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Cómo planificar el calendario de vacaciones sin conflictos y sin perder productividad

¿Cómo organizar las vacaciones de los empleados sin líos ni pérdida de productividad? ¡Así se cuadra un calendario de vacaciones!

¿No sabes cómo organizar el calendario de vacaciones de los empleados sin afectar el ritmo de trabajo ni el clima laboral? Te damos algunos consejos. ¡Toma nota!

• Conocer los derechos de los trabajadores es el primer paso antes de repartir los días de descanso.
• La organización y transparencia son claves para planificar el calendario de vacaciones y que todos queden satisfechos.

En el pasado, las empresas solían cerrar un mes al año, lo que permitía que todos los trabajadores se fueran de vacaciones a la vez. Hoy en día, lo habitual es organizar las vacaciones en quincenas, semanas o días laborables. Esa amplitud temporal ha hecho que planificar el calendario de vacaciones sin generar conflictos ni afectar la productividad no sea tan sencillo, sobre todo cuando se acerca el verano.

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¿Qué establece el Estatuto de los Trabajadores sobre las vacaciones?

El artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores indica: 

1. El periodo de vacaciones anuales retribuidas, no sustituible por compensación económica, será el pactado en convenio colectivo o contrato individual. En ningún caso la duración será inferior a treinta días naturales.

2. El periodo o periodos de su disfrute se fijará de común acuerdo entre el empresario y el trabajador, de conformidad con lo establecido en su caso en los convenios colectivos sobre planificación anual de las vacaciones.

En caso de desacuerdo entre las partes, la jurisdicción social fijará la fecha que para el disfrute corresponda y su decisión será irrecurrible. El procedimiento será sumario y preferente.

3. El calendario de vacaciones se fijará en cada empresa. El trabajador conocerá las fechas que le correspondan dos meses antes, al menos, del comienzo del disfrute.

Derechos de los trabajadores para elegir sus vacaciones

En base a lo anterior, los trabajadores tienen los siguientes derechos sobre su calendario de vacaciones:

• No pueden durar menos de 30 días al año. 
• El periodo de disfrute se fija por acuerdo entre empresario y trabajador. 
• El calendario de vacaciones debe estar publicado al menos con dos meses de antelación para que los empleados puedan planificarse.
• Los trabajadores con hijos en edad escolar a su cargo tienen preferencia para elegir vacaciones en este periodo. Esto se aplica tanto al verano como a las vacaciones de Navidad, según una sentencia de la Audiencia Nacional de marzo de 2004. En esta se estableció la prioridad de los empleados con cargas familiares a descansar durante las vacaciones escolares. 
• Si dos empleados son pareja de hecho o matrimonio, tienen derecho a disfrutar al menos 15 días de vacaciones juntos, aunque dependerá del convenio colectivo.
• Muchos convenios también reconocen el derecho del trabajador a elegir la fecha de al menos 15 días de sus vacaciones. La empresa podrá fijar los otros 15 cuando estime oportuno.
• Si antes de las vacaciones se produce una baja laboral y se prolonga durante las fechas previstas para el descanso, el empleado tendrá derecho a disfrutarlas cuando finalice dicha baja.

Los trabajadores con hijos en edad escolar tienen prioridad a la hora de elegir las vacaciones, según una sentencia de la Audiencia Nacional. 

¿Cómo organizar las vacaciones de los empleados en 3 pasos?

Una gestión justa, ordenada y transparente del calendario de vacaciones evitará tanto malentendidos como que los servicios o la producción se resientan. No es tan difícil como parece.

1. Fija un criterio para repartir los días de vacaciones

Teniendo en cuenta el Estatuto de los Trabajadores y los convenios, establece un sistema de prioridad o criterio para que tus empleados pidan sus vacaciones. La mayoría de las empresas favorece a los trabajadores con hijos para fomentar la conciliación familiar. Otras premian la lealtad priorizando la antigüedad y algunas implementan un sistema rotativo para que todos puedan elegir los primeros cada cierto tiempo. 

2. Establece condiciones claras

Es importante que los trabajadores conozcan los términos para solicitar las vacaciones. Deja claro:

• Con cuánto tiempo de anticipación deben pedir los días y cuántas jornadas seguidas pueden disfrutar. 
• En qué épocas del año no se pueden solicitar vacaciones debido a la carga de trabajo y qué miembros del equipo no las podrán disfrutar a la vez. 

La empresa debe determinar el número de empleados que pueden coincidir en las fechas de las vacaciones por cada departamento. 

3. Elabora un calendario de vacaciones

Con esa información, puedes hacer el cuadrante de vacaciones. Lo ideal es que planifiques con una perspectiva anual o semestral, sobre todo si tienes un equipo pequeño o trabajas en un sector muy estacional. 

• Crea un calendario base a inicios de año en el que marques los periodos críticos, las semanas bloqueadas y las disponibles.
• Precisa un plazo interno para que los empleados soliciten sus días de vacaciones. Así será más fácil planificarlas, detectar solapamientos y redistribuir si es necesario.
• Digitaliza la gestión de las vacaciones con herramientas como Sage HR. Podrás compartir el calendario con tus empleados y estos podrán solicitar directamente sus días libres, lo que contribuye a la transparencia y evita problemas.

No olvides dejar margen para los cambios o imprevistos pues siempre habrá una baja médica, emergencia familiar o situación que obligue a mover fechas.

Flexibilidad y libertad para elegir, esenciales para evitar conflictos

Para que el calendario de vacaciones funcione para todos, es necesario que sea flexible. Las claves para lograrlo son:

• Ser justos en los conflictos. Si los empleados no se ponen de acuerdo y quieren las mismas fechas, tendrás que decidir con imparcialidad y transparencia.
• Alargar el calendario de vacaciones de verano. En vez de limitarlo a julio y agosto, podrías extenderlo de mayo a septiembre, incluso octubre.
• Aplicar mecanismos compensatorios para los trabajadores que quieran trasladar sus vacaciones de verano a otra época del año, si el convenio lo contempla.
• Contratar más personal para mantener la productividad. Si la carga de trabajo aumenta en verano, podrías contratar más personal para cubrir vacaciones y no dejar desatendida ningún área.

En cualquier caso, es fundamental que el responsable de Recursos Humanos sepa mediar en conflictos para que todas las partes queden satisfechas y evitar que el clima laboral se resienta. A la larga, planificar bien el calendario de vacaciones no es solo una cuestión de encaje administrativo, sino una inversión en el bienestar del equipo, la eficiencia del negocio y la armonía en el entorno de trabajo.

Nota del editor: Este artículo fue publicado con anterioridad y actualizado a 2025 por su relevancia.