a la FNMT.

A la vez tenemos que tener el navegador web, Internet Explorer o Firefox, con el certificado instalado y también Java, imprescindible para que la presentación de documentos que queremos hacer funcione tal y como deseamos. Este aspecto es básico, ya que hoy en día la mayoría de las tramitaciones que se realizan con la administración se hacen por esta vía telemática, además que según el tipo de empresa que tengamos posiblemente estemos obligados a ello.

Apps para smartphones

El smartphone se ha convertido en una herramienta básica para muchos autónomos. Por eso, además de buscar de cada programa que utilizamos en el ordenador su alternativa o app para smartphone, tenemos otras muy interesantes que pueden complementar a las anteriores. Algunos ejemplos son los siguientes:

• Cl@ve PIN es una app que te permite acceder mediante este sistema a la administración electrónica. Es una buena solución de emergencia si tenemos algún problema con el certificado digital en un momento dado.
• Otra app de gran utilidad es el acceso a la banca electrónica para nuestra cuenta de autónomos, que nos permita ver ingresos, gastos, etc. En definitiva todo lo que tiene que ver con el estado financiero de nuestro negocio de forma rápida. Si lo evaluamos junto con la app de facturación, tendremos un cuadro muy preciso de cómo estamos económicamente.
• A veces lo que necesitamos es encontrar nuevos clientes o nuevos trabajos. A ello también nos ayudan algunas apps para el smartphone como Guudjob o Habitissimo o similares te permiten acceder a una cartera de clientes que demandan profesionales de nuestro perfil.
• En muchas ocasiones nos encontraremos con la necesidad de trasladar un documento en papel a un formato digital. El smartphone nos puede ayudar si tenemos alguna app de escáner de cámara, que luego se puede integrar con nuestro gestor de notas, tareas o CRM, dependiendo del tipo de nota que hayamos tomado.
• Por último, es importante estar al día de las novedades legales que nos pueden afectar. De esta forma, podemos dar repuesta a muchas de las demandas de nuestros clientes, pero evitamos que se nos pasen por alto algunos cambios legislativos que pueden afectar a diferentes aspectos de nuestros negocios.

Estos son algunos de los programas imprescindibles para los autónomos. Luego, dependiendo del sector en el que se mueva cada uno necesitará alguno más específico que le ayuden a desempeñar su trabajo con más eficiencia. El tiempo abunda cuando trabajamos por nuestra cuenta, por lo que conseguir herramientas eficaces es más importante que nunca.